浅析人民法院纸质档案数字化管理安全性的要求

陈蓉蓉 罗正勇

近年来，随着各级人民法院对档案信息化建设的有序推进和开展，各级人民法院也都将对纸质档案的数字化管理作为人民法院推进档案信息化建设过程中的重要环节加以推进。但因为人民法院对档案的管理具有其特殊性，因此在对档案数字化的过程中需特别注意档案安全性的要求，从实际的开展工作情况分析来看，我们认为应从以下几个重要性的方面对我们加以重视和考虑：

一、确保档案原件的安全。

在对纸质档案的数字化加工过程中不可避免地需要对纸质档案原件进行一次性的折卷、扫描、装订以及其他必要的电子数据处理。但在纸质档案数字化加工处过程中必须最大限度地利用和保护纸质档案的原件，尽量避免自然或人为因素直接造成的纸质档案原件的损坏。否则，一旦纸质档案数字化后的电子档案数据原始图像损坏，便再也有可能无法完全恢复纸质档案的原貌。对于如何保护具有珍贵文物或重要史料收藏价值的纸质档案，遵守这一点显得极其重要。因此，为将档案数字化的工作对纸质档案原件的直接损害和影响降至最低，必须仔细研究、设计纸质档案数字化的相关工作管理流程，制定并切实严格执行数字化操作规程，确保档案数字化的工作安全有序地顺利开展。

二、维护档案信息资源的保密性

根据国家档案局《纸质档案数字化技术规范》的要求，"纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定"，"对所要进行数字化的对象要按照一定的原则和方法进行确认。虽然数字化的档案大多数是开放文件，不具有保密性，但为了保护档案原件或为备份拟移交文件而进行的数字化，则可能涉及保密档案"。档案的数字化管理工程常常需要有专门的外来人员进行参与或直接交由专门的纸质档案数字化服务公司进行承担。人民法院因其对档案的特殊性从而对其设立数字化档案服务公司的选择就更为重要。我们认为一定要选择一家具有合格的档案秘密电子载体印制数字化资质（即将档案秘密载体数字化）的档案信息化服务公司，同时对数字化服务公司及其工作人员进行严格的安全管理和保密教育，要签订安全保密的协议，限定其进行保密操作的权限和追究其保密的责任。对于档案内容十分敏感或者有非常严格的数字化使用和保护范围的电子档案文件，应当可以考虑由人民法院内部安排专门的人员或者采用专门的数字化设施和设备进行其数字化。在非市场条件允许的特殊情况下，人民法院可以考虑提供笔记本电脑、移动硬盘等数字化存储设备供档案秘密数字化服务公司及其人员使用，这样我们就可最大程度的提高和确保数字化电子档案文件数据的保密和安全性。

三、强化档案数字化工作场所的安全性管理

档案数字化必须在人民法院指定场所进行，场所内应配备门禁、视频监控、消防等安全设施设备。接受委托的单位的主管部门应当及时安排相关专人及时地检查消防和视频监控的记录，发现存在问题及时地反馈或者通报给相关的数字化档案服务公司，并按照规定限期进行整改。对于涉嫌违反国家档案服务数字化保密服务管理要求的档案服务公司或者其工作人员，要求对其设立档案黑名单管理制度，在一定的时期内依法限制其开展或承接档案相关的业务。

四、做好档案数字化工作人员的管理

当前，各级人民法院的档案数字化大都委托第三方服务公司来负责，人员的流动性大、人员的质量参差不齐，因此对具体实施数字化工作人员的资格管理就越来越显得尤为重要。首先，不可能允许实体数字化档案服务公司招聘外籍的人员入场开展工作;其次，对于入场的人员，服务公司应将入场人员的信息及时提交材料给人民法院（或其委托的单位）有关部门进行入场人员资格的审查，确保入场人员安全可信;此外，数字化电子档案服务公司工作人员应严格做好对人员的入职、离职的审查以及备案管理工作，確保入场人员的可控，最大限度地保证实体数字化档案及其电子档案的安全。