探索轨道交通工程档案现代化管理

2020-12-12杨刈奇

缔客世界 2020年1期

杨刈奇

（中铁第五勘察设计院集团有限公司档案馆北京 102600）

引言

档案是对科学技术和生产活动的重要记录，具有很高的再利用价值。在新时期新的形势下，随着我国大数据战略以及互联网的持续推进，国家经济建设由高速度向高质量发展的转变，城镇化建设步伐加快，大中型城市人口不断增加，城市规模不断扩大，城市建设突飞猛进，客运量与运能的矛盾较为突出，加快发展轨道交通工程日趋紧迫，大力发展轨道交通工程过程中随之产生大量的档案，这些档案对于城市轨道交通以及城市持续发展非常重要，随着科技的不断进步和知识更新，档案管理工作逐渐引入了现代化设备，使档案管理方法、开发和利用等各个方面都发生了巨大变化，档案管理工作实现了信息化创新，出现了新的发展方向。我们必须高度重视和加大对轨道交通工程档案的有效管理。

1 轨道交通工程资料归档存在的问题

1.1 轨道交通工程资料归档准确性、完整性难以保证

轨道交通工程在建设过程中，呈现长周期、多阶段、多专业以及多类别等多元化特点。工程建设资料收集、移交涉及的人多、面广、程序复杂，资料多部门保管、多处保存，归档不及时导致资料缺失；有些部门没有较完善的归档制度，有些人员归档意识不强，经常出现资料漏归、少归、甚至是不归的现象。

1.2 轨道交通工程资料归档管理不规范

轨道交通工程资料归档管理不规范主要表现在以下几个方面：一是管理制度不完善，各部门各专业的管理方式差异较大；二是档案资料没有实行专人保管，多人经手，资料比较混乱，甚至缺失。三是对资料归档意识淡薄，很多重要资料缺失，少归漏归。四是设计资料版本多，施工图变更几次的现象经常出现，归档版本容易混乱。

1.3 轨道交通档案开发利用率低

轨道交通档案开发利用率不高主要是归档文件受专业限制，分块化、专业化比较明显，查阅一处信息需调阅多份档案，十分不便，如查阅线路平面图，没有管线的相关资料，查阅污水管线迁改平面图，没有燃气、给水及电力等管线迁改资料；轨道交通工程归档底图有的经多次查阅破损不全，有些底图存放环境比较差，底图纸张泛黄、发脆，不便继续查阅利用；个别项目归档不完整，后期开发和利用价值大大降低。在互联网时代，信息化、网络化是档案管理发展的必然趋势，网络信息建设滞后，网上查阅体系不够完善，不便查阅利用，以上种种因素使轨道交通档案利用率大大降低[1]。

2 加强轨道交通工程档案管理质量

2.1 加强归档资料管理制度完善

结合设计单位工作情况，依据《档案管理办法》制定《档案管理实施细则》，在细则中明确资料管理、归档流程、保管措施、查阅要求，完善档案的收集、整编、归档、借阅、保管、销毁等基本程序和要求，重点对资料收集工作作出详细规定，确保档案管理工作有章可循。将档案管理工作纳入工程建设目标管理考核体系，使归档工作和工程建设同步实施、同步归档、同步考核，达到档案管理科学化、标准化、规范化的目标。

2.2 加强归档资料的规范管理

加强资料管理基础队伍建设，各专业配置相对长期固定的资料管理人员，加强业务培训，定期参加行业的技术交流，不断提高资料管理人员的业务水平和技术能力。

明确各专业资料管理人员职责，加强资料收集、整编管理，并满足数字化要求，对查阅、修改、录入实行严格管控，加强档案管理人员的职业道德培养，及时主动、准确完整地进行资料整编归档，最大程度上减少漏归、不归等问题。

档案归口管理部门适时进行检查指导，形成有效的过程监管，发现带有普遍性的问题，及时组织集中培训学习，不断解决随时出现的问题，努力提高归档质量。

2.3 归档资料规范存档

按照各个城市《轨道交通工程质量检验评定标准》规定，文件要分类存放，按项目、工点、设计阶段、专业划分为若干个单位（盒），再分盒、分柜存放。每个资料盒内放置目录，每个柜架上有类别清单，盒内目录与电子目录完全相对应。按类别建立目录树，通过目录树查询电子目录，准确、快速找到资料的所在位置[2]。

3 提升轨道交通工程档案现代化管理的探索

3.1 轨道交通工程档案管理人员专业化

各专业资料管理人员实行固定的专职化管理，管理人员熟知轨道交通工程资料的收集、整编、归档、保管、借阅等基本流程和要求，考核通过后持证上岗。探索引进档案专业管理人才，为轨道交通工程档案管理注入新鲜的专业力量，不断提高档案管理水平、开发提升档案利用工作。不断培养提升档案管理人员现代化意识，提高专业能力和综合素养，熟练掌握现代化知识运用能力，具备创新精神，不断提高管理方法和途径，使档案管理工作能够符合时代发展的需要[3]。

3.2 轨道交通工程档案归档规范化

轨道交通工程资料管理符合标准化要求，探索复杂的轨道交通工程资料按项目、工点、分阶段、分专业收集整理的管理办法，提高资料完整性和准确性，避免出现遗漏和杂乱无章的现象，提高调阅和查询服务水平。轨道交通工程归档管理符合程序化要求，各专业部门保管的资料在归档前进行全面的认真的检查核对，确认无误后分门别类整编、装盒、录入系统，这个过程作为归档工作的标准化程序，并固定下来形成制度或传统。

轨道交通工程资料管理符合制度化要求，轨道交通工程有一定的独特性，与其它工程档案所形成的资料有一定的不同，轨道交通工程资料多、杂、形成时间跨度长，对资料的成套性、专业性要求高，补充修改内容多变，如：施工过程中经常发生变更，多次修改施工图文件，变更设计版本较多。探索资料收集、整编、归档明确项目专人负责制，尽量使原设计人员参与归档工作，积极采用信息化手段实现从文件形成、流转到归档全过程的数字化。资料收集全程由兼职档案员密切配合，保证档案归档管理科学规范。

3.3 轨道交通工程档案管理归档资料信息化

在新时代，轨道交通工程档案管理，虽然也运用了互联网技术，但大多还是采用传统的存储方式，这种方式不但工作量大，也不利于档案开发利用。在数字化过程中，积极探索建立精准的数据库、云存储等现代与互联网相联的存储方式，使查阅、浏览更加便捷，也可实现互联网与大数据的统计。对数据库、云存储配合加强维护管理，确保数据安全可靠，不断提高档案的利用效率[4]。

3.4 轨道交通工程档案查阅管理网络化

一是加快网络硬件设施建设，实现装备和技术现代化，完善档案网上查阅系统，设置分级查阅权限，最大限度的服务生产经营及技术管理工作。二是加快数字化整备，对计算机、扫描仪等现代化档案管理设备进行合理的配置，投入一定的人力物力，对原有的纸质档案资料进行数字化处理，尽早让死档变活档。三是全部实施网上签名，采用带电子签名的电子文件归档，避免蜡纸底图不方便存储及查阅利用的缺点，大大增加工作效率又节能环保[5]。