“网格化”管理在基层管理体系建设中的应用

陈梦莹 路致尊

（山东中烟工业有限责任公司 济南卷烟厂，山东 济南 250000）

管理体系认证是对企业提供的产品以及服务的一种认可，通过认证的企业可以增强其在市场上的竞争力。当前，越来越多的企业将通过管理体系认证作为一个基础门槛，作为增强市场竞争的砝码，一旦通过认证，就放松了管理体系在实际工作中的运行要求，将管理体系要求与日常工作形成了“两张皮”，管理体系的有效性得不到保证。因此，探索有效的运行管理体系方法，保证管理体系落地势在必行。

一、基层管理体系运行概述

质量管理体系中规定了质量管理七项原则，其中的两个原则是“领导作用”和“全员参与”。“领导作用”指企业决策层领导及相关管理人员负责质量管理体系的建立、完善和实施，使企业能够完成预期目标。“全员参与”即保证所有人员的工作都纳入标准体系中，每个人的工作都是质量管理体系中的元素，这也是全面质量管理的要求。在基层质量管理体系运行中，“基层”的主要任务是全面、准确、有效地执行质量管理体系的具体要求。但在实际工作中，管理体系中的部分要求与实际工作存在脱节现象，实际工作流程与要求存在一定偏差。

二、基层管理体系运行中存在的问题

1.体系意识淡薄

基层员工作为管理体系运行中最重要的部分，承担着将管理要求转化为具体业务活动的职责。实际工作中，通常出现部分员工的工作流程及要求来自“师带徒”的口口相传，或是上级要求，并不清楚工作中的每个流程、环节、要求的出处，即不清楚自己的工作流程是依据哪些标准和文件来执行的，不清楚自己的工作是管理体系的一部分，更不清楚其工作在整个质量管理体系运行中的重要性。长此以往，会造成体系要求与实际工作出现偏差，部门标准化、规范化管理水平下降。

2.管理体系推进组织架构建设不完善

以制造业为例，当前基层生产部门通常设立一名兼职体系员作为与企业体系管理者的联络人，负责本部门体系工作的建立、管理、评审及完善。而基层生产部门通常具有人员多、工作涉及面广、工作复杂的特点，兼职体系员无法做到对所有工作都有非常深入细致的了解，导致本部门体系管理工作粗放，体系运行不到位，问题改进不及时等情况。

3.体系运行有效性差

业务流程的合理性是保证体系有效运行的前提，而实际管理体系运行中通常出现“两张皮”现象。产生这种现象的原因，一是体系建立过程中未充分现场调研及意见征集，文件编写脱离实际，出现“写一套，干一套”的现象；二是文件评审不及时，实际业务流程发生改变后，文件要求流程未调整，造成标准与实际脱节，无法执行；三是标准换版后未得到及时宣贯，导致业务流程相关人员仍按旧版要求执行。

4.体系运行监督不到位

质量管理体系要求：组织应按照策划的时间间隔进行内部审核，检查标准要求是否得到有效的实施和保持。当前，基层组织通常未建立本部门的审核制度，只有在企业统一组织体系审核时才开展部门内部的审核。由于平时对体系工作监督检查不到位，加之员工体系意识差，常常出现突击补记录、补文件，甚至搞假资料的情况，造成体系工作沦为形式主义。

5.管理体系持续改进路径不完善

实际工作中，当设备、材料、环境、工艺流程等发生变化时，与之相关的制度要求应及时调整和更新，才能符合实际工作的需要。制度的持续改进也是管理体系的要求。当前，制度的更新改进通常在以下情况下进行：一是企业进行体系内审审核出问题时；二是部门领导、管理人员提出要求时；三是部门体系员发现文件不符合实际时。以上三种情况都是自上而下地进行改进，而基层部门的文件通常规定的是基层员工的工作流程及要求，基层员工是管理体系的主要参与者，但由于缺乏反馈途径，加之基层员工体系意识差，很少出现基层员工提出体系改进的情况。

三、基层管理体系网格化管理的建设

“网格化”管理是通过将管辖地域划分为若干网格单元，对各“网格”提供针对性的服务，从而提高了公共管理的效率。基层部门管理体系中引入“网格化”的理念，将基层体系管理工作依据工作性质划分为几个小组，每个小组分别设立一名“网格员”，部门设立一名体系管理员，以实现质量管理体系“自主”和“统一”管理，保证质量管理体系的有效运行。同时，“网格员”作为基层员工的代表，有利于制度“从群众中来，到群众中去”，消除了制度与基层员工间的距离。

四、加强基层管理体系网格化管理的措施

1.建立体系网格化管理要求

所谓“无规矩不成方圆”，在企业的现代化管理建设当中深入地结合网络化的管理方案，就要严格遵循网格化的建设规定。想要让体系网格化管理能够在现代化建设当中更加良性地运行，并且让企业更好地适应社会发展。首先，要在企业建设管理之处明确建立部门体系网格化管理要求，让企业的每一位员工都明确体系管理内容、流程，同时“网格员”的职责及相互之间的工作关系以及部门内部审核周期，管理体系持续改进的途径等内容都需要知晓，进而保证体系网格化管理的正常运行。

2.强化培训，增强全员质量管理体系意识

想要让网格化的管理建设体系能够在当代企业中有效地运行起来，那么最重要的前提就是要让大家知道什么是“网格化”体系。“网格化”管理建设体系在建设管理以及运营过程中持续不断地宣贯与培训，是保证“网格化”体系有效运行的基础。一是需要加强对各个部门管理人员的体系知识培训，只有提高管理人员的体系意识，才能够真正有效地推动整个部门体系工作的发展。二是进一步增强对“网格员”的体系理论知识培训力度，提高企业所设定“网格员”的专业技术水平。三是由“网格员”对自己所负责的“辖区”工作人员进行新标准、新要求的宣贯，使制度得以及时落地，从而提高全员体系意识。同时，要让员工知晓工作要求的出处，这样有助于各项工作的顺利推动。

3.定期开展管理体系自查

在企业“网格化”管理制度中，企业需要进一步建立起管理体系自查制度，由对应的“网格员”定期组织自己的“辖区”进行管理体系的内部落实情况审查，要求执行情况进行监督自查，及时发现“网格化”体系在各辖区执行中的问题并纠正，并且要保证各项管理要求都真正地落实到位。另外，要对各位“网格员”进行要求，让他们针对体系要求进行自我评价，及时发现问题并且积极改进，避免体系要求与实际工作流程产生不一致。

4.定期开展管理体系内部审核

建立部门内部体系审核制度，明确审核周期、目的、范围、要求、依据、具体做法及考核，由部门体系管理员组织，各“网格员”参与，对各体系文件的执行情况及文件的适用性进行审核。一是监督各“网格员”辖区内的体系运行情况，保证管理体系运行的有效性；二是及时发现改进机会，通过各“网格员”评审，确定改进措施，提高体系改进效率。

5.增加管理体系持续改进路径

通过“网格员”的建立，拉近了制度与员工间的距离，作为落实制度要求的直接参与者，基层员工对制度流程的符合性有着充分的话语权。“网格员”作为基层体系管理者与部门体系管理者之间的纽带，可以将基层员工对体系改进的意见向上级反映，实现了体系自下而上的改进路径，完善了管理体系的动态管理。

五、结语

每位员工都是管理体系中的参与者，企业在大力发展体系建设时，更要注重每位员工对体系的理解和态度，切莫让体系制度成为高高在上的“法律”，而是要缩短制度与员工间的距离，让制度深入基层，深入人心，因为每位员工既是制度执行中的被动者，又是制度建立和完善的主动者。在体系建设中，企业要充分调动员工的积极性，让每位员工成为管理体系的自主维护者。总而言之，企业管理在当前的市场竞争发展中牢牢地掌握着企业本身的发展命脉。对现代企业来说，良好的企业建设管理能够直接推动企业的未来建设和发展。企业在建设过程中更要重视对基层的管理，真正融入每一层的管理建设当中，深入地了解企业建设中存在的问题，例如：人员众多、工作繁杂等。理清工作制度，为每一位工作人员搭建优势发挥的平台。深入贯彻“网格化”的管理建设理念，尤其要重视基层网格员的工作梳理，从而真正实现企业整体工作的自主统一。要不断发现问题，解决问题，提升工作管理效率，促进企业积极健康地发展。