高校大型仪器设备开放共享管理的探讨与实践——以华东师范大学为例

张三军，洪家祺，赵杭美，薛 云，黄岚兰

（华东师范大学 实验室与设备管理处，上海 200241）

大型仪器设备是高校开展教学实验和高水平科学研究的重要硬件设施，也是建设 “双一流” 大学的基本条件。近年来，随着中央各部委及地方政府在经费和政策层面上的大力支持，高校大型仪器设备的种类、数量和价值有了跨越式的增长，仪器设备的质量也得到明显提高[1]。但是，如何提高大型仪器设备使用效益、减少盲目购置，更好地为教学、科研和社会服务，是目前高校大型仪器设备共享管理的研究重点[2]。

1 高校大型仪器设备共享管理存在的问题及原因

目前，高校大型仪器设备共享管理存在的问题主要集中在三个方面。其一，部分高校大型仪器设备相关的管理制度不够系统，政策执行不到位，导致大型仪器设备使用效益偏低，部分仪器设备重复购置，闲置浪费现象比较严重[3-4]。其二，大型仪器设备的共享意识比较薄弱，“私有化” 程度偏高，对外共享服务及信息化管理水平有待加强。其三，大型仪器设备的运行管理主要依靠实验技术人员，这支队伍的活力未被充分激发，潜力未被充分挖掘，导致实验技术人员工作积极性不高[5]。出现以上问题的主要原因包括以下几个方面。

（1）占有化思想比较严重，不利于开放共享的全面开展。高校大型仪器设备的购置主要是为了满足相关学科的教学与科研需要，因此仪器设备单位化、部门化、课题组化、个人化的情况比较普遍。各单位、学科和专业之间缺乏沟通与共享意识，导致仪器设备使用情况不透明，一些通用型的仪器设备重复购置，对仪器设备共享有一定的抵触情绪，造成资源利用率不高，使得大型仪器设备共享管理的普及和推广工作阻力较大[3,6]。

（2）政策落实不到位，阻碍了开放共享的深入推进。近几年来，国家推出一系列政策措施，督促各高校和科研院所建立健全标准体系，合理规划布局，全面提高大型仪器设备的使用效率和开放共享水平[7-9]。目前各高校相继出台了相应的管理办法，明确了大型仪器设备的有偿使用及共享过程中的奖励分配等机制。然而一部分高校的管理制度未能细化，执行过程中缺乏可操作性，在现实情况中很难实施；还有一部分高校的管理制度修订不够及时，不能完全体现国家政策的变化和调整，导致仪器设备的开放管理停滞不前，无法有效提高使用效益[10]。

（3）未充分调动实验技术队伍的积极性，影响了开放共享的质量提升。随着国家、地方政府及高校的持续投入，部分高校的大型仪器设备以及硬件设施与国外大学相差不大，然而实验技术队伍的建设却明显滞后，导致很多大型仪器设备的使用水平与利用率难以提高，无法发挥出最大能效。由于高校大型仪器设备分布在不同的实验室或课题组中，拥有一支专业技能较高且具有较强服务意识的实验技术队伍显得十分重要。长期以来，实验技术队伍得不到应有的重视，从事大型仪器设备管理的实验技术人员地位较低，存在薪酬、待遇与高校教学科研系列教师差距较大、上升渠道狭窄等问题，使得实验技术人员缺乏职业认同感，导致大型仪器设备的日常运行管理往往缺少专职人员[11]。

针对上述存在的问题，我校加强顶层设计，从制度建设、信息化建设、实验技术队伍建设等多方面入手，提高全校师生对于大型仪器开放共享必要性和重要性的认识，并通过考核激励等多项举措调动实验技术人员开放共享的积极性。

2 大型仪器设备管理和开放共享制度建设

2.1 健全制度体系，规范管理流程，落实政策到位

学校的指导思想和运行机制是大型仪器设备管理的基础与保障[12]。根据国务院《关于国家重大科研基础设施和大型科研仪器向社会开放的意见》（国发〔2014〕70 号）等政策文件，我校结合实际情况，陆续制定和修订了《大型仪器设备管理办法》《大型仪器设备开放共享管理办法》《大型仪器设备使用效益考核管理办法》《大型仪器设备开放共享维修基金管理办法》等一系列相关文件，逐步建立了完备的大型仪器设备管理体系。通过强化新购大型仪器设备查重评议，规范仪器设备共享使用中的收费管理，建立大型仪器设备效益考评制度，设立开放共享维修基金等多项举措，有效引导全校师生利用大型仪器设备共享平台开展教学科研活动。这些措施不但保障了大型仪器设备的正常运行，还促进了大型仪器设备优质资源的管理和开放共享程度[13]。

2.2 加强查重评议，避免重复购置，提高使用效率

仪器设备是实验室的硬件设施，购置前的充分论证是仪器设备管理工作的首要环节。学校根据《中央级新购大型科研仪器设备查重评议管理办法》（财科教〔2019〕1 号），贯彻落实新购仪器设备的查重评议，在申购环节严把论证关，通过审核申购单位及学校有无同类设备或有同类仪器设备但其功能是否满足当前研究需要、其实验性质和条件是否适合共享、现有同类仪器设备使用机时是否饱满等，作为判定论证预审是否通过的重要条件之一。对不符合条件的仪器设备不建议购置，从源头上避免重复购置，从而促进现有仪器设备的有效利用和开放共享[14]。

2.3 完善激励措施，鼓励开放共享，提升使用效益

为有效推动大型仪器设备开放共享，我校大型仪器设备对校内外用户提供有偿服务。收取的设备使用费由学校统筹管理，学校根据各单位仪器设备开放共享情况进行相应奖励。从奖励经费中提取一定比例的金额作为大型仪器设备的运行维护费，为日常维修提供资金保障。再抽出一部分作为全校实验技术人员和管理人员的绩效奖励，以此进一步调动各单位参与开放共享人员的积极性。奖励经费的最后一部分纳入校级开放共享维修基金，用于资助已纳入仪器设备共享管理系统，用于开放共享程度较高的大型仪器设备的维修，不足部分由实验室与设备管理处每年以预算制向学校申请。由于大型仪器属于高精尖设备，零部件较为敏感，极易出现干扰和损坏，一旦出现故障导致设备无法正常使用，维修成本很高。尤其当大型仪器设备开放共享以后，由于使用者增加、使用效率提高，从而设备故障率也随之增加，损坏风险增大。为避免大型仪器设备出现故障后长期处于待维修状态，也为了消除管理单位因仪器设备开放共享容易受到损坏而维修经费难以落实的顾虑，开放共享维修基金能够提供这方面的有力保障。此外，学校资助维修费比例与开放共享程度挂钩，开放共享程度越高，学校资助维修费比例越高，以此鼓励各单位大型仪器设备开放共享工作。

从2009 年开始，学校每年进行大型仪器设备共享服务先进集体和个人评选工作，对开放共享服务工作突出、服务量大、服务机时高、成效显著的管理单位及个人予以表彰，授予荣誉证书，发放奖励，并且以此作为相关单位人员职称评定和职务晋升的重要条件。让全校实验技术人员和管理人员真正体会到做好大型仪器设备管理是一项有所回报的工作[15]。除此之外，学校参照《上海市促进大型科学仪器设施共享规定》及配套办法，特别制定了《大型精密仪器设备对外共享服务评估奖励计算办法（试行）》，根据仪器设备对外共享服务的机时、收费、用户数量、样品数、服务次数等指标计算各单位共享服务成效值，秉持“多劳多得”“优劳优得” 的原则，将个人奖励与相关工作人员在大型仪器设备的使用维护及管理服务工作中的职责履行、任务承担、成果贡献紧密挂钩。

通过以上多方面激励措施，我校调动了相关人员开放共享的积极性，提升了大型仪器设备的使用效益。学校连续三年获得上海市大型科学仪器设施共享服务先进集体的荣誉，连续两年荣获中央级高校和科研院所等单位重大科研基础设施和大型科研仪器开放共享评价考核优秀。

2.4 落实效益考核，推进科学评价，提高使用成效

为加强大型仪器设备管理，国内有些高校已经建立了评价体系，对仪器设备和管理单位进行年度效益考核，旨在激励和促进仪器设备的开放共享，提高使用效益，使其更好地为教学和科研服务[16]。

我校在考评大型仪器设备的综合效益时，将仪器设备根据使用方向分为三大类：科研类、教学类和公共服务类，并利用标准化指标体系，从使用效益、设备产出、共享服务、设备管理出发对大型仪器设备进行量化考核。同时将仪器设备的使用效益以有效机时为主要产出考核指标。仪器设备产出包括教学、科研等方面成果，如各类奖项、科研论文及本科实验教学情况等。共享服务以服务收入为主要考核指标，4 个方面的评价权重根据分类有所不同。

各单位通过线上填报，学校职能部门数据复核，组织专家评审小组对包括人才培养、设备创新、重大成果等进行考核，对各单位大型仪器设备的使用效益和管理情况进行综合评价。考核结果将作为学校仪器设备购置、运行维修费以及校内先进评比的重要依据之一。

2.5 注重顶层布局，建设公共平台，促进开放共享

2017 年底，我校启动了校级公共创新服务平台（以下简称“公共平台”）建设规划，以聚焦国家重大战略需求和国际学术前沿问题、助力创新人才培养和团队建设、增强社会服务和技术支撑能力为导向，通过顶层设计、依托学校优势学科、整合优质资源，建设了具有前瞻性和引领性的公共平台，充分发挥大型仪器设备对世界一流大学的支撑作用。通过集约化建设，促进了学校大型仪器设备的资源共享和跨学科的交叉研究，提高了我校大型仪器的开放共享程度，进一步提升了相关学科的影响力。

公共平台以 “6 大平台、12 个中心” 作为建设框架，由实验室与设备管理处全面负责建设和管理，校级公共创新服务平台架构如图1 所示。公共平台一方面纳入了原有的几个中心，如电镜中心、高性能计算中心、网络与数据中心、中北动物中心、闵行动物中心等，并对其持续地建设与支持；另一方面还建设了几个新的中心，如物质表征中心、精密机械加工中心、微纳米加工中心、调查与数据中心等，覆盖了我校重点学科和优势学科。近两年，公共平台购置40 万元以上大型仪器设备超过80 台套，显著提升了我校大型仪器设备的整体水平。

为加强公共平台队伍建设和确保公共平台的良好运行，我校制定并实施了《公共创新服务平台管理办法》《公共创新服务平台责任教授实施方案》等，并聘请优势学科和重点实验室的学术带头人为责任教授，充分发挥责任教授在平台建设和管理运行方面的作用，组建全职和兼职兼有的管理运行和技术支撑团队，通过集约化管理模式，保障平台的良好运行。

3 大型仪器设备管理信息化建设

3.1 推进大型仪器设备共享管理平台建设

图1 校级公共创新服务平台架构

随着 “互联网+” 时代的来临，利用信息化和互联网技术实现仪器设备网络化管理已经成为高校大型仪器设备管理的主要方向和有效途径[16]。我校从1998年开始建设仪器设备开放共享网站，当年有40 套价值10 万元以上的设备入网。到2008 年，共有208 套价值30 万元以上的设备入网。

2013 年，我校开始建设仪器设备开放共享管理平台，目标是建成一个规范化、信息化、智能化的实验仪器设备管理系统。截至2020 年6 月，共有732 套不同类型的仪器设备入网。在平台上，管理人员可以发布大型仪器设备使用、管理的相关规定，将所有信息充分共享，包括设备名称、技术参数、服务项目、存放地点、收费标准、开放时间等。校内外用户可通过平台查询仪器并预约测试服务。针对用户自主上机操作的仪器设备，用户必须经过培训和考核通过后，方有权限预约使用。

经过不断优化升级，仪器设备开放共享管理平台现已实现了开放共享、实时监控、数据统计等功能，优化了资源配置结构，进一步扩大了仪器用户，拓展了实验室资源共享共建的深度和广度，并与学校财务系统全面对接，简化了缴费手续。通过这一管理平台，学校管理部门能够查看仪器实时使用情况，并可以直接抽取数据，形成各种类型的报表。该管理平台能够为大型仪器设备效益考核提供客观准确的数据支持，也可以为实验室新购仪器设备提供可靠的机时数据，推动管理工作健康有序开展。

3.2 实现与财务网络系统对接

2019 年11 月，我校仪器设备共享管理平台完成了升级工作，成功实现与财务系统的全面对接，充分利用信息化手段，实现全自动线上流程服务。校内用户直接使用项目经费号在平台上进行预约，仪器管理员根据实际情况对各项预约进行审核，预约成功后财务系统将冻结相应的费用，实验完成后仪器设备使用费才会被结算。此次升级删减了平台原有的预交费模式，规范了项目财务管理，减轻了用户去财务处线下缴费的工作量，改善了用户体验。在达到 “让数据多跑路、让教师少跑路” 的目标的同时，进一步提升了学校大型仪器设备开放共享水平。

3.3 强化大型仪器设备运行监控管理

为了进一步提升我校仪器设备开放共享管理平台的智能化水平，学校对部分大型贵重仪器设备分批次安装了硬件控制器，实现对使用情况实时采集和监管。硬件控制器是服务我校仪器设备共享管理平台的硬件设施。采用蓝牙控制器连接仪器设备或配套辅助设施，无须连接有线网络，平台内的所有校内外用户都能够通过手机扫描二维码的方式进行上下机操作。硬件控制器与开放共享管理平台对接，实现使用记录实时同步，有效减轻仪器设备管理人员手工统计工作，起到了无纸化登记仪器使用记录的作用，提高了数据统计汇总的时效性和准确性。此外，实验人员流动性大，蓝牙控制器能够有效识别使用者的合法性，保障大型仪器设备开放共享的安全性，一旦仪器设备发生损坏可以及时找到责任人。

通过建设集共享管理系统和配套控制器为一体的仪器设备开放共享管理平台，实现了学校大型仪器设备的自动管理，管理部门能够实时了解大型仪器设备的运行情况及使用情况。

4 实验技术队伍建设

不论是大型仪器设备的规章制度建设，还是信息化平台建设都只是科学化管理的一种保障手段，任何一项工作都离不开人的参与，所以在大型仪器设备管理第一线的工作人员才是提高管理水平、提升仪器设备使用效益和开放共享水平的核心。

为充分调动实验室管理人员和实验技术人员的积极性，学校制定科学规范的实验技术队伍岗位管理、聘期考核、职称评聘等各项管理办法，并根据我校实验技术人员的岗位性质，完善现有实验技术系列职称晋升的标准，强调个人业绩与实验技术岗位工作挂钩，为不同类型的实验技术人员（实验教学类、公共服务类、科研支撑类）制定不同的晋升标准，打通职业上升通道，确保每位人员具有一定的发展空间。我校也持续对现有的实验技术队伍聘任考核机制进行改革，通过灵活多样的薪酬制度，体现 “多劳多得，优劳优得” 的激励原则，调动实验技术人员的工作积极性。

大型仪器设备更新换代较快，大量先进的仪器设备不断引入学校。如何运行管理好这些仪器设备，对实验技术人员来说是一种挑战，也是一种机遇。我校鼓励实验技术人员通过参加相关领域的培训学习，掌握该领域的新知识和技能，不断提升自身的业务水平，更好地为仪器设备提供服务。同时，我校也设立了相关的实验项目，鼓励实验技术人员对现有的大型仪器设备进行新技术开发和功能拓展，并将其作为每年大型仪器设备效益考核的加分项[11,17]。

5 结语

大型仪器设备管理建设是实施国家发展战略的一项基础性工作。我校通过加强大型仪器设备购置前的论证工作，从源头上避免盲目购置；利用信息化的管理手段和健全的管理机制，增强管理部门对大型仪器设备使用过程的监督管理职能；建立科学的效益评价体系，从而提高仪器的使用效益，实现资源最大限度的共享利用[18]。此外，我校结合学校特色探索了一套完整的大型仪器设备管理体系和实施方案，充分激发师生对大型仪器设备开放共享的积极性，有效提高了开放共享水平，取得了较好的使用效益。希望本文可为国内同行提供借鉴，进一步提高大型仪器设备的开放共享水平和使用效益。