人工智能技术在日常办公系统的应用分析

关力坚

【关键词】人工智能 日常办公 办公系统

引言：在计算机技术越来越成熟的大背景下，无纸化办公也逐渐取代以往传统的办公模式，成为新时期企业及各类单位日常业务处理的重中之重，而人工智能技术作为新时期下应运而生的先进技术代表，近年来也在各行各业中得到了广泛应用。此时若想有效完善日常办公系统，并在提高信息数据处理效率的基础上，为内部管理及外部经营活动的顺利展开提供更多便利，及时融入人工智能技术势在必行。

1.人工智能技术的概念

人工智能涉及的范围其实非常广，包括数学、控制论、信息论、计算机科学以及语言等多个领域，相对来讲综合性极强，但其在进行最基础运算的时候，所遵循的规则依然是事先设计好的。人工智能研究的主要目的，就是为机器赋予原本只有人具备的能力，并在不断的更新与完善下，由其来代替原本人才能完成的工作，甚至效率和效果都要远高于人类。这是21 世纪的伟大科技，是基于信息技术创造的重大发明，也是世界发展重要的基础条件，因此，为确保人工智能技术能为人类提供更多便利，做出更大贡献，对人工智能技术应用的研究还需不断深入[1]。

2.人工智能技术在日常办公中的重要性

在日常办公过程中，人工智能技术主要将流程办公平台建设成智能化内部工作平台，相关人员在平台内部引进机器学习的相关技术，针对现有的业务系统进行改造，收集更多的数据和信息。因此，通过建设智能化日常工作平台，可以为企业发展创造更多效益。下文主要针对人工智能技术在日常办公中的重要性进行了分析。

2.1 提高员工的工作效率

人工智能技术在日常办公中的应用，为员工提供了智能化系统，这样企业员工完成工作的时间更少，在很大程度上减少了人力资源的投入，还能够完成更多工作。

2.2 提高员工的工作质量

在现代化社会的发展中，企业越来越注重智能技术的应用，如流程办公平台得到了很多企业的广泛青睐，其不仅能进行传统的工作签报等流程审批，还涉及财务管控、基金业务、产品运作管理、投资运作管理、交易审批业务、绩效管理、人力资源管理等内容。在各项业务的扩张和发展过程中，这一系统为企业各项业务的开展提供了信息支持。并且，企业将人工智能技术融入流程办公平台中，可以建设成智能化内部工作平台，在企业最大范围内为员工提供人工智能服务，为企业创造更多效益。因此，智能化工作平台有助于员工在完成工作时，提高其工作准确性，减少业务风险问题的出现，提升了员工的工作效率和工作质量。

3.人工智能技术在日常办公系统的应用

3.1 应用于建设智能办公室

对于办公室人员的日常工作来讲，使用智能终端操控的维度会更加广阔，也能使互动双方间的交互更加便利。同时人工智能技术下的办公系统，也能尽量提高办公设备与人员间的契合度，从而在极大程度上增强办公环境的舒适程度。智能办公系统在未来发展中，还会实现与办公场所内所有联网设备全面联通，人们可通过语言、触控及手势等方式，实现对办公室设备的控制，进而使日常工作更加便利。

除此之外，在应用人工智能技术建立日常办公系统时，也可借助云端服务与大数据技术等科技，使智能办公室可通过数据积累与不断学习，克服以往不够灵活、过于死板的弊端。例如，智能办公室应结合实际情况，进行室内照明调整、温湿度调控及窗户开关控制等，或在员工进入办公室前开好空调，按照传感器数据调整加湿器，从而使办公室环境处于最佳状态。另外，基于纳米技术的智能自洁设备，也可应用于日常办公系统建设中[2]。

3.2 应用于办公智能管理

首先，将人工智能技术应用于日常办公系统，可以实现对人员的智能管理。通过视频监控系统或感应器进行生物信息采集，再进行与数据管理中信息库人员信息的对比。门禁系统可从各通道来授权管理， 在管理人员考勤的同时，还能将权限作为根据来分离不同用户。其次，日常办公中所涉及人员，无论出现在办公范围内的何处，都能被第一时间监控到，特别是对于工作地点分散、人员构成复杂的单位来讲，日常办公智能系统能有效处理管理效率低、成本高的问题。另外，通过对智能设备的利用，可将行为信息在不知不觉中采集起来，从而确保对用户监测的合理性。

3.3 应用于云视频交流

现如今，以云计算技术为基础衍生的云视频通信，在我国企业远程视频会议中的应用已愈发广泛，参与会议的各方可采取语音技术实时交谈，并通过视频与音频将重要资料保存下来。但实际上，就资料储存与传输而言，视音频文件其实并不利于传阅，所以，通过人工智能技术实现语音转文字记录是很必要的，同时资料整理的效率也会大幅提升，使语音转文字的市场需求得到满足。目前最常见的技术就是云际视界云视频会议，其能为客户提供语音转写包服务，为语音内容向文本形式转化提供便利，目前已在远程视频商务、远程医疗及远程教育等各领域中，显现出卓越的应用价值。

实践证明，云视频会议除便捷、成本低、部署快等特点，融合应用的优势相对来讲也十分显著，再加上云际视界开放SDK 与API 接口能定制开发，从而在最大程度上与企业业务要求相符，进一步制定最合理的云视频通信解决方案。且随着科技的愈发成熟，人工智能技术必然还会在云视频会议中发挥更大的作用。

3.4 应用于智能办公会议

首先，在办公会议中融入人工智能技术，能使会议参与者有“身临其境”的感受，在营造高清、真实的外部环境后，再使用大视场的显示覆盖会议室，从而实现本地会场与远程的完美融合，扩大人们的临场感知。目前例如VR 的很多智能技术应用都已非常广泛，在应用于日常办公系統后，能为人们呈现现实中难以直接感受的虚拟世界，更有利于办公效率的提升。

其次，人工智能技术能为会议室增加多维感知的功能。以AR 技术为例，此技术即将视、音、图以及数据等多维度信息汇集，再认知计算后向现实空间叠加，不仅能使用户信息感知能力得到大幅提升，而且辅助决策的能力也会显著增强。例如，最新的战机头盔显示系统，能呈现360°的环视影像，在能实现多种作战决策信息叠加的基础上，帮助飞行员提高战场感知能力。另外，MR 技术也能使日常办公会议具备交互感知功能，在实现虚拟世界和现实世界互相操作的同时，把认知空间向远端与虚端扩展[3]。

3.5 注重智能助手的研发与应用

智能助手不仅能扮演日常办公中的客服角色，也能为工作人员或领导层的决策提供合理、有力的数据支持与方案建议。另外，智能助手通常还具备提供行程安排、通知公告、会议管理及文件报送服务的能力，为用户日常工作安排的合理、高效提供更大帮助。目前，基于人工智能技术的智能助手，已然发展到高级阶段，用户通过语言来发送指令后，智能系统便会结合要求处理问题。另外，智能助手还会在工作中积累经验，不断进行深度学习，在了解和掌握用户使用习惯的基础上，为人们提出更加合理、合适的意见与建议。

4.人工智能技术在日常办公系统中的发展方向

智能办公生产、发展与企业管理理念之间的联系十分密切。在未来社会的发展中，竞争环境呈现出不确定性特点，传统的树状层级式组织架构很难满足现代化市场环境需求，企业组织架构不断向扁平化方向发展，管理制度越来越灵活，企业内部员工结构也在不断变化，企业管理逐渐由流程管控向强调员工自主性进行转变。在企业管理理念不断变化的背景下，智能办公为企业营造了开放、透明的沟通制度、工作氛围，可以针对员工的各项行为进行量化，有效地提高组织价值。因此，在未来社会的发展中，人工智能技术在日常办公系统应用，可以实现从流程办公平台到智能化内部工作平台的转型。

4.1 移动化

在互联网时代，移动应用逐渐成为智能办公系统发展的重要趋势，将移动和办公进行协同，强化移动办公与协作力度，在很大程度上整合移动无线网，可以提供更多在线办公支持服务，如协同办公、即时通讯、电子邮件等。进一步完善办公环境，提高组织协作效率，减少沟通成本。移动协同办公的优势是帮助用户随时随地掌握组织情况，实现信息的双向传递，系统集成移动通信功能可以及时接收更多的组织信息，并实现移动办公，进一步提升组织工作的整体效率。

4.2 人工智能应用更加深入

在社会经济的发展中，很多人工智能基础技术，如语音识别、指令交互、搜索引擎、深度学习等日益完善，尤其在协同管理、移动办公软件中得到了更加深入的应用。用户通过自然语言的语音输入指令方式使用软件系统，可以规避系统学习应用门槛，为用户提供了优质的使用体验。在深度学习历史数据的过程中，可以创造更多的信息增值。在互联网浪潮、移动互联网浪潮的发展中，人工智能技术的应用为日常办公提供了很大的机遇，协同管理和移动办公软件提升应用层次后，扩大了用户的应用范围。但是，产品标准化程度相对较低，行业技术水平还有待提升，我国人工智能技术在日常办公中的应用仍处于初级探索阶段。

结束語：综上所述，在社会运行对信息技术依赖程度越来越高的现如今，人工智能技术作为新兴技术，也逐渐进入社会大众的视野。而对于日常办公系统而言，人工智能不仅是其创新升级的必然趋势，更是提高工作效率与质量的重要基础，要进一步发展使其真正满足现代化办公的实际需求。