“互联网+”经济背景下远程办公对企业人力资源的启示

一、前言

企业目标实现依靠各岗位员工完成本职工作并目标一致、共同协作为基础保障企业经营活动正常运营。办公是员工完成本职工作的基本手段，办公方式影响员工的工作效率；同时，企业的管理模式也影响企业办公方式。常见的办公方式有三种：传统模式、在家办公、远程办公等。传统的办公方式是员工在企业内部（例如：办公室、车间等场所）完成工作；在家办公是指一些工作不必要到办公室完成，在家就可以完成的一种模式，其工作具有独立性特征，例如：大学教师备课；作家；自由职业者等等；远程办公是在家办公的一种形式，但是又区别于简单的“在家办公”。传统意义的“在家办公”可以不借助任何外部工具，而且仅限于个别岗位，无法做到普及化；远程办公必须借助计算机或者移动通信工具、网络、以及各种线上办公软件才能实现，而且可推广性更强，普及率更高，可以被企业更多岗位及员工采用。远程办公于20世纪80年代提出，90年代最先在美国流行，IBM公司是远程办公的先驱者。随着远程办公技术的成熟西方国家的企业纷纷采用。利用现代信息技术处理大量各项事务的网上办公活动是远程办公最初的形态，但是最初的网上办公还不能称为远程办公，主要是由于技术不成熟。从全球范围看，受网络、信息技术以及多媒体软件的技术制约，远程办公主要经历了以下几个阶段：1.20世纪70年代，单纯的设备之间的网络连接，例如：打印机、复印件等办公设备与计算机之间连接解决事务性工作；2.20世纪80年代，利用数据通信技术出现的综合办公系统，并借助微型计算机进行数据的存储和处理等；3.20世纪90年代之后，随着互联网、多媒体技术、通信技术的发展，网上办公系统开始呈现综合化、智能化发展。但是，我国远程办公发展较西方发达国家慢。20世纪90年代，远程办公已经在美国、德国、日本等发达国家流行起来，而我国还处于起步阶段。进入21世纪之后，过去的20年间，虽然远程办公在我国部分企业及领域已经实现，但是普及率并不高，大部分企业还没有像美国企业鼓励员工采用远程办公在家处理工作的弹性管理模式。我国大部分企业仅把远程办公作为传统办公模式的一种辅助手段，并没有完全使用。在互联网技术日趋成熟的今天，5G时代已经来临，以及线上办公及学习软件的出现，实行远程办公的条件已经满足。但是，在我国远程办公没有成为企业办公的日常模式，受多种因素的影响和制约。当企业外部经营环境稳定情况下，大部分企业仍采用传统办公模式，远程办公并不能完全取代传统办公。但是，当外部环境出现不可抗因素导致企业无法按照传统办公模式正常生产运营，远程办公将成为必需的方式。

二、远程办公的优势

（一）节省员工时间

传统办公模式下，员工必须每天到公司上下班，大量时间浪费在上下班的路上。就我国一线城市北京、上海、深圳、广州、杭州而言，很多上班族的工作地点与居住地点不在同一个城市。例如：部分北京上班族居住在河北燕郊，距北京市区30多公里；部分上海上班族居住在江苏昆山，距离上海市区49公里；每天浪费在路上的单程时间高达1个多小时。据滴滴出行发布的《2017年城市交通出行报告》北京上班族平均单程通勤时间为52.9分钟。像深圳、广州、杭州虽然不像北京、上海两个城市，但是大部分上班族也居住在房价或房租低的偏远区域，花费在上下班途中的时间也在30分钟以上。所以，远程办公可以节省员工在路上的时间，把更多的时间投入到工作中。此外，员工还可以得到充足的休息，以饱满的精神状态开展一天的工作。最后，还能减少交通拥堵。

（二）提高工作效率

传统办公模式，一个部门员工集中在同一个办公室内，在工作过程中容易受到同事及其他事情的干扰。尤其是脑力性劳动需要大量时间构思以及集中精力完成工作，当在工作过程中被打断很难再回到原来的思路上，或者需要花费时间回忆之前的思路等。而远程办公，员工在家中不受外界干扰，能够使大脑保持高度集中高效完成工作，就工作效率而言较传统办公模式更佳。目前，适合远程办公的员工大部分为知识型员工，需要更多时间的思考及设计方案等，例如：教师备课、教授写论文、新闻工作者写新闻报道、设计人员制作设计方案、财务人员进行财务核算、计算机人员编写程序等等均属于脑力性劳动，需要专业知识和技能，除了少量工作需要花费时间与上司和同事进行沟通外，大部分需要处于不被打扰的独立空间完成。所以，远程办公为知识型员工提高工作效率，灵活采用办公方式提供了实现的条件。

（三）为实现弹性工作提供条件

弹性工作是20世纪60年代德国经济学家提出，指在规定的时间内完成工作任务，不局限于固定的办公地点，员工可以自由选择在家办公或者在公司办公，可以采用最高效及最节省时间的方式。美国杜邦、惠普、日本三菱、富士重工等企业于20世纪90年代开始实行并取得良好的效果。弹性工作制是以工作任务为中心的目标管理方式，但是要保质保量完成工作必须具备完成工作的一系列技术条件。目前，在互联网快速发展时期，远程办公各项技术都较成熟，能够完全满足远程办公的需求。例如：教师上课采用的腾讯课堂、钉钉、超星等软件；财务人员使用的金蝶软件；设计人员使用的PS、AI等软件；生产运作管理的ERP软件；开会使用腾讯会议；员工打卡使用钉钉签到；与上级及同事沟通可以借助微信、QQ等各种社交软件等等。员工利用一台电脑、一部手机外加宽带就可以在电脑或手机上安装各种软件完成工作。所以，信息、网络及各种办公软件技术的成熟实现远程办公可以使企业采用弹性工作制让员工充分利用时间，从而提高工作效率。

三、远程办公的劣势

（一）部分行业及企业不适合远程办公

如前所述，远程办公需要借助计算机硬件及软件设备，适合专业技术性较强的岗位，员工特征具有高学历、掌握专业知识和技能、属于企业的专业技术岗位或管理岗位等。知识性员工受过系统的专业知识学习，学习能力及接受能力强，能够熟练运用各种办公软件，在远程办公过程中障碍较少。对于制造业而言，需要对原料生产加工，假如机械化程度较低，属于劳动密集型类型的企业并不适合远程办公。例如：纺织业、服装加工业、电子企业、建筑企业等等。远程办公较适合互联网行业、设计院、研究所、电商行业、咨询行业等服务性第三产业，或者企业中的行政、职能类岗位等。

（二）不利于对员工的监督管理

远程办公远离领导及同事，由于信息不对称，管理者认为远程办公员工由于缺乏监督工作效率低，在正常上班期间做与工作无关的事情，例如做家务、处理私事，甚至不工作存在偷懒现象等。所以，远程办公不利于企业对员工的监督和管理，甚至部分企业为了加强监督要求员工实时定位打卡等表现出诸多不信任行为，从而引起员工的反感情绪。

（三）不利于团队协作

远程办公是员工在家中处理工作，对比集中式传统办公方式，远程办公相对比较独立和封闭。工作需要相互配合，团队合作，部门之间的协作等现象在现代企业中经常出现。在工作中遇到的难题需要领导同事共同讨论才能解决，而远程办公更多依靠个人独立完成任务，面对困难时，个人的力量远比不上团队的力量。

四、对员工能力要求

上文已提到远程办公更适合高科技企业、电商和咨询企业等第三产业、高校和研究所等科研单位；此外，远程办公需要借助计算机、手机以及办公软件等工具。所以，远程办公对员工的能力要求较高。根据麦克利兰的胜任力模型，员工应具备相应的能力才能满足岗位要求，从而做到人岗匹配。

五、机遇与挑战

在“互联网+”经济背景下，远程办公的条件越发成熟，逐渐成为企业新型的办公模式。但是在我国依旧没有成为主流，说明远程办公在我国企业的认可程度较低。当外部经营环境正常情况下，以传统办公模式为主，远程办公为辅无疑是企业常用的办公手段。当外部环境发生剧烈变化，出现不可抗因素导致企业停工停产时，远程办公将成为主要的办公方式。假如企业管理者依旧保守思想，不力图改变势必会被时代淘汰及被市场抛弃。远程办公是符合时代发展的，被西方企业证明的有效办公方式，企业应当跟上时代的步伐，积极探索，勇于创新及大胆尝试有效应对外部不可抗因素。当外部环境动荡时充分利用远程办公有效解决企业复工复产的困境，而不是被动等待被外部环境打败。所以，远程办公在外部环境不确定时期既是机遇又是挑战，抓住行业洗牌的机遇保存实力，稳定发展不被市场淘汰；同时要面对困难积极寻找对策克服技术难题的挑战，对现代技术理性分析及客观评价并接纳和加以利用。