机关电子档案规范化管理的难题与对策

2020-12-17王会丽

新农民 2020年34期

王会丽

（中央农业广播电视学校石家庄市井陉矿区分校，河北井陉矿 050100）

电子档案的出现，能够更好的服务于人民。电子档案能够被计算机识别并处理，电子档案的出现，打破了传统档案的弊端，在一定程度上节约了空间与时间的占比。通过计算机编辑文字，从而构成电子档案的形态。而目前，电子档案在管理过程中还存在一系列的问题，如何能够规范电子档案的管理，已经成为当下需要解决的问题之一。只有规范电子档案的管理，才可以提升机关的工作效率，为以后电子档案的发展奠定了基础。一般情况下，电子档案需要经过最终审批工作才可定稿。电子档案的形成过程较为复杂，其中包括：文件整理、归档、检测、说明、存储、备份、保存、贴签等。对于归档的电子档案时间、版本、数据、格式等也有要求，进一步提高电子档案的管理质量。在归档过程中，如有相同其它载体的文件，应做好内容上的说明，从而规范电子档案的管理工作。

1 机关电子档案规范化管理的问题

1.1 对电子档案的管理不够重视

电子档案来源于电子文件，在工作过程中一定要做好收集与整理。而有部分工作人员在管理过程中，不懂得与时俱进，还是认可传统的管理办法，对电子档案没有全面的认识，导致在管理工作中，工作态度过于消极。对于这些电子文件，没有人重视，也就没人过问，没人收集，使其自生自灭。

1.2 复合型档案缺乏管理人才

在这个数据时代，管理人员应熟悉计算机的应用，这也是做好档案管理工作的重要条件。一部分机关管理人员，知识结构过于传统，早已熟悉传统档案的管理方式，对于现代的信息技术，处于排斥阶段，不懂如何应用，因此，就无法保障档案的管理工作。由此可知，一个既清楚档案又明白信息技术的人才，对于现代的档案管理是多么重要。

1.3 责任不明确，管理缺位

机关人员在收集电子档案的过程中，首先应在档案收集部门形成电子档案，其次在交给档案的专职管理人员。但是，在实际的档案管理工作中，一些档案的兼职人员不能做好自己的职业工作，对于档案的收集、管理工作，多数都交给机关人员完成，这就导致档案责任不明确等现象的发生。

1.4 存在丢失、损坏、泄密等安全隐患

电子档案的存在需要依附于计算机，其中，信息与载体可以分开，那么，在利用过程中，如果稍不注意，就很可能丢失、损坏、泄密等。一些单位不注重网络安全，缺乏相应的预防措施，对于电子档案的管理，没有防范意识，所以，会导致一些安全隐患的产生。例如：对于存储档案的计算机没有密码，无论是谁都可以阅览，有的甚至还可以拷贝。

2 电子档案规范化管理问题的解决对策

2.1 建立健全电子档案的管理体系

为了使电子档案的管理工作，更加规范性的开展，就需要有关部门建立健全档案的管理体系。将网络工作构建完整，明确每一个工作人员的工作职业，规范管理流程以及操作方法等。另外，还需要充分调动机关档案管理人员的积极性，让其发挥兼职档案的根本作用。从而清楚了解电子档案的管理要求，将责任明确到个人身上，进一步保障电子档案管理的规范性，使管理过程更加科学合理。

2.2 积极培养电子档案管理的复合型人才

电子档案的出现，为档案工作开辟了新的路径，与此同时，也对电子档案的管理人员有着更好的要求，使其掌握更多的知识技能。另外，还需注重人才的培养与选拔，加强人才对信息技术的学习，还可以通过优化年龄结构等方式，从而打造一支电子档案管理复合型人才的队伍。这不仅为电子档案管理提供了人才保障，还为电子档案管理提供了质量保障。

2.3 制度先行，加强管控

在进行电子档案的管理过程中，应做好其保管工作。除此之外，还应做好数据的备份工作，并认真实施一些迁移策略。做好数据的定期检查工作，合理管控存在的一些安全隐患，从而保障电子档案的长期保存工作。从电子档案的收集到利用工作，首先需要有完善的制度保障，从而实现保障安全隐患的目的。另外，在预防安全隐患的过程中，应做好科学防范工作，避免档案的损坏、丢失等问题。还有一些利用外包方式进行档案管理的单位，一定要遵循档案规范法进行，加强对外包公司的监管力度，从而保障档案信息的安全。

2.4 三位一体，增强安全防控能力

在进行电子档案的管理过程中，应不断完善电子档案的设施，从而做到人防、物防、技防。这样的三位一体工作，有助于对电子档案更好的保护。另外，一些条件好的机关，可以根据档案信息安全保护的要求，完善档案信息的管理系统。从完善管理档案的设备开始，再到其系统安全等，多方面进行安全管理，从而使电子档案具有更强的安全防护能力。