规范化与标准化管理模式在电力基建工程档案管理中的应用

陈艳娟

摘 要：随着社会时代的发展以及经济水平的不断提高，在人们日常生活与工业生产中，对电力能源的需求量也不断增加，因此近年来我国电力基建工程数量及规模均呈现出明显提升趋势。而在电力基建工程建设中，档案管理工作不容忽视，作为为工程建设提供数据支持与经验辅助的关键工作，一定要认真审视当前工作中存在的不足，并且积极采取规范化与标准化管理模式，助力电力企业的基建工程档案管理工作朝着规范、合理、科学方向发展。

关键词：电力基建工程;档案管理;规范化与标准化

一、前言

电力基建档案作为电力基建工程建设中所有资料的汇总，是整个工程的全貌缩影，能够直接反映出电力基建工程的施工过程。对于基建档案管理的主要工作内容为资料形成、归档、积累、管理与利用等，并且在基建工程竣工之后需要以文字形式来呈现。然而从实际情况来看，电力基建工程档案管理工作中涉及部门及人员众多，管理内容也错综复杂，倘若管理不规范或不合理，势必会影响管理效果。基于此，本文将结合笔者工作经验，对规范化与标准化管理模式在电力基建工程档案管理中的应用展开分析，希望能够有效助力电力基建工程档案管理工作水平的提高。

二、现阶段电力基建工程档案管理中存在的不足

对档案管理的规范化与标准化管理模式进行探讨，首先需要对现阶段电力基建工程档案管理工作现状进行分析，找出其中存在的不足，具体来讲体现在以下几点。

（一）管理规范性不足

当前许多电力基建工程部门的档案管理工作存在内容不完整、不真实、不准确等规范性缺失的情况。例如，项目施工中签订的各类合同并未详细注明日期、规格等重要参数，或是出现前后矛盾;施工单位来函编号缺失或是存在重复编号情况等。

（二）管理缺乏统一标准

现阶段电力基建工程的档案管理较为混乱，原因就在于缺乏统一标准，主要表现在业主、施工、监理各个方面，而且即便是同一个项目，但是在设计变更单、技术交底文件、工程联系单等各类表格中还存在格式差异问题，许多人员工作责任心不强导致大量不健全的签字盖章文件出现，甚至许多文件毫无依据且缺乏真实性。

（三）资料不完整

电力基建工程档案管理工作中常常会发生资料丢失、遗漏、受损等情况，这些资料包括各种条件清单、施工设计图纸、设计变更签证等，原因就在于档案管理工作制度存在不完善之处，导致专职人员工作责任心不强，很多时候为了方便就懒得溯源，所以出现各类档案资料不完整的情况。

三、规范化与标准化管理模式在电力基建工程档案管理中的应用策略

通过上述对现阶段电力基建工程档案管理中存在的不足进行分析可知，要想提高基建工程中档案管理工作水平，一定要保证其规范性、合理性与科学性，才能契合电力基建工程的建设需求。所以，可尝试应用规范化与标准化管理模式，认识到该档案管理工作模式是未来电力基建工程的发展趋势。具体来讲，规范化与标准化管理模式在电力基建工程档案管理工作中的应用体现主要集中在以下几方面。

（一）项目前期文件档案

电力基建工程项目的施工建设前期文件非常关键，这部分档案资料主要是证明该工程项目的合法性，作为证据性文件，在收集与管理过程中有着一定的难度，所以应当采取规范化与标准化的管理模式予以管理，同时要配备专职人员进行档案收集，对电力基建工程的调研、申报、审批的前期全过程资料进行汇总。项目前期文件有着时间周期长、经手人员多等特点，作为档案管理专职人员一定要保证各类资料的完整性，做到完整收集、及时归档。与此同时，档案管理人员还需要对基建工程项目的实时进展充分了解，对各阶段生成的各类文件资料进行保管，同时在归档过程中要按照一定标准进行划分，比如按照时间、部门等去分档。待前期工作完全结束中，要立足全局按照标准划分归档，发现问题要赶在正式开工前纠正，保证项目前期文件档案的规范化与标准化。

（二）招投标文件档案

电力基建工程项目招投标工作牵涉到大量企业且需要开展复杂、系统的工作，所以该阶段的档案管理也需要高度重视，确保规范与标准。电力基建工程招投标阶段需要归档的文件资料种类繁多，主要由招标文件、投标文件、澄清文件、评分文件、中标文件等，倘若档案管理工作人员没有按照标准对文件资料进行合理类别划分，则很有可能造成签字不规范、资料收集不完整等情况，进而直接影响后续电力基建工程的开展。所以，在电力基建工程招投标阶段便要做好档案保存与管理。作为档案管理专职人员，要全程参与项目招投标工作，对具体基建工程项目情况深入了解，一切与该项目相关的资料要做到心里有底，特别是招投标中的细节部分，如文件签字、功能表等，更要有序管理，并且要格外关注签字、功能表等操作规范。倘若档案管理工作人员因为特殊原因而无法全程参与招投标，则需要在招投标结束后第一时间与相关部门取得联系，去获取第一手文件资料，及时做好登记、分类与归档工作。

（三）施工设备文件资料

电力基建工程项目施工中需要用到大量设备，对于这部分设备的文件资料同样需要档案管理工作者加强管理。首先，专职人员需要与施工设备厂商保持密切沟通，对于工程项目采用的相关设备参数、规格、使用注意事项等信息充分了解，编制出规范化的设备采购台账，并且对机械设备订购合同妥善保管;其次，电力基建工程施工设备进场之前要先进行检测，此时档案管理人员也要全程参与，将进场前的设备检测信息进行收集，随后对文件资料进行类别、等级的划分，及时归档。如此一来，保证施工设备在采购与进场施工检测中生成的各类文件资料实现规范化与标准化的管理。

（四）施工材料合同文件

在电力基建工程项目中，施工材料会对施工质量形成直接影响，所以档案管理人员在收集与保管相关文件资料时，还要与材料采购部门做好沟通，对施工所用材料的采购、运输、现场检测等相关信息全面掌握，主要收集的文件资料有材料采购合同、运输物流清单、检验报告文件等，对这些文件进行细致核对与分类。同时，在收集过程中还要对所有合同文件中的签字盖章做好确认，验证盖章是否与规范相符以及合同内容中是否存在纰漏、错误信息，发现问题要第一时间进行修正。唯有加强对施工材料合同文件檔案的规范化与标准化管理，才能全面提高电力基建工程项目的施工质量，实现施工成本的缩减，助力项目经济效益与社会效益的提升。

（五）项目施工与安装文件

为保证电力基建工程在竣工之后能够顺利交接，一定要对项目施工过程与各种设备安装文件资料妥善保管，对于这部分文件资料同样需要采取规范化与标准化管理模式，保证分档合理性与完整性，做好日常档案资料积累工作。在档案收集、记录等工作开展中，专职人员需要与相关部门协调配合，共同制定科学合理的管理制度。此外，档案管理工作人员还需要在项目施工与设备安装中扮演监理角色，发挥监管职能，对施工材料管理、质量管控等环节做好监督，一旦察觉有质量不过关的情况要及时要求整改，保证所有施工档案文件信息的规范化与标准化。

（六）竣工文件档案

电力基建工程的竣工文件档案同样需要做好规范化与标准化管理，严格管理档案的归档与移交上级工作，确保与电力基建工程项目进展保持同步，如此才能确保项目施工中所收集的资料档案的完整性，避免出现档案受损、遗失等情况，保证所有档案资料齐全。待项目竣工之后，档案管理人员还要协助相关单位一同编制竣工资料，以标准化的档案资料为手续移交、监理审查提供助力。

四、结语

综上所述，在电力基建工程建设过程中，档案管理工作质量与效率会对工程质量形成一定的影响，所以在具体档案管理中需要想办法提高其规范性、合理性与科学性。因此，笔者建议尝试在项目施工前期、招投标、设备材料采购、合同管理、竣工文件管理等各个阶段推行规范化与标准化管理模式，以此去提高档案管理工作水平，保证电力基建工程项目圆满竣工。笔者相信在规范化与标准化管理模式的加持下，不管是基建工程档案管理工作水平还是电力企业的整体管理能力，均能实现跨越式提升，从而为人们带来更优质的电力服务。

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