中小型科研机构软件资产分类管理浅析

■ 中国电子技术标准化研究院 张衡

随着信息化时代和全球化知识产权风暴的到来，各类正版化软件已经成为企事业单位和各类研科研机构资产的重要组成部分和必不可少的重要生产工具，中小型科研机构除了采购使用日常办公型软件外，为确保科研工作能力，提升自身管理效率，也会组织开发适合自身管理流程的综合软件系统，采购使用授权费用较贵专业化的工具软件。

中小型科研机构是我国科技发展和自主创新的主体之一，也是提升国家治理体系和治理能力现代化的重要参与者。“工欲善其事，必先利其器”，作为技术创新的主体，科研机构势必需要对标国际相应领域软件，强化手中作为重要生产工具——软件的使用效率，以其最大化软件资产产生的效益。

软件资产管理是一种必不可少的管理活动。通过明确的管理责任主体和规范科学的管理步骤，能够充分发挥出软件资产增值效能，进而帮助科研机构提升自身硬实力。

中小型科研机构软件资产管理的现状

在我国，中小型科研机构一般是国家部委、省、市一级的科研院所、大型企业或高校的附属支撑机构，抑或是某一专业领域的专门研究机构，人员多在千人上下。不同于大型科研机构或企业，中小型科研机构经费预算相对有限，固定资产管理制度体系基本已经规范化（一般设有专门部门或人员负责单位内部固定资产的管理），但随着软件作为无形资产在单位资产比例中的提升，传统的固定资产管理仅仅进行存在性管理的理念不再适合软件资产的管理，大部分单位的软件管理部门职能不清晰，有的是资产管理部门进行管理，有的是信息化部门进行管理，软件资产的采购和使用缺乏系统性和计划性，同时也存在着功能性的重复等问题，较容易造成软件采购后利用率过低或者延续性不足，导致实际使用效果不佳，形成投资浪费。这些客观情况的出现要求中小型科研机构必须通过有效提升软件资产增值率，减小软件资产流失来不断提升自身竞争力，以期在经费有限的情况下更好地迎接市场及技术更新挑战。

中小型科研机构软件资产的特性及分类管理

根据ITss等新兴信息化服务体系标准，单位在软件资产的管理中需要结合功能及特性，对软件资产实行定性分类，从源头理顺管理渠道，明确管理责任主体的主要职责就是实现软件资产最大化增值。

结合中小型科研机构的现有使用的软件情况，基本可以将其分为三大类，一类是维持日常办公需求的通用办公软件，一类是自行组织定制化开发的用于办公或业务的软件，还有一类是结合科研任务和工作实际需要的特定专业软件。

第一类软件的特点是种类较少且固定，多为社会上长期使用的大牌厂商的产品，一旦选用会随单位内部员工工作习惯及已经完成适配的OA、ERP或LIMS等系统较长时间的沿用。在投入使用后，虽然相关软件的品牌和产品较少更换，但随着社会上相关配套软件的更新换代，也需要及时的进行版本迭代升级，此类软件一般以各类操作系统、办公软件、数据库软件、杀毒软件代表。

第一类软件是单位内部个人终端和重要系统配套基本软件环境，投入使用后会直接影响单位数据延续性和可利用性，可由单位信息化部门结合单位整体的信息化规划和大数据建设思路，慎重选择主流品牌、具有高数据延续性的产品，结合各类应用系统平台的技术需求进行全生命周期管理，通过较长时间的基础软件环境固化，形成本单位标准数据格式的大数据分析基础库，在软件本身在使用习惯和数据统一便利性增值的基础上，同步增加自身大数据建设的价值。

第二类软件多为使用单位结合自身工作特点和业务需求，组织软件开发厂商开发契合自身实际需要的核心应用系统，此类软件开发成本较高，一次性投入较大，开发时间长且复杂，涉及大量功能型软件接口的兼容性联调联试，主要承载使用单位的核心业务，后续使用时间较长，在使用中需要结合工作不断进行细微的流程及功能调整，但较少进行大的版本升级改造，此类软件一般为单位内部的OA、ERP或LIMS等系统。

第二类软件是单位开展信息化工作的骨架，承载核心业务，决定了单位整体工作效率，既离不开业务部门对软件功能定位的持续改进，也离不开信息化部门的整体架构把控。要确保增值增效，需要信息化部门牵头业务部门配合，结合单位整体业务布局，以一个阶段业务规划为引导，组织开发商以主流开发工具进行建设，同时在建设伊始就形成阶段性改进方案，确保软件系统可以持续性改进，贴合单位实际工作运行情况。

第三类软件是使用单位根据自身的业务研究方向，根据项目需求或研究发展的阶段性，为科研人员配备专业的工具软件，进行科学计算、绘图、设计等，此类软件专业性强，适用范围窄，多为单位内部专业部门单独为某一领域研究单独配备，其性能直接决定该领域研究水平和工作效能。此类专业软件领域软件品牌数量较少，可选择范围较小，一般以MATLAB、SolidWorks、CATIA等为代表。

第三类软件是单位创新和发展的关键，能够可靠高效的实现科研人员意图的工具软件，决定着单位科研业务能力在业内能否形成竞争力和创新能力，此类软件适用与否最具发言权的是单位专业研究部门或团队，应明确由具体使用部门或团队对软件进行全生命周期管理，结合科研使用情况及时升级或进行版本更新，确保软件符合实际工作需求，实现此类软件的最大自身价值。

软件资产的管理方式

软件资产无论是由信息化部门或专业科研部门进行管理，目的都是为了实现软件资产最大获利化，需要建立一套科学的标准化的软件资产全生命管理的方法和指标体系，实现“统一采购、分散管理、效益考评、持续改进”。

在采购时，可由单位组织管理方、用户、固定资产管理部门等建立专门的软件采购评估组，结合不同种类的软件，建立相应的软件采购指标体系并对指标赋予不同的权重分，根据指标评分情况，实现采购选型的科学可控。

在软件资产完成采购投入使用前，应建立好规范的软件资产档案，做好软件资产关键信息（软件名称及版本号、采购时间及价格、采购合同编号及销售商、软件使用说明材料、授权编号、授权数量及授权使用时间、适用软件环境、售后服务条款及各方责任等）备案，避免在使用过程中由于授权过期、适用软件环境变化等导致的法律风险。

软件资产在使用过程中，应提出明确的管理流程，建立适用使用效能评价指标体系，定期对软件的使用情况和适用效果进行跟踪评价，确保软件投入使用后可以不间断地进行考量。对能够持续提升科研能力和业务效率的软件，在授权到期后应充分考虑其进一步延续使用；对评价指标分数不高，利用率较低，作用有效的软件，一方面需要尽早结合问题考虑其替代产品，另一方面也应及时总结调整采购指标体系的指标及权重分，举一反三，确保后续软件资产采购和使用的正向激励和持续改进。

结语

综上，中小型科研机构为了更好的实现软件资产的有效管理和资产增值，需要结合软件的属性和应用环境，将PDCA的持续改进管理理念融入到分类管理过程中，摒弃固定资产管理中存在的“还能用”的思路，切实贴合工作需要，让真正能够发挥其使用效能的软件能够延续使用，形成企业记忆，让增值效果不佳的软件在价值周期末尽快实现淘汰，降低资产冗余，才能最大限度利用有限的经费，实现最大化的软件资产增值。