当前企业档案管理工作中的现状与对策

屈强

摘要：在现阶段的企业管理运行过程中，企业档案管理构成了现代企业保存各个领域档案信息的关键工作内容。企业档案管理一般来讲包含档案数据的全面采集过程、档案信息的整合筛选过程、档案数据的存储过程等。因此可以判断出，企业档案管理必须要得到企业管理人员的充分重视，结合数据化与信息化的企业档案管理支撑手段来保障档案资料安全，提供科学与精确的企业决策数据基础资料。

关键词：企业档案管理;工作现状;完善对策

对于现代企业而言，企业档案管理的基本思路必须体现在严格确保档案资料的完整与安全，依托数字化的档案资料收集以及档案信息存储平台来保存企业档案资料，增强控制企业档案资料流转的具体环节监管力度。企业档案资料记录了完整的企业各项业务开展过程，因此应当被视为宝贵的企业管理资源。近些年以来，档案管理工作已经得到各个领域的现代企业重视，充分展现了企业档案管理贯穿于现代企业各个具体业务运行过程的重要实践作用。

一、企业档案管理工作的重要实践意义

企业档案管理的基本含义为企业的档案业务人员通过实施全面的企业档案数据采集过程，进而形成全面完整的企业档案数据资源，以供企业决策人员进行档案资料数据的查找与参考，提供全方位的企业数据资源支撑[1]。在目前的情况下，企业档案管理覆盖于现代企业的各个事务领域，有效确保了现代企业的各项业务决策都能够拥有充足的企业数据资源作为保障。企业档案资源保存了企业开展各个领域业务的珍贵数据资料，因此必须得到企业管理人员以及档案业务人员的全面重视[2]。

目前由于受到信息化条件给电子档案管理领域带来的明显影响，因此客观上展现了电子化管理手段融入企业档案收集、档案保存与档案利用全过程的重要实践价值。企业相关部门对于电子化管理的重要技术手段在全面落实与推进的前提下，充分确保了档案业务数据能够得到完整的保存与收集，增强了对于企业档案资料的安全保障[3]。企业档案具有完整保存企业单位基础业务数据的重要作用，因此必须得到现代企业的全面重视。目前在信息化的整体转型背景下，企业单位对于电子化的数据档案汇总与管理模式已经能够全面予以引进，搭建电子化的企业档案数据存储平台，防止企业档案数据产生遗失或者损坏的后果。企业目前针对电子化的企业档案管理模式应当着眼于全面进行推广。电子化管理手段运用于企业档案管理，旨在运用电子数据库的方式来保存档案数据内容，以便相关的企业决策人员调阅电子档案数据信息，提供科学的企业各项决策运行支撑。

在企业信息资源以及知识资产的范围内，档案数据资料属于关键性的企业无形资产。作为原始性的企业各项业务数据与信息内容而言，企业档案资源必须满足可靠性、真实性与权威性的基本构成要素，如此才能展现出企业档案资料的最大化实践运用价值。现代企业如果拥有了完整与丰富的企业档案资源，那么意味着企业的总体竞争能力将会得到明显的优化增强，充分证实了企业档案管理在促进与支撑企业各个领域事务顺利开展过程中的必要性。因此，作为档案管理的具体实施人员目前必须要深刻认识档案管理在现代企业中的价值与意义，完善并且丰富档案管理内涵[4]。

二、企业档案管理目前面臨的工作实施现状

首先，档案管理人员对于档案管理工作未能形成正确的认识。档案管理工作在企业内部能否形成优良的管理实施效果，在根本上决定于企业相关岗位人员对此持有的态度与认识[5]。然而在目前的现状下，企业档案管理在某些企业内部并没有得到真正的关注，导致档案业务人员以及企业管理人员经常产生忽视档案管理的心理认识。某些企业由于长期忽视了企业档案管理，因此很容易造成企业的某些珍贵档案资料出现丢失的后果。在情况严重时，企业甚至会由于丢失档案数据资源，从而造成企业的珍贵财产遭到损失。

其次，企业档案资料的存储数据库以及其他基础设施欠缺完整性。档案管理工作的有序推进必须充分依靠企业基础硬件设施，其中主要涉及档案资料的存储数据库、档案业务管理平台以及档案数据交流平台等。但是实际上，很多企业内部并没有形成完整程度较高的企业档案管理保障平台，企业针对档案管理工作没有提供基础性的硬件平台资源支撑。现代企业由于缺失基础性的企业档案数据管理平台，因此就会造成各种类型档案资料呈现出分散性的状态，无法达到最佳的档案资料整合管理效果。

第三，档案管理工作缺失体系化的管理制度支撑。档案管理工作涵盖非常广泛的企业工作领域，现代企业只有形成了体系化的档案管理保障机制与约束机制，才能有效确保档案业务人员认真履行日常管理的基本职责，防止档案业务人员产生敷衍档案管理的情绪或心理。但从现状来看，很多企业内部并未真正形成完整的档案管理基础平台支撑，企业管理人员针对档案管理工作往往容易产生忽视的情绪，导致企业缺乏可执行性较强的档案管理运行制度支撑。

表1为企业档案管理人员针对档案管理业务形成的认识程度：

由此可以推断出，档案管理领域的各项基础工作目前仍然没有得到企业全体成员的充分重视，进而阻碍了企业管理工作总体实施效果的优化。

三、提升企业档案管理工作实效的具体思路要点

企业档案管理最关键的实施思路就是全面确保档案资料的完整性，通过实施数据化与信息化的现代管理手段来支撑企业档案管理，对于企业管理成本与资金予以最大化的节约。然而在目前的现状下，企业档案管理的各个日常工作开展环节并没有达到最为完善的程度，某些企业管理人员没有深刻认识到企业档案管理的必要性。为了实现针对企业档案管理模式的转变与调整目标，那么现代企业针对档案管理的重要工作领域需要关注以下的完善要点：

（一）完善与调整企业档案管理的基本工作制度

企业档案资料往往覆盖于各个不同的企业管理实践领域，因此决定了企业内部的档案资源具有比较明显的分散性特征。现阶段的很多企业由于缺失完整的企业档案资料存储与档案安全管理机制用于必要的支撑，那么将会造成企业档案数据出现丢失的不良后果，进而影响到档案管理业务各个实施环节的顺利开展。由此可见，现代企业必须要全面调整企业内部的档案数据采集以及档案资料安全保管制度，充分确保档案管理的各项业务开展保障制度具有科学性与可行性。与此同时，档案业务人员必须要正确认识自身具备的档案管理重要工作职责，结合企业现有的档案资料状况来实施全方位的档案资源安全保管工作[6]。

例如针对会计与财务领域的企业档案资料在实施全面管理的过程中，档案业务人员必须要严格结合企业档案资料的安全管理运行制度，严格控制各种类型的档案数据流转，避免不具备相关资格的外来访问人员进入企业的档案资料库。作为企业的管理人员来讲，企业管理人员必须要健全现行的企业管理基础制度，通过实施企业制度保障的举措来全面支撑企业档案管理。企业管理人员以及档案业务人员之间只有做到了充分展开有序的档案管理协作，才能真正确保各种类型的档案数据满足完整性以及真实性的基本要求[7]。

（二）确保档案业务人员充分认识企业档案管理的必要性

近些年以来，很多企业内部的各个岗位业务人员都会非常关注企业经济利润的提升过程，因此对于企业档案管理往往表现为忽视的态度。在上述的企业业务人员看来，企业档案管理无法为企业创造实质上的经济利润，并且还会消耗企业现有的管理成本与资源。由于受到以上的认识误区影响，则会造成企业现有的档案业务实施过程遭到阻碍。与此同时，某些企业由于缺失最基本的档案管理资金以及人力资源作为保障，进而导致档案管理工作局限于表面的层次，无法做到切实保障企业现有的各种类型档案数据安全性。

为了实现对于以上情况的全面调整与转变，那么企业管理人员针对企业档案管理必须要在根本上创新认识，避免档案业务人员由于未能全面关注档案资源安全，从而造成丢失档案数据的安全风险。作为档案业务人员必须要善于充实自身的基本业务技能，不断探索数据化手段与档案业务工作之间的衔接过程，通过正确操作档案数据库以及档案管理平台的方式来保管企业档案资源，做到在根本上消除档案资料丢失风险的目标。

（三）增进企业各个业务岗位之间的档案数据沟通交流

企业档案数据最重要的价值就是提供企业决策资源，对于现代企业来讲，档案资料并不是局限于特定的企业业务领域，而是覆盖于各个现有的企业业务领域。在此基础上，企业各个专业必须要全面展开档案数据互动，通过交流企业现有的档案资源方式来保证企业各个领域业务都能得到顺利的开展。并且，企业各个岗位的不同专业人员必须要搭建档案资源的交流与共享平台，依托档案数据共享的举措来分享企业档案资料。

档案业务人员有必要运用安全的方式与途径来存储企业档案资料，全面防控网络档案数据在进行传输时产生数据安全威胁。目前在开放性的企业办公运行环境下，档案数据资料也会面临多种不可确定的数据安全威胁。为此，档案业务人员对于存储档案的企业数据库需要建立访问监管机制，全面设置网络防火墙，以便于实时控制企业档案数据以及档案资料的传递过程，防止档案资料丢失。

（四）构建企业电子档案数据管理平台

企业针对电子档案管理平台在全面建成之后，应当能在根本上丰富企业档案管理的内涵，创新企业目前施行的档案管理模式。从最大化的档案资料利用角度来讲，具有数字化与网络化特征的企业档案管理模式有助于档案信息资源得到最优化的分配與利用。在电子化的全新管理模式基础上，企业单位的相关业务部门能够运用更加简便与快捷的方式来获取业务数据，从而将企业单位的各项运行决策建立在档案资料的科学数据支撑之上。企业档案管理的最终目标就是要促进企业数据资源得到最大化的利用，否则将会失去企业档案管理的实践价值。企业档案资料在网络化的全新背景环境下，档案管理的模式也在不断得到更新。企业相关部门通过实施电子化管理的模式，充分确保了档案资料内容能够被完整保存于电子数据库中，有效避免了纸质档案记载的某些业务数据出现模糊或者丢失的后果。

近些年以来，电子化管理模式目前已经被运用于各种类型的企业数据档案管理过程，在防止档案资料丢失以及节约企业档案管理资源的层面上体现了重要的促进效果。电子数据库本身可以容纳海量的企业单位数据资源，相比于纸质的企业档案数据载体而言，企业单位的电子数据库将会给档案资料的保存过程与调取过程带来更多的方便。电子化管理手段运用于企业档案的基础数据收集以及资源管理过程，有助于档案管理资源得到全面的节约，其中主要涉及人力管理成本、档案管理的资金成本以及时间成本节约。企业单位的相关负责部门在全面节约档案管理综合成本的前提下，应当能够将更多的企业资源成本投入企业的日常工作运行过程，创造更高层次的企业经济效益。

结束语：

经过分析可见，档案管理工作在现代企业中必须得到全面的重视，现代企业对于全新的档案数据存储平台通过实施引进与构建的措施，旨在保证企业的各个领域档案资料与档案数据达到完整性与安全性的基本标准，依靠网络化与数据化手段来支撑企业档案资源的优化配置。具体在实践中，企业针对档案资源管理的各个工作实施环节必须要强化档案资源监管，确保档案管理的相关负责人员具备保障档案资料安全的职责意识。

参考文献：

[1]张瑜.数字信息时代背景下企业档案编研工作转型策略分析[J].兰台内外，2020（31）：19-21.

[2]吴长松.浅析企业人事档案管理存在的问题及加强人事档案管理的措施——基于档案管理工作实践[J].机电兵船档案，2020（05）：71-72.

[3]王强.企业档案工作数字化转型：实践探索与理论框架[J].浙江档案，2020（09）：16-20.

[4]王逸凡.《企业数字档案馆（室）建设指南》内容及相关问题思考[J].北京档案，2019（09）：19-24.

[5]马健萍，李潆.高速公路营运企业档案一体化管理的现状与对策研究——基于广东省高速公路营运企业档案管理工作现状的调研[J].城建档案，2019（07）：57-59.

[6]郭晓蕾.谈国有企业中档案信息化出现的问题及对策[J].智库时代，2018（52）：4+6.

[7]朱丽娟.煤矿企业档案管理工作现状分析及对策探讨[J].城建档案，2018（11）：51-52.