信息技术在事业单位档案管理中的应用

张丽

摘要：事业单位的工作主要面向于社会方面的各个组织，如教育组织、卫生组织以及文化组织等。从社会稳定运行以及贡献的角度上看，事业单位所发挥的作用至关重要，比如在信息的管理工作上，事业单位可根据相关领域的信息反馈进行整理、归纳，进而通过档案形式反映相关信息。在社会公众的服务工作中，通过信息化的工作模式，还可在一定程度上改善工作的实施效率，一方面可以更好地为公众提供信息查询、管理工作，另一方面可促进事业单位在整体的工作运营上实现更好的发展。

关键词：信息技术；事业单位；档案管理

引言

信息技术在社会生产以及商业应用等方面已得到普遍的应用，并以其技术性促进了工作流程的优化。档案管理工作在以往的工作流程中，往往因其信息载体（纸质）的特殊性，导致在实际的工作中存在一定的繁琐情况。对此，在当前的档案管理工作的实施过程中应重视信息化技术的应用，面对业务量持续增长、涉及的业务领域不断拓展，需在工作手段以及管理模式上进行创新，如在档案归纳与分类的工作中，通过信息化技术的智能分类与归纳系统的应用，使该工作流程的效率得到一定提升，进而实现档案管理工作的创新。

一、信息技术与事业单位档案管理的概述

1.信息技术的内涵

在社会发展以及工作体制改革的不断完善与细化，事业单位的工作也逐渐呈现多样化、复杂化以及精细化。对此，信息技术在此过程中的应用具有了一定必要性，从其技术的角度上看，其通过信息化的手段以及高效的信息传递功能，使得事业单位在工作中降低了纸质文件的管理工作、人力支出以及财力支出等。

2.档案管理的内涵

档案管理的信息主体为社会公众及其活动的流程信息[1]。工作管理的原则主要为：保证信息的真实性、价值性以及管理工作完整性等。其对于后续的社会发展工作具有提供参考、资料管理以及信息收集等基本工作职能，使管理工作等类型可以在档案管理的基础上进行资料参考，进而及时发现工作流程中存在的不同，进而采取相应的措施实现更好的管理。

3.应用信息技术的意义

信息技术作为当代技术发展的显著特点，其在档案管理中的应用不仅可以实现工作流程的简化、高效化以及质量化，还可在后续的档案调用中提供快捷的查找方式。其技术的特点主要为：工作流程管理的信息化、档案分类的科学化以及档案查找的高效化等。另外，其音频技术和视频技术还可丰富档案内容的收集与管理形式。

二、事业单位档案管理存在的不足分析

1.安全意识方面存在不足

信息技术主要建立在互联网技术的应用基础上，其一方面实现了档案管理以及共享的高效化，另一方面也加大了档案管理的工作风险[2]。信息技术对于技术的应用具有较高的要求，而在互联网中存在较多的不确定因素，如病毒、黑客攻击等。由于信息化的档案管理在实际的应用中还存在安全观念的认知不足、信息安全防护不全面以及信息技术应用水平低等情况，导致信息技术在实际的应用中存在一定不足。

2.管理制度存在不足

在部分事业单位的档案管理工作中，其工作制度以及管理制度等还处于早期工作的模式[3]。对于现阶段应用的信息技术存在一定的不匹配性，导致信息技术在应用上缺乏有效管理，进而使得工作的开展以及相关管理工作存在一定不足。比如具体工作中信息技术的应用方向不明确，以及信息管理人员缺乏良好的工作评价机制等。

3.人才供给、培养存在不足

信息技术在当代以逐渐应用至社会工作的各个方面，对于事业单位的档案管理工作而言，其工作流程与信息技术还需专业上培训以及磨合，但实际情况中，部分事业单位存在人才供给以及专业培训等方面的不足，对于档案管理工作高效实施、高效进行存在一定限制。从档案管理工作的高效化建设角度上看，事业单位方面需要加强人才的培养以及工作前的技术与专业知识的磨合工作。

4.工作流程设置存在不足

事业单位的工作内容主要涉及科学领域、文化领域以及卫生领域等。作为国有资产资助建设形成的社会组织，其在社会经济发展、改革的背景下，涉及的业务内容、数量呈现逐渐增长的趋势。在种类及数量较大的档案管理工作中，以往的档案管理和工作开展模式主要为纸质载体和人力工作形式。纸质载体在工作中不仅存在易破损、易丢失等情况且工作流程主要以人力进行传递，从而在一定程度上限制了工作效率的提升，同时在材料以及人力方面的资金支出也较大，不利于整体的事业单位经济运营。部分事业单位在工作形式以及信息载体的选用上，仍采用“旧版”的档案管理形式，不仅影响社会调查工作、服务工作的高效展开，也影响自身的工作运营情况等。对此，需要结合信息化技术进行合理运用，由此在一定程度上改善工作实施效率及载体便利性。

三、应用信息技术改善档案管理的思路及應用方案

1.树立信息化工作思维及观念

以往事业单位的档案管理工作在实施过程中主要以纸质及人力管理为主的方式进行。此种信息载体及工作形式不仅效率较低，且在档案内容的管理上具有一定难度。对此，在信息化时代发展的背景下，事业单位需要紧跟时代步伐建立新时代工作思维及观念，通过观念及思维引导的方式，对档案管理工作进行相应改良，如档案内容采用信息化载体进行传递与储存，减少管理工作的繁琐性，还可通过信息化结构的建设，使档案管理部门在人员上得到一定程度精简，从而降低材料费用以及人力费用的支出等。

2.健全安全防护措施

信息技术在档案管理的工作中，其安全性是基本的工作要求，同时也是基础的工作保障，通过加强信息安全方面的建设才可在良好的工作基础上，保障档案管理工作的顺利及有效进行。对此，在信息技术的应用中需要加强防火墙以及密码方面的安全工作，由此降低病毒侵入以及黑客攻击等风险。最后，在工作的实施流程上还应重视“分类归档”的指导观念，进而在该观念引导的基础上，提升心思技术的应用质量。另外，国家以及政府方面需要提供相应的技术支持以及资金支持，由此为事业单位的信息安全工作提供有效的保障。

3.保证良好的人才供给及专业培训

人才作为驱动工作高效进行的重要力量，事业单位在新时期的社会发展过程中以及信息技术普及的基础上，不仅需要重视人才方面的选拔工作，还需重视实际工作岗位中的专业技能培训。对此，事业单位需要根据实际的工作特点以及岗位需求，进行专项的工作技能培训和人才的任用工作，进而在良好的人才基础上保障档案管理工作的实际工作水平。

4.健全管理制度的全面性

档案管理工作在实际流程运行中，工作部门、人员以及流程等方面存在较多的不确定性，如工作中违反相关约定进行档案管理等[4]。对此，事业单位在此方面上需要根据单位性质以及工作性质、流程等方面的因素，制定人员管理、工作流程管理以及科学的工作评价制度，由此从三方面保障档案管理工作的有效进行。

5.提高软件技术方面的应用

软件技术作为信息技术方面的硬件支持，其在档案管理工作中不仅可以改变以往的档案管理方式，还可作为与互联网连接与管理的主要渠道。事业单位在软件技术等方面的建设工作，一方面需要建立专门的技术支持部门，另一方面需要注重软件方面的完善工作，如更新、安全性能加强以及工作处理智能化等。此外，还需注重工作人员方面的軟件应用指导，由此保证软件技术的实际应用。

6.应用云技术加强资料共享

云技术在社会工作中的应用已进入完善与全面推广的阶段，其技术特点不仅可以靠“云端”技术作为信息处理工作的有效支持，还可进一步拓展信息存储的面积以及信息转化速度，对于事业单位的档案管理工作而言，其一方面可以通过技术手段提供良好的档案信息处理数据库，另一方面还可加快档案信息的传递及处理工作效率。云技术主要通过互联网智能算法及巨大的存储量进行应用，其特性与日益增长的档案信息、数量具有重要实施意义，如通过智能算法可加快档案查找速度，提高工作工作的实施效率，同时还可通过巨大的信息存储含量实施档案内容管理，一定程度上为其工作内容及方式提供便捷途径。

四、结语

本文根据信息技术的特点、应用方式，并结合实际的事业单位档案管理工作情况进行了综合的理论探究及应用分析，旨在促进其项目的工作可以在新时期的发展过程中可以通过信息技术的高效应用，提高实际的工作水平以及工作效率。■

参考文献：

[1]孙青.试论信息技术在事业单位档案管理中的应用[J].经济研究导刊，2018（33）.

[2]周雪飞.浅析信息技术在事业单位档案管理中的应用[J].明日风尚，2018（23）.

[3]马洁.计算机信息技术在事业单位档案资源管理中的应用与思考[J].办公室业务，2018（9）.

[4]于春琳.事业单位档案管理中融入信息技术的现实意义阐述[J].才智，2018（25）.