电子会计档案在企业财务管理中的应用探究

2021-01-02李睿

企业改革与管理 2021年17期

关键词：电子化企业会计财务人员

李睿

（江苏经济报社，江苏南京 210004）

随着企业信息化与精细化程度的不断提高，企业会计档案数量逐渐增加，这增加了档案管理的难度。电子会计档案的应用，实现了对会计档案的集中管理，解决了纸质会计档案管理中存在的问题，促进了传统会计档案管理模式向信息化和数字化管理模式的转变。

一、电子会计档案概述

（一）电子会计档案的特征

电子会计档案是记录与反映企业经济业务的资料，它以磁性介质方式进行存储，转变了传统纸质存储的方式，体现了会计档案与信息化的有机结合。电子会计档案具有以下几方面的特征：（1）环境依赖性强。计算机和相关软件是电子会计档案建立与发展的基础，有助于会计档案管理模式的转变，使得会计档案以磁性介质的形式进行存储，在存储过程中对存储环境、温度、湿度等方面的要求较高，以避免磁性介质遭到破坏。（2）技术性能高。在会计档案实现电子化的过程中，可以结合企业经济活动开展的需求，借助计算机及相关软件进行技术设计，促进电子会计档案操作性提高。（3）复杂性提升。电子会计档案需要结合企业信息化建设的程度，进行控制系统的完善，以便保证会计档案信息化程度提高，满足企业使用的需求。（4）安全与保密要求高。电子会计档案具有会计档案信息高度集中的特点，其对于安全与保密的要求提高，需要企业结合会计数据安全存储与应用的需求，进行会计档案电子化系统安全与保密方式的完善。由此可见，企业进行电子会计档案的建立与应用，促进了企业会计档案信息化发展，有助于会计档案保存与应用效率的提升。

（二）电子会计档案的内容

电子会计档案可以根据会计电子化文件、档案等统一管理的需求，搭建电子化管理平台，以实现上传、录入、借阅、调阅、在线编辑、版本纵横对比等方面的需求。电子会计档案具有特色化、易用化等特点，其在企业中的实现和应用，可以根据企业经济活动开展的需求，为企业提供全方位的经济活动数据支持，避免企业在经营活动中出现常规性错误，保证经济活动顺利开展。

（三）实施电子会计档案管理的必要性

企业实行电子会计档案管理的必要性主要体现在以下几个方面：其一，节约企业会计档案的存储成本。实行电子会计档案管理后只需要进行计算机、相关软件及维护费用的投入，帮助企业节省了人力成本费用、场所保管等费用，降低了企业的经营成本，有助于企业的长久发展。其二，优化企业会计档案管理流程。电子会计档案的建立与应用，满足了企业管理与发展的要求，将会计档案分类存储，并利用信息化的索引功能为企业进行会计档案信息的查找，提供便捷条件，提高了会计档案的应用价值。同时，电子会计档案不同于传统的票据管理，可对虚假发票的有效遏制，避免企业出现不必要的财务损失，保证企业财务管理的合法性。其三，提升了政府监管效果。企业实行电子会计档案管理，便于政府对企业财务与经济活动的监管，提高政府监管的效率，并且规范了电子商务市场秩序，有助于市场经济环境的健康发展。其四，保障会计档案的完整性。电子会计档案可以结合信息技术的发展，选择云存储方式，降低了其他外在因素对于档案存储的干扰，为企业进行会计档案管理提供了便捷的技术支持。

二、电子会计档案管理系统的建设

（一）系统设计

电子会计档案管理具有综合性和精细化的特点，与企业的发展具有紧密的联系，做好电子会计档案管理，需要进行系统功能的完善，保证会计档案管理的各个环节均可以在系统中体现，以提高会计档案管理的效率。一是应用场景设计。企业财务人员可以结合会计档案电子化管理与应用的需求，进行各个应用系统场景设计的调整，保证企业会计档案电子化管理系统的实际应用符合要求。二是健全电子会计档案管理制度。健全的电子会计档案管理制度，为企业会计档案管理与流程完善提供了明确的方向，不仅优化了管理流程，还可保证档案录入、存储、查询等环节的安全性；不仅可以提高电子会计档案管理的效率，还可以提升企业经营管理的效率。因此，企业应当结合电子会计档案建设与应用需求，不断健全完善电子会计档案管理制度，以保证电子会计档案管理工作的有效落实。

（二）平台搭建

企业的财务管理系统通常涵盖了电子凭证、电子账簿、电子报表等方面的内容，实现了数据处理的自动化，大大改进了传统手工会计信息系统精确度低、效率慢的劣势。但目前财务管理系统还是以核算职能为重，忽视了管理的职能，仅属于企业信息系统中的一个子系统，而且财务管理系统往往只从财务部门工作的需要出发，没有考虑企业整体的信息管理需求，使得财务部门与其他各部门间信息无法及时互通，容易形成信息系统孤立，更谈不上信息共享。由此在实现电子会计档案管理时构建财务云端化的共享系统平台势在必行。企业可以结合档案管理需求，进行电子档案系统平台的搭建，对档案收集、整理、归档、存储工作进一步完善，解决企业在档案管理中遇到的各种问题，帮助企业实现会计档案的无纸化、标准化、规范化和专业化管理。首先，企业可以结合会计档案管理的需求，增加信息化投入，不断对企业计算机及相关软件更新升级，为企业电子会计档案系统平台的搭建，奠定硬件基础。一方面，企业可以在原有会计档案软件的基础上，结合数字技术与信息技术的发展，进行电子会计档案系统平台的搭建；另一方面，企业可以加大资金和技术投入，找出传统会计档案软件中存在的不足之处，并结合会计档案存储与利用的需求，进行硬件及软件的完善，提高电子会计档案系统平台建设的速度，强化档案的存储与利用效率，从而促进企业管理水平的提升。其次，企业可以根据电子会计档案的使用需求，进行电子会计档案系统平台功能的完善，主要可以从以下三个方面进行：一是档案收集。主要是增加在财务核算前各环节中原始单据的影像化处理，它是实现财务资源共享的重要载体，以保证档案信息获取的全面性。企业可以结合会计档案收集的特点，进行档案收集功能的完善，借助相关设备软件，进行原始单据的影像化处理，提高会计档案数据收集的效率，降低相关工作人员的工作压力。二是档案整理。电子会计档案系统平台可以将采集到的会计档案进行分类，跟踪匹配记账凭证制单号和后期查阅检索条件，为将来各类查询功能创造关联关系，实现会计档案资料的快速调取，提高电子会计档案使用效率。企业可以结合会计档案使用的特点，进行档案整理功能的完善，实现档案利用效率的提升，满足企业发展对于财务预算管理的需求，有助于企业的健康发展。三是档案保管。电子会计档案系统平台可以依照国家档案标准，实现对电子会计档案的保管，如程序与文件定期备份，明确备份的范围、频率，并且要将原件与备份件分别妥善安放，落实责任到人，确保电子档案与纸质档案信息一致。

（三）实践培训

企业在电子会计档案系统平台搭建完成后，应结合实际管理和应用的需求，对财务人员进行实践培训，帮助财务人员快速掌握电子会计档案系统平台，以促进工作效率的提升。企业应定期组织财务人员进行培训，增强财务人员的理论知识，使财务人员结合企业的信息化建设需求，积极配合电子会计档案系统平台的搭建。同时企业还应当提高财务人员的系统操作与维护水平，强化财务人员对电子会计档案系统平台各功能的管理，和对会计档案使用的规范，避免会计档案信息出现丢失或毁损的现象，保证会计档案信息的完整性。而对于财务人员来说，首先应转变思维方式，这是实行电子会计档案管理较为关键的一个环节。财务人员应跳出自身岗位，改变重核算轻业务的传统观念，掌握一定的分析技能，尤其是对大数据的分析能力，从宏观角度运用专业知识来评判企业的经济效益。另外，实行电子会计档案管理后，势必会对现有的财务各岗位进行重新规划整合，财务人员应积极配合岗位调整，努力学习新岗位的工作方法和工作观念，完善自身的工作素养。

三、电子会计档案模块集成后的成果

企业电子会计档案模块集成后的成果主要体现在三个方面：一是有助于企业的长久发展。企业会计档案电子化的转变，满足了企业信息化建设的需求，保障了会计档案信息的完整性，为企业发展提供了全面的数据支持。二是有助于企业财务管理水平的提升。企业会计档案电子化转变，实现了各个资料的电子化归档，从而促进财务工作的集成处理，提高企业财务管理效果。三是保证了会计档案信息的完整性。企业会计档案电子化降低了外部环境对于档案的影响，对会计档案的完整性进行了保障，有助于会计档案管理效果的提升。