浅谈退休干部人事档案的开发利用

郭文芳

摘 要：最新《干部人事档案工作条例》规定，干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。干部人事档案的作用毋庸置疑，是非常重要的，尤其是在工作岗位上时，它在为组织选人用人，为个人职务晋升提供了重要的依据。按照现有规定，人员退休时个人档案的保管方式不变，可是退休人员是很少涉及到我们前面所提到的干部人事档案的作用的，那么这部分人员档案可不可以在不违反规定的前提下适当开发一下继续为单位发挥作用呢？本文将从干部人事档案的特性出发，对退休干部人事档案进行拓展研究。

关键词：退休;人事档案;利用

干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料;是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。人员退休后，干部人事档案的保管与在职时是相同的，但是需要收集的材料变少了，利用率与在职时相比也明显的降低，干部人事档案在人员退休后发挥的作用也很有限，在当今信息社会，这样放置的档案无疑是一种浪费。因此，在遵守相关制度的前提下，可以对退休干部人事档案进行深层次的开发利用，继续发挥干部人事档案的重要作用，从而赋予退休干部人事档案新的内涵。

一、退休干部人事档案的特性

1.真实性。档案的本质属性是原始记录性，根据干部人事档案的定义，干部人事档案是组织选人用人的重要依据，也是个人身份及晋升直到退休的重要依据。它反映了一个人的成长经历和道德品质，而真实性就成为这一切的基础和前提，也就要求干部人事档案从材料的收集到归档的每一步都是由组织进行严格审核，从我国设立人事档案到现在，因为真实性，人事档案的凭证作用至今无法超越，比如现在选拔干部都要审核档案，人事档案有疑问所有选拔暂停，退休时出生年龄的日期也是以人事档案为准，参加工作日期也以档案记录为准，个人身份、家庭成员等等都要参考人事档案。

2.完整性。干部人事档案的完整性体现在时间的纵向完整和经历的横向完整两方面。首先，时间的纵向完整方面，依目前来看，干部人事档案从高中开始建立，继续到大学，直到参加工作，由工作单位建立干部人事档案，学习期间形成的材料就成为了人事档案的最初始的档案，之后参加工作期間，会有工资、考核、任免类、职称晋升等材料，由此每年的干部人事档案都会补充，直到退休，完成退休审批后，形成的材料会相对较少，最后直至人员死亡去世，完成抚恤金办理，可以说干部人事档案贯穿了一个人从成年直到死亡的所有时间，这也就是时间上的完整性。其次，经历方面的横向完整，依据《干部人事档案工作条例》，人事档案由十大类组成，分别是履历材料、自传材料、考核材料、学历职称培训类材料、政审类材料、党团材料、奖惩材料、工资任免类材料、其他材料等，它记载了个人的主要经历、思想的发展历史，能展现个人的家庭情况、专业情况等，几乎上涵盖了个人经历的方方面面，所以干部人事档案在个人经历方面是完整的。

3.历史性。前面我们提到，干部人事档案时间上是完整的，这也就确定了干部人事档案历史性的这一特点，因为生活在不同时代干部人事档案反映得内容也是不同的，比如在上世纪，五十年代，会有一些个人成分的调查记录，六十年代时会有知青上山下乡的记录，七十年代会有首批恢复高考的记载，八十年代的退休政策，九十年代的职称改革，2000年之后的社保政策等等，这些都是和当时的社会大环境相联系的，干部人事档案的组成类别虽然没变，但是它所记载的内容都是根据时代的变化而变化的，因此其历史性这一特点是客观成立的。

二、退休干部人事档案的现状和问题

作为大多数的普通人来讲，干部人事档案利用的高峰时期是退休的时候，尤其是在2014年机关养老保险并轨后，人员的退休与个人档案紧密相连，退休后的待遇也与个人档案所记载的内容相关，所以，退休时干部人事档案的利用频率非常的高，而一旦完成退休审批，干部人事档案日常管理包括档案建立、接收、保管、转递、信息化、统计和保密，档案材料的收集、鉴别、整理和归档等工作好像都停止了。不仅如此，退休人员的档案管理还存在着以下几点问题。

1.退休人员档案管理制度有一定问题。由于当前人们对退休档案管理的重视度不足，档案管理方面的政策发展不平衡，许多单位没有设立完整的退休档案管理制度。目前，虽然全国各地都逐渐开展了社会保障档案工作，但是管理制度仍然存在着 一定的问题，例如档案管理中的一些细节问题并没有设立统一的标准。从全国方面来看，发达地区的档案管理现状明显比一些相对偏远地区的档案管理更完善。像一些相对较为偏远的城市和农村，基本没有专门的社保机构，更不用说建立完整的档案管理制度。这样的档案管理制度发展不平衡的问题，直接影响着我国人员对退休档案的管理，让社保工作开展变得更为困难。

2.退休人员的管理的移交和接收程序存在问题。当前许多地区的单位退休人员的移交和接收中存在一定的问题。目前许多企业觉得管理人员，并不具有专业的能力。这主要就是因为许多企业对于档案管理并不重视，甚至有部分单位档案管理人员没有受过专业的档案培训。现在这些并不专业的人员，对退休人员的档案进行保存和整理时，由于他们并不不了解国家的法律法规和社保内容，导致档案的随意堆放，没有按照合理的标准进行分类，材料不齐全等现象愈发严重，甚至很有可能导致档案的缺失。这样的状况极易导致退休人员档案移交和接收过程中出现混乱，进而导致有关民事诉讼案件的产生。

3.单位对档案管理的意识淡薄。目前，许多单位更关注于自身企业的发展，想要赚取更多的资金，而对退休人员档案管理不够重视。甚至有许多企业并没有意识到档案对于任何一个员工的重要性，认为档案只是单位对员工进行雇佣的材料。因而许多单位并没有对退休人员的档案进行管理。不仅如此，有许多的退休人员自身就没有了解到档案对个人发展的重要性，他们自身的合法权益不够了解，没有认识到档案同自身利益之间的关联关系，这也同时导致了企业档案管理人员工作的松懈。

三、退休干部人事档案的开发利用的优点

随着社会的发展，我们国家的人均寿命逐渐提高，据国家卫生健康委发布的《2019年我国卫生健康事业发展统计公报》称，2019年我国居民的人均预期寿命达到了77.3岁，按照现有政策，普通男干部60岁退休，女干部55岁退休，照此下去退休人员队伍会日趋庞大，本文结合干部人事档案的特性，主要体现在以下几个方面：

1.了解本单位的历史沿革。虽然要了解一个单位，可以从单位保管的文书档案入手，但人事是单位的重要组成部分，我们从个人出发，可以多方位全角度的了解本单位的发展，每个退休人员的人事档案都是最真实的记载，通过综合每份退休干部人事档案的信息，我们可以更清晰直观的了解到在过去的那个时期单位经历了什么。

2.发挥历史作用，为本单位年轻职工提供榜样信息。作者所在高中是1915年建校的，通过整理退休人事档案，发现了一个很重要的信息，从建校到现在100多年的时间，我校的教师的组成是不断发生变化的，比如在六七十年代，我们的老师普遍毕业于名牌大学，专业水平很高，而且也来自全国各地，并且大部分都是从大城市来的，我校是贵州一所地级市的高中，这些肯定是与当时的社会环境相联系的，但也正因为有了这些教师，也使得我校的成绩在当地一直名列前茅，如果档案工作人员将这些情况进行归纳总结，完全可以为现有的年轻教师提供榜样作用，

3.加强退休人员与单位的联系，提高退休人员的归属感。很多退休人员几年后和现职人员各自不认识，时间久了，退休人员会越来越没有存在感。但对工作了几十年的地方是有感情的。很多退休人员依然在关注着单位的发展，也愿意为单位尽微薄之力，如果人事档案工作人员可以综合一下退休干部人事档案的信息，分门别类，针对每个人的特长为单位和退休人员之间搭建桥梁，既能提高退休人员的归属感，继续为单位的发展贡献力量，也能使单位在未来发展的过程中多些建议，同时也能提高档案工作人员的地位。

四、如何进行退休干部人员档案的管理

1.加大经济投入，进行退休人员的档案管理体系建立。现在许多单位的资金大多数都投入在最关键的部门，对于单位的档案管理方面的经费投入一般都十分少。在当前人们对退休干部的档案管理要求愈发高的状况下，单位注意到退休干部到案管理对于个人和单位的重要性，设立专门的退休人员档案管理的库房，并且配备相应的设备，用于退休人员档案的管理。

2.利用现代技术进行退休人员档案管理。随着信息化时代的逐渐发展，计算机技术和网络技术已经逐渐更多的应用在人们的日常生活中，如果在档案管理中加入计算机技术，可以让档案管理更加方便有效，具有权限进行档案管理的人员可以在任何时间任何地点，进行档案的查阅，极大的提高了工作效率。为此，单位应该加强退休人员档案管理的信息化发展。首先，单位应该招募一些具有信息化能力和计算机基础的专业人员进行档案的信息化。其次，单位应该协同以往的档案管理人员对退休干部人员的档案进行分类和规整，以便计算机技术人员对档案进行信息化技术的分类。将退休人员的档案进行信息化之后，不仅有利于单位节约人手，还可以帮助档案管理部门提高工作效率。利用信息化手段对退休人员进行档案管理时应注意，单位的档案管理应该是私密的，特别是退休人员从高中阶段以后的信息，都应该由单位进行保密。由于网络本身具有一定的危险性，所以在進行档案的信息化时，技术人员应该加强档案的保密，建立防火墙，防止黑客进行退休人员档案的盗取或篡改。

3.组织退休干部人员进行人事档案的交接和管理。现今时代，社会发展的速度越来越快，市场的竞争也日渐激烈。而随着人口老龄化的产生，必然有越来越多的退休干部人员的增加。这就导致退休干部人员的人事档案被频繁地进行移交和接收。这就需要单位组织好退休的干部人员进行档案的移交和接收工作。在进行退休人员档案的移交和接收工作中，单位应该加强对档案的管理重视，只有聘用具有专业技能并且具有良好职业道德素养的档案管理人员，才能真正地做好退休干部人员的档案交接和管理。在退休人员办理档案的交接和管理时，单位应该根据相关的规定补充完整退休人员的资料，对于一些缺失且无法重新办理的资料，单位档案管理人员需要在档案中做出详细的记录。

4.加强档案重要性的宣传，让退休人员和企业认识到档案管理的重要性。由于现在的退休人员档案管理混乱的产生，大多数都是因为单位本身对退休人员档案管理并不重视，而且由于许多退休的干部人员对答案的重要性缺乏了解，间接导致了单位对退休人员档案的混乱管理。想要改变当前退休干部人员档案管理混乱的现状，就必须要让单位和退休人员认识到档案管理的重要性，这就需要政府加强档案重要性的宣传工作。首先政府应该进行我国对于档案管理相关的法律法规的宣传：第一，利用免费讲座，邀请一些具有专业知识的人才，为退休人员讲述档案的管理的重要性。第二，媒体，例如网络和电视，是目前的退休人员接收信息最常用的媒介。为此，政府部门可以借用媒体开展相关的节目，为退休人员和单位讲解档案管理的重要性，让他们对档案管理更加重视。

总之，干部人事档案的核心在于管理和利用，而利用不应只体现于在职时，在不违反相关规定的前提下，干部人事档案工作人员应当提高专业素养，创新利用方式，提高利用效能，对退休干部人事档案进行合适的拓展开发利用，使退休干部人事档案能继续地为党和国家服务。

参考文献：

[1]李传营.浅谈科研单位离退休干部档案的管理与开发[J].兰台内外，2019

[2]刘子瑗.加强科研单位人事档案管理的途径分析[J].才智，2017

[3]李丽媛.浅析人事档案在老干部工作中的重要性[J].办公室业务，2019

（作者单位：遵义市第四中学）