国际学术会议宣传与品质提升措施分析——以ICCEBE国际会议为例

袁嘉唯 梁晨晨 张诗婷 张 楠

国际学术会议宣传与品质提升措施分析——以ICCEBE国际会议为例

袁嘉唯1梁晨晨2张诗婷1张 楠2

（1.西南交通大学人文学院 成都 611756；2.西南交通大学机械工程学院 成都 610031）

学术会议是来自各科研院所、研究机构的专家学者交流科研成果，碰撞交汇前沿思想的场所。我国学术交流活动已经进入繁荣期，但是目前的学术会议宣传与质量提升仍存在些问题，以第一届华人能源与人工环境国际学术会议为例，阐述国际会议在学术会议宣传及会议品质提升方面所采取的措施。

国际学术会议；会议品质；会议宣传

0 研究背景

学术会议是专家学者交流思想、了解研究动向、获取最新科研信息的有效交流平台，高品质的国际学术会议更有利于营造良好的学术氛围，是对外学术交流的重要渠道。随着我国教育水平的提高与科研能力的发展，越来越多的国际学术会议在中国召开，大型国际学术会议相比于一般国内会议，筹备周期更长、管理更为复杂、涉及问题更多。尤其是对于首次展开的学术活动，会议的宣传情况将直接影响到参会代表的数量和会议安排工作，会议的品质直接影响到下届会议的筹备工作。

当前学术会议宣传多通过会议组和工作组邀请国内外知名的专家学者，张贴海报、向行业内相关组织发会议通知等方式进行[1]，或者通过与对口单位建立良好合作，定期进行人才访问和知识交流[2]，出版发布会议成果册，借助媒体及专业杂志建立会议网站[3]等方式进行宣传。

优质的学术会议是促进学科交流的优质平台，对于学术会议的组织者和管理者来说，提高学术会议的质量尤为重要，目前学术会议多通过邀请高层次的学术专家[4]、规范会议流程[4]、增加交流时间[5]，设置不同的会议组织形式[5]等方式来提高会议品质。

高校作为学术会议的主要承办单位，组织高品质的国际学术会议有利于展示学校形象，促进学术交流、提高我国在该领域的学术知名度和影响力。本文以第一届华人能源与人工环境国际学术会议为例（以下简称华人会议），阐述华人会议在国际学术会议宣传和提高会议品质方面的实施情况，为高校组织管理国际学术会议提供借鉴意义。

1 议程设置视域下的会议特色

会议议题和学术交流方式是会议筹备初期需要确定的重要问题，是学术会议成功关键，会议的学术定位与会议特色关系到会议的传播效果。

传播学领域的议程设置理论认为，媒介的信息传播活动以赋予各种“议题”不同程度的显著性的方式，影响着人们对周围“大事”及其重要性的判断[6]。会议组织者通过设置会议议程推动会议传播，进行学术交流。

从会议的内容议题看，华人会议的重要议题是清洁能源利用、人工环境能效提升及环境品质改善等方向的学术议题，内容议题具有前瞻性和创新性；从会议的动态过程看，会议议程设置完整，会议前期，华人会议的主要议题是会议的筹备，分享会议资讯和宣传相关通知；会议期间，华人会议的重点议题在于学术的交流碰撞，分享能源与人工环境的新成果、新发现；会议落幕后，华人会议的议程设置侧重关注参会者的意见反馈和后续科研成果展示。

在会议建构过程中，华人会议强调会议议程与交流学者议程的同构，重视参会者的传播效果，追求会议议程与学者议程的相互融合和统一，在会议语言选择、构建参会者群体认同、会议流程和投稿模式三个方面进行议程建构。

1.1 会议语言选择—中文国际会议

国际会议多采用英文作为会议语言，包括一些国内举办的国际会议也多用英文交流。但随着国内科教水平不断提高，华人学者参与国际学术会议的比例也越来越高。从跨文化传播的角度看，非英语母语人使用英文进行学术交流时存在语用误读的可能性，使其不能准确高效地进行学术探讨，影响交流效率，通过母语中文更能进行有效的探讨与学术交流，更能实现学术会议的深入交流初衷。

1.2 参会者群体认同—华人群体

如今华人学者遍布于世界各地，华人学者在能源与人工环境领域取得了可观的学术成就，华人会议的重要目标群体为海内外高校华人学者，会议目的在于建立华人合作创新交流平台，分享海内外华人在清洁能源利用、人工环境能效提升及环境品质改善等方向的最新成果，加强华人之间的学术交流与合作，促进海外优秀华人的引进，发现和扶持学术新秀。

1.3 边投边审的会议流程和期刊特刊的投稿模式

学术会议的论文征稿及审稿一直是组织学术会议的重要难点问题。审稿模式多分为线上审稿和线下审稿，在线审稿支持实时发送论文或摘要的评审意见；线下评审则需要将论文整理后发送给专家，由专家返回评审意见。后期的会议论文摘要（或论文）的整理制作需要投入大量的时间和人力。华人会议创新投稿模式，设置四个国际期刊特刊，一个EI期刊特性和一个中文期刊特性，在线投稿，边投边审，有效减少了审稿周期和会议论文集的整理制作周期，保证审稿投稿高效进行。

2 华人会议的宣传模式

2.1 学术会议利用新媒体进行宣传

互联网新媒体具有传播互动性、方式多向性、受众随意性、传播服务性、信息丰富性的显著优 势[7]，学术会议需与时俱进，创新使用微信等新媒体，实现预期传播效果。

（1）联动微信公众号

华人会议联动专门化的微信公众号组织学术工作。从传播效果看，公众号平台关注人数稳步增长，公众号推送消息平均阅读量达到2000次以上，单条消息阅读量最高达9000余次，群员自发转发会议消息进行宣传。根据会议性质，华人会议设置了长期的议程设置，微信平台的建立支持了华人会议的长期运营，会议前期预热宣传，会议期间的活跃交流，会议后期整理会议资料及时发布，非会议活动时间关注学术领域前沿信息，发布最新学术成果。

（2）建立会议微信群

华人国际学术会议工作组创建了6个500人微信群，微信群员囊括了能源与人工环境领域的国内外学者以及跨学科领域的专家学者，学者们将自身团队、合作伙伴、学生等邀请进入微信群。微信群里实时发布有关华人国际会议的筹备、征稿、审稿情况等会议信息，做到学术会议信息透明化，提高参会者的参会积极性，为专家学者提供交流平台。

2.2 学术会议与媒介融合

随着数字技术的不断发展，媒介融合的趋势明显，学者丁柏铨指出，“媒介融合是由新媒体及其他相关因素所促成的媒介间在诸多方面的相交融的状态”[8]，学术会议作为学术交流的特殊媒介，需要结合自身特点，探索与专业化媒体的有机融合。

（1）与专业领域媒体合作

会议从筹备初期就得到了较多专业领域媒体的关注，通过与暖通空调、暖通空调在线、艾肯空调制冷网、暖通空调资讯、冷暖在线、V客暖通网、产业在线、封面新闻、中国制冷与空调网、制冷技术、制冷与空调等多家媒体合作，将会议征稿通知、会议通知、新闻通稿等成果在专业媒体上发送，借助专业媒体的影响力进行宣传，扩大会议的影响力和知名度。

（2）与国内外学术会议、国际期刊和国际学会联动

华人会议通过与国内外成功学术会议联动，与现有学术会议互补，共同促进行业技术进步推动学科发展，同时借助现有会议进行宣传提高会议影响力和知名度。Energy and Built Environment、Building Simulation、Journal of Thermal Science、Underground Space四本国际期刊也在会议宣传方面给予了大力支持。会议通过与SCI期刊进行合作，借助期刊影响力吸引更多的优秀稿件。并与Energy，Renewable Energy，Solar Energy，Sustainable Cities and Society，化工学报、制冷与空调6本期刊合作创建会议特刊，借助期刊平台投稿，稿件通过同行评议后在会议特刊发布，网络共享。会议加强与国际学会合作，借助国际学会的宣传平台进一步扩大宣传，并提高会议的国际影响力。

3 品质提升途径

学术会议作为专家学者的交流平台，会议的品质、权威性更有利于会议的持续举办，对于参会人员来说高品质的学术会议能够交流思想，探讨最新的学术成果，接触前沿议题，对于会议组织者来说高品质的学术会议才是举办会议的目的。

3.1 重视会议的二次传播

会议传播的信息被参会者接受吸收后，传播过程并没有结束，加工的信息会以不同的媒介形式继续传播，这就是二次传播[9]。目前学界的部分学术会议后期议程设置存在不足，导致二次传播效果不佳，影响会议品质。

推广二次传播的过程中要重视跨媒体联动的传播模式，一次传播时会议议题通过会议报告人发布，随着会议发展，多元媒体介入议程设置，学术会议的重要议题在媒体互动中反复传播，不断扩大二次传播的深度和广度，强化会议重要议题。另一方面，关注会议的口碑传播。参会者对于会议品质的正面评价在人际传播中具有高影响力和高可信度，有利于学术会议的可持续发展。

3.2 发挥会议议程设置的意见领袖作用

（1）高水平的大会特邀报告

高级别的领导及重要专家学者作为学界的意见领袖，在一定意义上决定了学术会议的影响力和权威性，会议筹备初期邀请能源与人工环境领域知名专家学者参会，最终邀请到包括4名院士在内的多名知名学者进行大会报告。大会特邀嘉宾分享自己在能源与人工环境领域最新研究成果的同时，也就学科发展动态进行分析，交流学术经验，高水平高标准的特邀报告整体上提升了学术会议的品质与水准。

（2）提高分会场报告人门槛，提升会议报告质量

会议设置多个分会场，分会场报告人员由投稿人员提出申请，会务组根据报告人的学术成果，科研成就选择分会场报告人，通过遴选提高分会场报告水平，提高报告质量。

（3）坚持遴选热点和前沿方向活跃学者为分会场主席

会议邀请多位能源与人工环境领域前沿方向学者作为分会场主席，分会场主席均为海内外知名院校与研究机构专家教授，包括多名国际期刊主编、长江学者，分会场在前沿学者主持下进行学术交流、讨论学科发展动态，分享前沿研究成果。

3.3 优化会议议程设置，切实做好会务工作

会议工作的各项安排切实关系着国际会议的进展，影响参会体验。做好设备保障、场地保障、安全保障等后勤保障措施是确定会议顺利进行的重要前提，贴心细致的会务工作是会议顺利进行的有力保障。合理安排会议注册、就餐、住宿等会议环节，包括机场接机、会议期间酒店交通、会场引导、会议医疗等工作，注重会议安排细节，以参会人员为本，严格设置会议议程、注册报告流程，确保参会代表在短时间内完成会议注册。

3.4 推进高校与企业合作，挖掘科研应用价值

邀请企业和设计院参与会议，加强学术界与工程界之间的联系，共同探讨学科发展目前存在的技术难点、重大科学技术问题，确保研究成果的工程适用性；以项目为载体，国际会议为平台进行技术交流，增加成果转化版权，促进产学研合作，促进企业家与科研人员的交流合作，有效实现优势互补。

[1] 吴丹,曹桂华.国际学术会议的组织与管理[J].学会, 2009,(12):43-47.

[2] 缪滢岚.学术会议宣传公关工作浅析—以IPP国际会议为例[J].国际公关,2019,(5):2.

[3] 黄金娟,彭望清,王晓丽,等.谈医院大型学术会议的筹备工作[J].现代医院,2005，(12):101-103.

[4] 《学术会议质量国内外比较研究》课题组.学术会议质量国内外比较研究[C].学术交流质量与科技研发创新研究,2009.

[5] 林则夫.提升学术会议质量的若干建议[C].信息时代的学术交流—中国科协第四届学术交流理论研讨会论文集,2009:114-120.

[6] 郭庆光.传播学教程 [M].北京:中国人民大学出版社,1999:214.

[7] 苏滨.论互联网新媒体传播优势[J].中国传媒科技,2012, (10):41-42.

[8] 丁柏铨.媒介融合:概念、动因及利弊[J].南京社会科学,2011,(11):92-99.

[9] 范江怀.二次传播:纸质媒体面临的挑战与机遇——也谈报网融合[J].军事记者,2012,(5):10-12.

Analysis of Propaganda and Quality Improvement Measures of International Academic Conferences——Taking ICCEBE International Conference as an Example

Yuan Jiawei1Liang Chenchen2Zhang Yuting1Zhang nan2

( 1.School of Humanities, Southwest Jiaotong University, Chengdu, 611756；2.School of Mechanical Engineering, Southwest Jiaotong University, Chengdu, 610031 )

The academic conference is a place where experts and scholars from various research institutions exchange scientific research results and exchange cutting-edge ideas. China's academic exchange activities have entered a prosperous period, but there are still some problems in the current publicity and quality improvement of academic conferences. This article takes the first International Chinese Conference on Energy and Built Environment as an example to explain the promotion and quality of Chinese conferences in academic conferences Measures taken by the authorities.

International Academic Conference; Conference Quality; Conference Promotion

C27

B

1671-6612（2020）02-279-04

袁嘉唯（1999.6-），在读本科生，E-mail：454511017@qq.com

张诗婷（1987.1-），女，博士，E-mail：531136560@qq.com

2019-12-15