中小型生产企业项目建设期间工程物资管控问题探讨

2021-01-02贺雅丽

企业改革与管理 2021年21期

贺雅丽

（山西阳煤丰喜泉稷能源有限公司，山西运城 043200）

工程项目的最终成本效益比，与材料成本和工程成本节约的降低是密切相关的。工程材料成本一般占总项目成本的50%-60%，有的甚至高达70%，因此，加强工程物资管理是提高工程项目经济效益的最重要途径。目前，大部分中小型生产企业经营管理基础比较薄弱，信息化系统建设不太完善，管理机制不够健全，要想在日益激烈的市场竞争环境下站稳脚跟，取得一定份额，就要在项目建设的施工初期将工程物资管控作为管理的重点，通过建立组织架构明确权责，建设一套完善的信息化系统，制定出相关的管理制度和流程来加强工程物资的管控，从而使企业的效益得到全面的提高。

一、工程物资管控概述

1.工程物资管控的概念

工程物资管控是企业在项目建设过程中对所需材料物资的计划编制、采购、运输、库存保管、领发、回收等各项管理工作的总称，它以工程项目建设顺利实施，确保施工质量、安全及成本控制的各项目标实现为根本目标。

2.工程物资管控的意义

加强对中小型生产企业项目建设期间工程物资的管控，对企业的正常生产和长远发展具有重大的意义，主要体现在以下三个方面：

（1）有效提升企业的经济效益。通过对工程物资的有效管控，可以加强工程物资和施工环节的紧密结合，充分利用企业物资，减少不必要的物资浪费，使企业的经济效益得到有效提升。

（2）有效提高企业的工程施工效率。通过对工程物资的有效管控，可以及时跟进工程施工进度，有利于企业提前做好工程物资的采购，减少项目建设时间，提高企业的工程施工效率。

（3）有效提升企业的工程施工质量。通过对工程物的有效管控，可以加强各部门之间的沟通联系，对工程物资的质量以及保管进行责任划分，避免物资对接出错，从而提升企业工程施工质量。

二、中小型生产企业项目建设期间工程物资管控的现状

1.组织架构不健全，权责划分不明确

一方面，大部分中小型生产企业中，家族式企业比较多，经营权和所有权都掌控在一个人手中，经营管理基础薄弱，停留在传统的粗放型管理层次上，没有健全的组织架构，完善的内部管理制度，岗位责权不明晰，责任划分不明确，导致出现问题，互相推诿。另一方面，中小型生产企业为了节约成本，人员配备不齐全，往往是一人身兼数职，没有相应的制约和监督机制。

2.信息化系统不完善，企业效益流失

中小型生产企业在项目建设期间，没有建立完善的信息体系，无法整合数据，沟通存在障碍。

一方面，中小型生产企业在项目建设期间，往往太重视项目进度，只要工程部门提出需求，采购部门就采购，不通过仓库管理员，不清楚库房有没有存货，直接采购，造成物资的浪费，资金的占用。另一方面，企业处于项目建设初期，物资信息系统还没有建立，物资信息不全面，或者传达慢，所以购买前的市场调查和分析都是虚构的。另外，在采购业务方面，由于采购负责人的业务能力比较薄弱，总是依赖采购长期合作的供应商提供商品信息，采购物资时得到的信息是不对称的，造成采购工作的被动开展。

3.物资管理不规范，增加企业经营风险

（1）采购管理机制不健全

许多中小型生产企业还没有制定标准化的物资采购合同，没有对工程物资的采购进行规范的要求，有时甚至直接从供应商处获得所需类型和规格的工程物资材料而不使用合同。此外，许多中小型生产企业在签订采购合同方面没有标准的管理机制，他们不对合同进行审查，签字或是盖章都非常的随意。还有许多中小型生产企业缺乏完整、科学的工程物资与成本管理理念，计划外采购和重复采购的现象经常发生。采购计划的编制并不严格，由于工程管理部对图纸了解不足，只复制了图纸，没有确认材料的技术用途。计划与实际材料需求不一致，导致项目延期、材料浪费和资金再投资，给企业造成经济损失。

（2）物资管理模式落后

由于中小型生产企业规模小，很难吸引到高素质人才，大多数现场管理人员理论水平低，对工程物资管理缺乏了解，只是凭借自己仅有的业务认知去进行管理，导致在工程物资运输过程中经常发生物资的损失和损坏；在仓储过程中，工程物资的输入和输出都只是简单的记录，没有形成准确的仓储数据库。

三、中小型生产企业项目建设期间物资管控问题的改善措施

1.改善企业组织结构，明确权责分配

在中小型生产企业内部设立包含有管理部门（主要包括人事、仓管、财务）和作业部门（业务、采购、开发、生产）的组织结构。各部门之间实行执行权、决策权、监督权三权分立，明确划分各部门、各岗位的隶属关系，制定相关的岗位职责，使各部门之间权责明确，形成相互制约、相互监督的机制。

2.强化库房管理和采购管理信息化系统建设

借助现代化信息网络技术，结合企业的实际情况建立一套行之有效的信息化管理系统，利用先进的信息网络系统，对相关信息进行采集获取。

（1）建立采购平台，吸引高质量的供应商入驻平台，降低采购成本

中小型企业应建立自己的采购平台，寻找稳定可靠的供应商，组织相关人员对供应商的生产能力、供应保障能力、物资样品材质、生产许可等方面进行严格审查评价，在评价合格后，经主管领导批准，采集录入采购平台。对平台供应商实施动态管理，定期组织各相关部门对供应商进行打分评价，对打分评定低的供应商及时进行清理。在采购工程物资时，应在采购平台上发出购货需求，组织入选供应商进行招标，从备选的供应商中选择性价比最优的，从而保证工程物资的质量最优化，采购成本最低化。

（2）建立实现仓库与各部门之间即刻沟通的信息网络系统

工程物资数据复杂繁多，为避免人工操作的失误性，应建立工程物资管理信息化系统。该系统要有一套完整的物资数据库，包含前期的市场调查报告，物资计划管理、采购管理、库存管理、核算管理等。通过信息化系统把经过统计分类后的需求计划与库存信息进行比较分析形成采购计划。为避免采购的随意性，订单的制定必须是建立在采购计划的基础上。当物资到货后，需要根据采购订单对物资进行核对，保证采购订单的严格执行。通过信息化系统，将工程物资数据与工程进度进行结合，绘制出工程物资进出图表，便于工程物资管理分析的直观性和清晰性。

3.规范企业工程物资管理流程，防范企业风险

（1）规范物资采购流程，最大限度降低企业采购成本

物资采购是中小型生产企业项目建设期间工程物资管理工作中重要环节，建立高效、实用、完善的采购流程是提高采购效率，降低采购成本的最有效办法。中小型生产企业应在项目建设初期，设立专门的物资采购部门，结合信息化系统，制定一套行之有效的采购管理流程，从采购计划的提报、审核，供应商的选择都做出详细规定。

物资采购部门应根据工程部门按设计图纸及工程进度编写的技术要求，制定完整的物资需求计划，利用采购平台筛选出符合条件的供应商进行公开招标，对采购物资的性价比进行综合分析，对入选供应商物资质量、信用水平、供应能力等进一步确认后签订采购合同。为避免急采、临采、乱采状况的发生，保证采购计划科学合理，采购人员要保持与各部门的信息沟通，了解工程进度，将成本预算管理与采购计划协调起来，作为进一步评估材料成本的重要参考。

（2）改进物资管理模式，合理安排物资的验收和发放

①工程物资验收管理

当工程物资到场后，工程部门、质检部门、保管三方到场，根据相关技术图纸和国家规范的要求，对现场工程物资的质量和数量进行检验。在工程物资的储存验收过程中，现场管理员负责以下工作：根据采购部门的收货通知单或供货发票所列的品名、规格和数量，对照合同明细，根据不同的工程物资特点分别采取清点、过磅、检尺等适当的计量方法，准确计算数量并一一核对，确保三者一致；检查工程物资的外观的完整性，包装尺寸的大小，以确保工程物资没有损坏或生锈；查验物资的合格证、说明书、铭牌等是否齐全，保证证物相符；通过使用专业检测工具对物资进行检测并做好记录；验收完成后，物资管理人员随机选择不同规格的材料和产品，送到检验机构复验，复检合格后登记入库。

②工程物资发放管理

工程物资的发放应严格按照工程项目进度交付，根据工程材料供应和消耗分析图，制定限额领料卡有序控制主要材料的消耗。量化的材料可以根据批准的消耗量和数量限制进行控制，非消耗品应按批准的数量限额进行量化和控制。物资管理人员必须对工程物资进行跟踪管理，定期比较和分析计划的数量和供应的数量、预算总额和实际消耗总额，检查消耗是否合理，超出正常范围的必须仔细分析其中的原因，并对相关单位进行考核。