疫情防控常态化下的媒体+会展运营观察

文/姚文杰

2020年是极不平凡的一年，一场突如其来的新冠肺炎疫情使全球经济面临严峻挑战，整体的社会经济环境发生了强烈剧变，甚至人们生活的方方面面都随疫情的来临而发生习惯改变。

在这样的背景下，号称经济发展晴雨表的会展行业受影响是致命的、也是首当其冲的，我们所身处的媒体集团也不例外。在疫情防控常态化背景下，媒体+会展如何在危机中育先机、于变局中开新局，如何进一步准确识变、科学应变、主动求变，推进事业不断前进，是我们每个媒体会展人值得认真思考的话题。

疫情防控常态化下的媒体+会展应准确识变

一般而言，所有的会展活动其属性必然是大型聚集性活动。而随着新冠疫情的来临，人们出行受限,物流渠道受阻,整个社会经济停摆，会展策划和组织者们面临着前所未有的生存挑战。在此背景下，媒体+会展要继续前行，并实现优势发展，首先应准确识变。

行业或将面临重新洗牌。众所周知，会展行业属于轻资产行业。突发的新冠疫情让绝大多数会展机构措手不及，预算计划受到重创，业务无法开展，经营收益受到严重影响，在几乎没有营收的情况下，包括团队成员基本工资、办公水电房租、管理费用等固定支出成了压在会展机构肩上的重担，一些底子薄弱、创新求变能力较差、团队文化欠缺、没有形成拳头产品的会展机构或将面临关停的风险，行业或将面临重新洗牌。

会展形态已发生新的变化。会展活动的主体是人与人、人与物的社会活动，常态化下的会展活动往往以现实场馆、会议中心、固定场地等为主，更多兼顾现实体验性、面对面情感信息交流等，空间的、线上的交流形式一般仅作为辅助支撑。但在疫情防控常态化下，人们集聚受到限制和影响，会展形态随之发生新的变化。空间的、线上的会展活动呈现形式如雨后春笋般得以迅猛发展，线上会展、直播带货、网络会议、网红经济快速崛起，传统的会展形态发生了替代性的新变化。

安保及防控要求变得更严。随着疫情的来临和疫情防控进入常态化，会展活动的安全成为各方关注的核心焦点。比较而言，常规会展活动在安全保卫、卫生防控、食品安全等方面的投入一直是相对固定的，在整个会展活动中占比相对较小，但在疫情防控常态化下，安保及防控要求需要更加严格，成本支出因此占比更大。除增加固定的疫情防控设备设施外，还需增加因疫情防控信息收集、安保及防疫投入力量增加、防疫隔离空间预留、餐饮保障分时错位管控等。据分析统计，疫情防控背景下，对大型会展活动在安保及防控工作提出了更严格的要求，支出相比常态化下需增加约40%。

服务需求能力需要更强。服务需求是推动经济社会发展的潜在引擎，更是会展行业赖以生存的核心。不管是专业性会展会议还是消费类会展活动，都是围绕服务需求而体现其价值的核心所在。特别是在疫情防控背景下，行业竞争将更加明显，服务需求的角度思考更是要全方位、多渠道、多角度的，同时还呈现出一些特殊需求。只有服务需求能力不断增强，才能在竞争中形成竞争力、才能保持项目的顺利推进和事业的可持续发展。

媒体定向宣传范围更广。常规会展活动的媒体宣传重点在招商招展、买家邀约和参观集客部分，是媒体+会展发展的最大的优势和竞争力。疫情防控下的媒体宣传在传统的会展活动宣传推广基础上，需要进一步增加定向宣传范围、扩充相应的特殊宣传内容，特别是疫情防控与安全等方面的内容及动态，只有防患于未然，才能为保障多增添一份安全。

应急处突能力必须更高。举办大型会展活动的《消防安全规范》、《应急预案》一直以来都是监管部门管理的核心，目的是通过制度、规范和监管，不断提升组织者在处理突发事件的应急响应能力。疫情防控常态化下，面对新冠疫情涉及的公共卫生事项及可能的突发事件，更加需要提前预判风险、把握风险走向、增强风险意识，不断提高应急处突的见识和胆识，对可能发生的各种风险挑战，要做到心中有数、分类施策、精准拆弹，有效掌控局势、化解危机。同时还需进一步做好预案、细化措施、整合方案，并经过多次演练确保万无一失，整合提升应急处突能力。

疫情防控常态化下，会展行业面临的转型和升级是毋庸置疑的，媒体+会展发展之路要在新的变革中寻求突破，认清形势、发挥优势，准确识变应是前提。

疫情防控常态化下的媒体+会展应科学应变

大型会展活动运营流程中有着许多的不确定性和突发状况。同时会展业因其准入门槛较低，竞争激烈，发展更迭快速。特别是在疫情防控常态化下，如何因变而变、科学应变，是考验策展与组织者综合能力的重要内容。

围绕会展服务需求的科学应变探索——以“浙江制造业首台套展示”展览为例。在没有疫情等公共卫生事件的情况下，会展活动的策划组织者更多关注的是主题方向、产业基础、城市配套、客商需求、用户需要、宣传推广、市场运营、项目管理、团队优势、数据积累等，所投入的比重往往更加倾向市场前端和项目运营，但随着疫情的来临和疫情防控进入常态化，在具体的实操过程中，所有在常规会展下考量的工作重点标准都将随疫情防控的变化而发生变化，谁能在变化中审时度势、适应市场、服务好需求，谁就能脱颖而出。在疫情防控下，媒体+会展更是如此，媒体会展人能否因势而变、因时而变、科学应变，切实转变传统思维、在变化中服务好需求，已成为体现媒体+会展竞争优势的重要机遇。

以今年3月杭报传媒在疫情期间成功执行承办的“浙江制造业首台套展示”为例，该项目是在政府需求主导下的浙江省高端装备制造展示宣传活动，是管理部门集中展示成果、加强宣传、提振信心的重要抓手。杭报传媒的角色定位即是首先服务好主办需求，其次服务好参展参会代表需求，再次组织服务好参观观众需求，最后服务于自身发展需要而努力的开年第一展，也是在疫情背景下提振杭报传媒会展发展信心的开年第一站。

展览活动的本身就是通过不断地在变化中寻求突破、在变化中不断完善、在变化中不断成熟。浙江制造业首台套展示项目为近年来浙江省高端装备领域的规格最高的展示活动。从筹备开始团队即明确该项目将紧紧围绕服务需求为核心，在具体的业务协调和执行中，努力做好服务需求工作、不断提高项目执行中的科学应变能力。在集团领导和公司领导带领下，经过团队与主办方多次沟通、理清思路、明确需求，从不同角度为主办方提供了可供选择的不同风格定位的文案方案，并连同平面布局、设计效果、后勤保障、安全保卫、疫情防控、需求呈现等提报主办方严格审核通过。在得到主办方基本肯定的基础上，正式开启了浙江制造业首台（套）展示活动的策划执行之旅，也正式迈入了会展服务需求的第一步。

有了良好的服务沟通开端，接下来便是围绕初定方案从不同角度、不同角色进行信息和材料的收集、梳理、汇总、分析、调整、呈现，包括主办方、参展方、参会代表、场馆方等，特别是在疫情还在不断演进的背景下，各类安全保卫、住宿餐饮、疫情防控等方案及协调工作需要有序推进，任何环节的麻痹大意都可能造成不可挽回的损失。所以每套落地方案均需在团队执行管理中不断推演、假设，形成预案和应变方案，确保万无一失。好在团队经历过这么多年来锤炼，在实战中不断成长，积累了较为丰富的办展办会经验，形成了以服务需求为核心的项目运营文化。

随后的各类方案的完善和细化、各类不同层级和不同主题的汇报，特别是在主体设计布展环节，团队提出以较为环保和先进的新型材料替代原有传统的木质结构、并以流线型设计彰显大国重器的全新呈现时，因项目的特殊性、规格高、时间紧等综合因素，在多次征求主办方需求意见和参展方实际布展需求基础上，团队最终选择以服务项目、服务需求为主，在执行中积极应变，从另外角度以内容精细化设计、功能服务简洁大气方式呈现。

在考虑受疫情影响的现场人流限制和安保需要，团队根据主办方开通线上展厅的建议，立即投入力量、整合资源，服务需求、科学应变，开通线上展厅同步展出，最终成功实现了部分线下流量转线上参观的目标。浙江制造业首台套展示项目在主办方的指导下，杭报传媒团队围绕服务需求为核心，在具体策展执行中创新服务方式、积极科学应变，得到了主办方的一致好评。在最后的团队项目总结会上，回望经历、总结不足，不仅让团队成员感慨，我们的项目需要在怎样的环境和氛围下做出特色，实现增长，我们的团队需要在怎样的历练中不断前进，提升作为。事实证明，唯有服务，唯有围绕服务需求、积极科学应变，项目唯有在服务需求中才能不断彰显活力，团队唯有在提升服务能力中才能不断成长，才有机会和机遇走得更高、行得更远。

围绕媒体+平台优势的科学应变实践——“以万物生长大会”品牌会议为例。传媒的根本一是传播、二是媒介，但归根到底我们做的是平台，我们的优势是内容和渠道。在全球数字浪潮席卷的当下，形形色色的新技术、新传播、新媒介、新产品不断涌现，竞争日趋激烈，需求和习惯不断迭代，传统的媒体经营面临着巨大挑战。如何实现媒体+会展的华丽转身，打造媒体+会展的竞争优势，是我们媒体会展人日夜思考的话题，也是我们必须用实践去检验的必经之路。

以今年6月杭报传媒在疫情防控常态化下成功举办的“万物生长大会”为例，“万物生长大会”是杭报传媒从无到有、从小逐步扩大和提升运作的创业创新类会议项目，也是杭报传媒在转型会展发展关键时期，科学决策打造的媒体+平台型项目。从2017年创办至今，已连续成功举办四届。每年3月12日植树节当天，来自全国创业投资领域的企业精英、专家学者汇聚一堂，分享创新创业经验，开展高峰对话，共谋未来发展。项目从开始的杭报集团主办，到第三届开始争取到杭州市政府主办，到第四届得到中国科协的支持和指导，规格逐步提升；从第一届几百人与会到第三届近2000人参会，规模不断扩大；从独角兽榜单的发布，到企业创始人登台发出《2020创业创新杭州宣言》，内容不断丰富。截至目前，万物生长大会已成为每年创业投资领域的盛会，在全省乃至全国形成了较大的影响力。

杭州是创新活力之城，杭州是诞生梦想、成就梦想的造梦之城。每年的万物生长大会，都是创新创业者们期待的节日；每年的大会主题也是搅动行业关注的焦点；每年的榜单发布，更是独角兽、准独角兽企业等通过杭州创业投资协会和万物生长大会得到更多媒介宣推和关注的平台

在会展活动的具体策展运营中，会议的组织与展览不同，从功能途径上，展览更多关注的是展示产品、搭建贸易平台，会议更多关注的是交流信息、知识应用等；从营销对象上，展览更多是围绕核心展品进行营销推广、服务展商，会议主要是围绕热点议题来营销。从开放性程度上，展览的开放性更高，更具外部性，展会就怕人少，人越多，展会越旺，而会议的封闭性更强，管理要求更加严格，需要投入的集中应变能力要求更高。以“万物生长大会”为例，今年6月，正是全球疫情还在不断蔓延和爆发，国内疫情防控处于常态化期间，给原定项目的国际化提升、嘉宾邀请、与会代表组织带来了前所未有的挑战。原定的国际、跨省如北京、上海等地演讲嘉宾因疫情影响不能参会，给大会的规格提升带来影响。在这样的背景下，策划运营团队围绕政府工作重心转移、重量级嘉宾邀约受阻等情况，果断科学应变，将重心调整为提振信心，主题以“越过山丘——要有一个远见/超越你未见”为定位，并首次以中国独角兽（准独角兽）企业创始人共同登台携手发出《2020创业创新杭州宣言》，转变角色、创新应变，增强参与互动性的同时，营造了良好的会议会场氛围，受到了业界的一致好评。

在万物生长的筹备中，面对疫情防控常态化对封闭性会议安全的特殊要求，运营团队除按照常规会议论坛做好预案的同时，主动加强与市、区防控指挥部及公安消防等部门联动，并根据要求认真梳理拟参会代表名单，借力大数据科学研判，做好台账及应对预案，从源头把好疫情防控安全关口。期间，多名拟参会代表因从疫情严控区来杭，团队成员在主动向市、区防控指挥部报告得到建议不予参会准入的情况下，积极做好解释工作，并承诺将会议有关信息及时予以通气，得到了客户的理解和支持。

参会代表组织工作是会议筹备的重要内容，与会代表的质量和数量是会议能否成功召开的关键性因素之一。一般而言，会议参会者质量越高、数量越多，说明会议的影响力、行业权威性越大，盈利模式也更强。在疫情防控常态化下，与会者基于防控安全不能亲临现场，但对大会的信息交流、主题研讨等依然关注，在此情况下，改变原来模式，积极创新应变成为会议组织者需要应对和调整的重点。万物生长大会召开期间，为满足众多拟参会嘉宾的切实需要，大会以“造梦之城”公号为平台，开通网络视频及图文直播，实时传递大会信息，提升了会议的关注度，有效扩大了大会的影响。

“万物生长大会”是杭报传媒公司领导牵头策划整合的以杭州创业投资协会为平台载体的媒体+会展实践项目。杭报传媒作为杭州市创业投资协会的发起单位，在积极争取到市科技局和市政府以及中国投资发展促进会和中国科协的支持的同时，充分发挥了“媒”的整合力优势，发挥了媒体人的策展能力优势，发挥了媒介的传播优势。通过万物生长大会的成功举办和品牌塑造，有力推动了杭报传媒在会展布局和转型中以平台型策展为优势的媒体+会展科学应变实践。

疫情防控常态化下的媒体+会展应主动求变

不论是以服务需求为核心的媒体+会展运维，还是以平台型策展为优势的媒体+会展实践，或是以城市生活为导向的媒体+会展探索，在当前和今后较长一段时间，新冠疫情恐还将面临散发病例、境外输入以及聚集性疫情风险。作为媒体会展人，我们需要时刻紧绷应对突发公共卫生事件的弦。我们是媒体会展人，我们应该拥抱变化、主动求变，我们应该永远相信挑战与机遇并存。面对疫情防控常态化，我们或许还应该从如下方向思考。

创新求变，不断提升团队和产品新竞争力。当前，经济全球化使企业外部环境更加复杂，竞争更激烈，企业面临各种全新的难题和严峻的挑战，对企业团队建设和管理提出了新的更高要求。在市场经济大潮中，企业竞争更体现在团队竞争，企业的产品品质、服务水平，需要依靠每一位成员的共同努力、共同协作才能完成。会展行业尤其如此，每个项目的立项、筹备、运营和服务，都需要团队的分工协作，才能实现各环节的顺畅、高效运行，才能保障会展活动的成功举办。

在常规状态下，媒体+会展执行团队依托媒体的平台，放手整合资源，勇于开拓，在市场竞争中优势明显。在疫情防控常态化下，媒体+会展策展执行团队更应准确识变、创新求变，在具体运营管理中努力提高团队的专业化策展管理水平、提升团队协同作战能力、打造团队文化核心价值，补齐短板。充分发挥媒体在疫情防控信息传播、大数据分析、会展呈现、资源整合等方面优势，不断提升团队和产品新竞争力。

把握趋势，努力推动数字会展发展新格局。疫情阻断了我们出行的步伐，改变了我们原来的以人为集聚形成的线下效应。亮码通行、在线授课、线上诊断、视频会议等这些在疫情中发生在我们身边的日常事件，给我们带来方便的同时也将改变着我们的生产生活方式，在线下会展活动受限的情况下，人们将在一段时间里高度依赖网络互动，并且将建立新的行为方式和需求习惯，并将逐步影响产业和行业的发展。

在疫情防控常态化下，在会展实际运营中，团队的数字化协作管理、会展产品的数字化呈现、交流交易的数字化匹配等随处可见。5G赋能、VR体验等更为会展产业数字化发展插上了隐形的翅膀。疫情背景下打造以互联网为基础，以大数据、云计算、人工智能为核心，以虚拟现实、增强现实等为展示形态，以电子商务为交易通道的会展发展新格局正逐步形成。作为媒体会展人，我们更加需要把握趋势，抢抓时间节点，结合自身优势，努力在媒体+会展发展中构建数字会展新竞争力。

严密把控，强化提升安全保障要有新举措。常态化意味着持久战，会展活动的安全保障作为压倒一切的重要工作，首先必须要思想高度重视、严密把控，其次要用好科技手段，最后要主动协同、抓好落实。

疫情防控常态化的会展安全保障与非疫情常规会展活动相比，其防控安全设备设施和安保力量的增加投入是毋庸置疑的，但是在新趋势、新形势下，也要有新的举措。比如提前谋划，根据防控最新动态，从各环节各源头入手，严密把控，将各类可能发生的防控安全隐患消除在萌芽状态。另外防控要用好科技手段，实施精准防控，用好健康码、健康宝、随申码等系统，精准研判不同区域的疫情风险，并利用AI计算、测温系统、人脸识别等设备设施实现综合防控。最后会展主办者在具体的执行中要积极主动与防控指挥部、公安消防等建立有效的协调机制，在制定规范、反复预演等基础上抓好落实，确保会展活动的安全有序开展。媒体会展人在大型会展活动的组织运营中，其依靠媒体组织在协同协调以及资源整合方面有着先天的优势，但在具体的科技手段和新的举措方面，还应补足短板、主动求变。

凤凰涅槃，抢抓机遇开拓媒体+会展新局面。疫情防控常态化下，各行各业在受到冲击后必将形成一波强有力的反弹，各方及渠道都将为经济复苏提供动力，市场各要素间将涌现出新的需求，从而产生新的会展题材和变化。疫情之后，人们更加深刻体验了线上生活、卫生防疫、社会治理、社区管理等的重要性，必然也将产生新的刚性需求。

会展的形式是连通各产业和经济间最有效的平台和渠道，会展经济将强势助推产业的发展，会展业也或将迎来下一个巨大的发展机遇。而媒体办展最大的优势是发挥“媒”的作用和公信力影响，加之转型发展的动力支撑和资源集聚，团队和产品核心竞争力的逐步打造和形成，我们相信，媒体办展的步伐将会走得越来越坚实，媒体拓展会展新局面将为行业发展提供强劲助力。