建筑企业办公室管理工作现状与对策研究

文｜郭 青

21 世纪的今天，办公室管理工作所能发挥的作用越来越大，其对企业的发展产生了重要影响。加强企业办公室管理工作十分必要，管理模式上要加以创新，用新式的管理艺术对企业的各方面发展加以运用，这对于提高企业的运营效率，降低运营成本，同时提升企业的市场竞争力具有重要影响。对于建筑企业办公室管理而言，一方面要实现自身的革新和发展，即创新管理模式，改革管理制度，另一方面也要加强人员管理，通过组织培训的方式，提高员工的工作能力和职业素养，从而使其能够更好地为企业发展服务。

一、建筑企业办公室管理职能

（一）办公室的服务职能

对于建筑企业的办公室而言，主要职能便是配合其他部门完成管理工作，对上级而言，办公室主要履行传达服务，负责将上级制定的工作计划精准传达到下级，并做好下级和同级部门的履行情况报告，与此同时，办公室也负责将下级和同级在管理工作中发现的问题进行总结，并将其即时送达上级，从而便于上级及时发现问题，并就问题的解决及早展开讨论。因此办公室是否履行好服务职能，对企业的影响是巨大的，如果无法做好服务职能，上级的工作计划就无法快速有效地传达到下级，不便于企业正常工作的展开，除此之外，对于下级和同级发现的问题没有及时上报，易导致“小问题”演变成“大问题”。

（二）办公室的管理职能

众所周知，办公室无法为企业产生实际的经济效益，但其能够通过管理艺术，降低企业的运营成本，从而在总体上实现企业的经济效益。其管理职能主要体现在对生产工作的审查和对工作秩序的维护等，办公室由于自身的独特性，使其在日常办公的同时，也要深入基层，对工程实施结果做仔细和工作的审查，对不合格的地方要及时指正，最终将观察结果以报告的形式送达上级管理层，辅助管理层做出正确的决策。

二、建筑企业办公室管理工作存在的问题

（一）办公室管理制度还需完善

办公室管理制度对提高建筑企业办公室管理效率具有重要影响，但在实际的管理过程中，普遍存在缺乏完善的管理制度的现象，反映在管理工作上，则是一般的办公室工作时间都遵循八小时工作制，如此就与建筑工地的实际情况相矛盾。建筑项目为了加快施工效率，尽早完工，从而会实行轮班制的工作制度，即白天不仅要进行日常的施工建设，晚上同时也要进行施工，这与办公室的八小时工作制相矛盾，一旦晚上施工过程中出现问题，就无法报告办公室并进行高效处理，并且即便报告上去，也会因缺乏实地观察而无法有效地解决问题，并且给企业工作人员增加了工作负荷。

（二）办公室工作人员工作积极性有待加强

众所周知，员工的工作热情越高，工作积极性越强，企业办公室的运转效率则越高。但在实际工作状态中，许多办公室管理人员遵循套路化工作模式，不思进取，并且对于办公室的认识也不足，认为办公室就是上传下达的工作。建筑企业办公室人员工作积极性下降会影响整体的工作氛围，造成整个办公室部门成员工作热情不足，极大地影响了办公室的正常工作，不利于办公室工作效率的提高。

（三）关于办公室管理创新水平有待提升

在当前的建筑企业办公室管理现状中，普遍存在办公室管理创新水平不足的现象，办公室管理部门几乎大事小事都须听从管理层安排，履行“上传下达”职能，由此便导致办公室管理人员在工作上墨守成规，不会主动搜集信息并对信息进行处理，遇到问题无法做出快速有效决策，也无法为管理者提供建设性意见。除此之外，恪守传统的办公室管理模式，不对办公室管理进行有效创新，会导致现有的工作模式不适应新世纪的建筑企业，从而造成办公室管理效率低下的现象，不利于建筑企业可持续发展。

（四）办公室管理的绩效考核体系不完整

对于办公室员工而言，除了关注工作环境，更加在意的就是绩效考评，好的绩效考评体系能够有效激发员工的工作积极性，提高工作热情，从而提高办公室的运转效率。但大部分的建筑企业管理层对办公室的重视度不足，便忽视了办公室管理的绩效考评，由此导致办公室成员工作热情下降，由于缺乏足够的晋身和加薪机会，建筑企业办公室也无法招收到具有高素质的管理人才，从而出现人才流失的现象，极大地影响了建筑企业办公室的运行效率。

三、建筑企业办公室管理工作对策

（一）营造良好的工作氛围

众所周知，工作氛围对员工的影响是巨大的，对于建筑企业办公室管理工作而言，营造良好的工作氛围是极其必要的。一方面由于办公室管理的自身局限性，认为总体工作便是“上传下达”，从而使得工作内容较为单调无趣，进而影响到员工的个人情绪，使得员工无法调动较高的工作积极性和工作热情，办公效率下降。另一方面营造良好的工作氛围，可以有效地促进员工的身心发展，使其在一个舒适和放松的状态中进行工作，可以有效提高其工作效率，进而提高整个办公室部门的运转效率，促进企业整体发展。

（二）深入一线工地，明晰服务对象

在办公室的日常工作中，大多数是传达上级下达的指令，就员工的晋升而言，其掌握权也在上级管理手里，由此便会导致部分办公室成员乐于接近上级，以期能够得到晋身机会，而忽视对下级的服务，总体而言，便是没有明晰服务对象。建筑企业的基础工作便是项目施工，因此对于办公室而言，其主要服务对象是下级施工部门，其存在便是为了施工部门正常开展工作而服务，例如深入一线及时调查施工进度，以及物资采购、人员流动等，通过对这些问题的总结和报告，从而为管理层制定决策提供信息支持，便于管理层依据实际情况做出准确判断和决策。

（三）设计编制出完整的办公室管理制度

在实际的建筑企业办公室管理过程中，要想有效提高办公室管理效率，并使其工作切实落到实处，首要是设计编制出完整的办公室管理制度，通过管理制度，约束和督促办公室员工切实做好本职工作，另一方面通过管理制度也能够明确员工的管理职责，使得个人明晰自身岗位的重要性，潜移默化的提高员工的工作细心度、提高整个办公室部门的运转效率，对建筑企业的一线工作具有重要影响。基于此，建筑企业管理层要积极进行编制办公室管理制度，一方面可以采取借鉴同行经验的方式，通过深入学习同行的办公室管理制度，最终加强个性化应用到本企业的办公室管理中，另一方面则可以通过咨询相关企业，采取“专业的人做专业的事”的态度，使其可以利用自身的经验为本建筑企业制定完善的办公室管理制度。

（四）制定合理实用的办公室绩效考核体系

员工不仅关注周围的工作环境，也关注工作的绩效考核体系，完善且合理的办公室绩效考核体系可以极大地激发员工的工作积极性和工作热情，使其能够以更加饱满的心态投入到工作当中，从而有效地提高办公室的管理工作效率。因此在制定绩效考核体系的过程中，相关人员要深入办公室员工群体，了解办公室成员期望以什么样的标准作为考核指标，考核指标该过多还是过少，相比较晋升是否更加乐于加薪等问题，通过搜集和总结问题，最后就考核体系做出大致规划和完善。与此同时，办公室的考核体系应是多样的，不仅要关注办公室员工的工作结果，也关注其工作过程，两相结合从而有效激励员工。

（五）及时对办公室工作人员进行再培训

办公室工作人员的个人素质高低，很大程度上影响办公室管理工作的效率。因此为了提高建筑企业办公室的管理效率，对工作人员进行再培训是极为必要的，一方面有利于办公室员工丰富自身的理论知识水平，另一方面也能够加快新员工投入到具体工作当中。在培训的过程中，也要制定相关检验机制，对员工的培训结果进行评分，并分别予以奖惩。除此之外，吸收相关管理人才也是提高办公室管理效率的重要方式，首要方法便是提高招聘条件，从而能够检验出更加具有高水平能力的管理人才，其次也可以通过提高办公室工作人员薪资的方式吸引管理人才加入本建筑企业当中，在整体上提高办公室的管理工作效率。

总之，随着经济的快速发展，建筑企业所遇到的困难和挑战越来越多，提高办公室管理工作效率对提高企业竞争力具有重要意义。应积极利用现代信息技术，制定完善科学的办公室管理制度，注重工作氛围对员工的影响，不断提高办公室的管理工作效率，实现建筑企业的新发展。