办公室文档管理中的公文管理与保密工作研究

王宇萱

摘 要： 办公室作为企事业单位的重要部门，主要负责企业内部的性管理事项，可以为企业各项工作的开展提供支持。基于此，本文分析办公室文档管理现状，最后针对问题提出合理的建议，希望能够为相关行业提供借鉴。

关键词： 办公室;文档管理;保密工作

【中图分类号】G271;F270 【文献标识码】A 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.41.276

文档，亦称“普通档案”，是机关、团体、部队、企事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料，因而又称“党政档案”“政务档案”“行政档案”。文档是一个团体、单位各项方针政策、党政工作、内部管理、业务活动等的具体体现和及时备案，是上传下达、沟通协调、开展工作的重要载体。文档工作为今后各项工作的开展奠定了坚实的基础，是领导决策的重要依据，是单位建设与发展强有力的保障。

1 办公室工作现状分析

1.1 工作人员经验不足

工作人员缺少工作经验，在出现突发事故后，工作人员无法有效处理。同时，年轻员工荣誉感和责任感不强，影响了办公室管理作用的实现。

1.2 档案专业知识不对口

文档工作一般安排在办公室，但办公室人手有限，一般不会安排专职档案员，往往由某个文员兼任。他们的日常工作包括文件收发、办公保障、信息沟通与宣传、档案管理以及党团工会等社团工作等等，能够分配给档案工作的时间、精力都有限，难免产生文件材料收集不全面、不及时、范围不明确等方面的问题。大部分单位要求管理文档的人员去学习档案管理方面的知识，但不排除个别单位甚至任用根本没有文档基础知识的文员。负责文档管理工作的人员专业素质参差不齐，加之主观上个人对文档管理工作主动性的欠缺，使得文档管理工作存在很大漏洞，给后续的利用工作带来一定的隐患。

2 提高办公室文档管理中的公文管理与保密工作的方法

2.1 规范公文制发

办公室文档中，公文是档案前身，档案则是公文转化而来。因此，公文质量直接影响着办公室文档规范化管理质量和水平。首先，要规范公文制发格式。严格按照“通知”“通告”“决定”等13种公文体例格式要求，规范使用文种及结构排列等。其次，要规范公文签发手续。重点检查公文制发过程中是否履行了相关签发手续，落款、主送、标题、印发等是否规范准确。再次，要规范文件载体格式。即，纸张的选择、文件的打印装订，字迹书写等应规范，如选用4A型纸张，左侧装订，采用蓝黑色墨水，不得散页、漏页。可见，规范公文制发，应从公文的起草、审核、签发、打印等全过程，严格按照《国家行政机关公文格式》《国家行政机关公文处理办法》具体规定和要求，规范做好公文起草、审核等各项工作。

2.2 加强协调，使管理职能得到提升

现阶段，加强管理力度，对现有管理体系进行优化和完善，是提升办公室管理水平的有效途径。而办公室作为企业内部的管理机构，在给排水管道工程建设过程中起到了至关重要的作用，具体表现为办公室人员应该将上级文件及时传递给各施工单位，要求其按照规定进行工程建设，并基于工程实际建设情况，制定下一阶段的工作计划。与此同时，还要与其他部门进行沟通和交流，对市政工程建设情况进行监督和管理，扮演好自身在工程建设过程中的角色，从而使市政工程保质保量完成。企事业单位办公室应积极响应国家和政府部门的号召，基于发展战略，制定工作计划，通过监督管理机制的建立，确保工作计划落实的效果[1]。此外，还应加强考核力度，使目标考核管理的真正作用得以实现。目前，常用的考核方法包括签订目标责任书、实施量化考核、建立考核小组等等。

2.3 提高档案专业知识技能

文档工作是一项专业性比较强的工作，单位应设置专职档案工作人员，可以直接安排高校档案专业毕业生，也可以专门培养此类人才，务必使其掌握较强的档案专业知识。提高文档专职人员的专业素养，首先要熟悉《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等法律法规，其次要熟练掌握文档收集、整理、鉴定、保管、利用等专业的档案知识及操作技能。对于文档工作人员专业知识及技能的提升，可以通过营造氛围加大普法力度、“老带新”加强业务知识传承、参加档案局考试或培训等方式，循序渐进地做好文档专职人员的培养工作。

2.4 加强立卷指导

办公室文档工作是一项繁琐、复杂的专业化工作，很多部门或机构因人手不足等因素，兼职人员从事文档工作的现象较为普遍。因此，加强文档立卷归档工作的业务指导，为文档规范化管理提供强有力的人才支持和保障。为此，首先是要加强兼职档案人员、文书工作人员的业务素能培训，加强《档案法》、公文制发等业务培训，重点还要做好办公室文档立卷归档的原则、方法、要求和程序等专业素能培训。其次是要加强人员配备。根据办公室文档规范化管理的实际需要，以及单位实际情况，适当加大文档从业人员配备，确保办公室文档规范化管理必要的人才支持和保障[2]。再次是要夯实文档管理基础。加大计算机、扫描仪、档案密集架等基础设施投入力度，为办公室文档规范化管理提供必要的软硬件尺寸和保障。

2.5 寻求信息化路径

随着科技的进步，信息化、网络化的发展，档案信息化的呼声越来越高涨，需求也越来越迫切。档案信息化管理就是利用计算机网络技术中的高速扫描、数据压缩、数据库、网络传输等技术手段，实现档案信息的接收、传递、存储和提供的一体化管理，最终实现档案信息资源的共建共享。档案的信息化是规范档案管理、完善标准、提高效率的有效方式，能够极大延长纸质档案的寿命，提高档案工作的科学性、可持续性。事业单位应该在做好文档传统收、管、用工作的同时，创造性地开展文档的信息化建设，以适应时代发展的要求，推进单位文档事业的发展。

结束语：综上所述，在新时期背景下，企业应注重办公室管理水平的提升。究其原因，主要是办公室作为企业的重要部门，其管理水平与企业发展存在密切的关联。建议企业通过建设办公室制度、提高人员素质、应用信息技术、创新管理手段等措施的实施，实现预期的目的。

参考文献

[1] 邱凯.初探档案信息化管理的优势及安全问题[J].兰台内外，2019（32）：13-14.

[2] 万伦宇.刍议互联网趋势下图书馆档案信息化管理新路徑[J].兰台内外，2019（32）：27-28.