浅谈机关单位档案信息化建设

陈蓉蓉

近年来，随着我国现代科学信息技术的不断发展，现代办公自动化等信息技术的广泛应用，各级党委、政府对档案信息化建设的高度重视和支持程度也日趋加强和提高。各级档案行政管理有关部门对加强档案信息化的建设也进一步提出了更高的政策要求。此外，为了进一步简化对档案信息检索的方式、提高对档案信息化利用的管理工作效率，也日益需要我们不断加强对档案信息化的建设。

在本单位档案信息化项目建设的过程中，我们主要负责做好本单位各门类、载体档案的整理、数字化管理工作，应用信息化系统的基础建设和维护工作，软硬件基础设施以及设备善维护工作，档案信息化专业技术人才的选拔培养使用工作等。在我们本单位开展各项信息化工作的同时，需要严格遵守本单位相关的工作标准，具体工作内容有：

一、纸质档案整理

根据中央和国家、省、市下发的档案和行政信息化管理建设等部门关于档案管理工作规范性的文件，本着"强化收集、简化整理、细化检索、深化利用"的原则制定档案信息化业务建设工作指导方针，档案和行政信息化业务建设管理单位每年应对办公室藏各类纸质档案电子目录进行了规范性的整理，同时认真做好档案电子目录著录管理工作。

二、纸质档案数字化

根据国家档案局《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017），对所有同类纸质文件档案保管期限分别为永久、长期、定期30年的所有纸质文件档案及其记录文件资料进行数字化加工，主要的标准如下：（1）扫描后图像的顺序与扫描后的实体档案图像排列的顺序相一致;（2）扫描后的图像要求为彩色300dpi;（3）对扫描后的图像实体档案颜色要清晰，不能出现失真;倾斜度不能超过1度;如果有多余黑边的必须及时去除多余黑边;（4）图像存储的格式为单层tiff，利用的存储格式为双层pdf。

三、照片档案整理及数字化

建设中的有关单位档案工作负责人应根据中央和国家、省、市政府有关的要求，照片电子档案的收集整理及其数字化管理应尽量做到：（1）电子照片档案必须双套制，一份电子一份洗出来后放进电子照片的档案册中，一册不可能超过60张;（2）对照片档案的说明必须准确地反映电子照片的内容和信息，时间、地点、事由、人物、背景、摄影者六要素必须齐全，重要的人物还应该清晰地表明人物的主要职务、姓名、位置等;（3）对电子档案的照片尽量以对原件进行电子扫描为主，如原件需进行电子扫描，分辨率一般不得超过或低于600dpi。

四、实物档案整理及数字化

建设单位根据中央和国家、省、市政府有关的要求，实物印章类档案的收集整理及其数字化管理应做到：（1）所有实物印章类档案按照大流水线格式进行编号;（2）实物印章类档案应在背面右下角或者底座、印把等不明显影响其外观的地方隐藏处张贴实物标签;（3）实物标签的粘贴过程一定要牢固、不易脱落，不得直接使用任何化学粘合剂进行粘合实物标签;（4）实物印章类的档案还应根據需要印制成标签与印模一并存档。

五、应用系统建设

应用系统设计应符合国家关于档案管理软件的建设要求和标准规范。

系统主要功能应当是具有对电子档案文件的收集、管理、存储、利用等的基本功能，包括电子档案的创建、整理以及移交、接收、鉴定、编目统计、借阅档案审批、系统维护、数据恢复与备份等，能够有效地实现oa系统通过对电子档案的实时在线查询归档及对音像文件档案、照片文件档案、光盘文件档案、会计文件档案、实物文件档案等电子档案资料的查询和管理。档案目录查询系统按照管理权限为各级有关部门和单位个人服务机构提供电子档案查询目录和网上档案查询，具有对借阅档案申请、审核工作流程的控制。

系统网络管理采用先进的b/s网络管理模式，基于网络在单机或政务中心内网络上运行，与internet网络进行物理网络隔离。部署网络版本的系统还可以按需自行配置专门的服务器以及设备作为应用服务器，相关的服务器以及设备由系统管理单位的信息管理部门工作人员进行托管。

六、档案信息化人才培养工作

随着信息技术、现代计算机技术、互联网技术以及大数据技术、云计算技术等先进的现代科技和手段在我国档案业务领域内的广泛应用，所以单一纯精通我国档案的业务或某一项档案管理技术都很难完全能够胜任我国档案的信息化网络建设和管理工作。因此我们要特别着重大力培养一批讲思想政治、讲纪律规矩、具备熟悉我国档案的专业知识、熟悉我国档案的业务和工作、掌握先进的现代科学和技术、始终能够保持旺盛的档案求知欲和具有开拓创新拼搏精神的一批新时达、复合型档案管理人才。

对于一个单位而言，档案信息化建设涵盖了方方面面，我们必须要从多角度入手，制定长远规划，认真实施，真正实现档案管理工作的跨越式发展。