面向航天企业的文档协同模式研究与实践

沈学东 康昊 吴茂永 张墨涵

摘要：随着当今社会不断变革，新兴技术应用的不断深入和普及，越来越多的企业使用协同办公系统替代传统办公形式，提升企业的工作效率和过程把控。航天企业作为系统工程方法的典型应用代表，日常工作中涉及大量的文档协同工作，传统的办公模式无法满足科研设计人员的需求。本文通过对航天企业现状进行分析和研究，提出灵活、机动的文档协同应用模式并进行实践，提升企业办公效率。

关键词：文档协同;系统工程;科研协作;协同编辑

中图分类号：TP311.52     文献标识码：A    文章编号：1007-9416（2020）10-0000-00

0 引言

航天企业作为系统工程方法的典型应用代表，日常工作中涉及大量的文档协同工作，在传统的办公模式下，多人共同完成一篇文档，需要将文档内容分工编辑，并传来传去，最终还需要人为进行合稿，文档中间版本控制混乱，大量类似需求带来重复性工作，办公效率低下，无法满足科研设计人员灵活、机动的研发需求。

通过建立面向航天企业的文档协同工作方式，部分取代线下协调、频繁互传文档的传统方式，实现了科研设计人员文档知识交流共享、文档协同编辑、文档版本控制和批注等功能，解决了地理位置隔离等协作问题，为大型技术方案共同线上编程合作提供了解决途径，加强了跨学科跨领域研究组织的沟通和合作，推动科研生产模式转型，极大提高了科研效率[1]。

1 文档协同技术

1.1 协同办公

协同办公指利用信息化技术和手段使企业工作人员便捷高效地共享信息、协同工作，提升企业的科研生产效率和管理水平[2]。

1.2协同文档

协同文档指多人协作完成一篇文档，支持多人在线同时写作编辑文档，即写即存，实时协作，全过程留痕可追溯[3，4]。

2 文档协同现状

航天企业电子文档资料众多，包括产品设计方案、模型图纸、技术参数等，绝大部分设计文件和文档资料分散存储在企业员工的个人的工作电脑中。随着跨专业跨部门文档协同编辑需求的不断增加，科研人员疲于应付，在文档协同编写过程中，多方人员未能充分沟通，协同编辑存在流于形式的现象，沟通成本和人力成本不断增加，企业效率低下。现阶段，在文档协同管理方面，企业面临的主要问题如下：

2.1 固定位置，协同效率低

传统PC办公模式下，员工固定办公位置，文档资料分散存储在个人电脑中。当需要跨专业跨部门人员共同完成一篇文档时，需要员工进行文档内容分工，并互传内容，中间编辑过程需要采用邮件、电话、会议等沟通方式进行多次沟通，当文档内容完成后，需要人员能进行合稿，整个过程协同效率低，版本控制难，容易产生文件版本传输错误的情况。

2.2版本混乱，不易管理

设计方案、模型图纸等文档资料，需要进过多次修改与更新。除了最终确定的版本外，中间的很多修订版本同样具有重要的意义，在类似的项目中也许就可以直接用来提交任务。如果需要保存中间版本，在员工个人的电脑中，同一个文件就会出现多个版本，显得很混乱，提交时还有可能提交错版本，并且无法快速清晰的查询每个版本的修改原因以及修改记录。

2.3数据存储分散，存在安全风险

传统办公模式下，员工将个人数据存储在个人PC机上，PC机容易拆卸和发生故障，尽管安装了防护软件和设置了安全策略，依然存在丢失和失窃的风险。同时，因员工工作调动或离职，企业文档知识容易流失。

3 文档协同模式的研究与实践

基于文档协同现状管理存在的问題，通过搭建文档协同平台，推动科研生产模式转型，建立文档协同模式，满足科研设计人员日常办公中的文档协同需求，减少沟通管理成本，提升办公协作效率。

3.1 文档协同平台

文档协同平台实现文本文档、电子表格和演示文稿等资料的多人实时协作编辑，实现毫秒级保存和历史版本控制，平台架构图如图1。整个系统平台分为物理层、服务层、应用层、安全保障体系和监控运维体系。物理层为文档协同平台提供计算资源、存储资源和网络资源。服务层为平台的功能层，包括内容管理、协作管理、版本控制和稳定存储等功能模块，实现了Web端和客户端的文档上传、修订、发布、下载、分享、版本回溯、多人实时协作、自动保存等，同时还提供开放对外接口，为对接其它应用系统提供可能。应用层为用户提供平台应用接口。安全保障体系和监控运维体系为系统保驾护航，确保系统安全可靠运行。

3.2 文档协同模式研究与实践

基于文档协同平台，将传统线下文档编辑转移到线上协同编辑，实现了跨地域跨领域的科研设计人员实时协作编辑，推动科研生产模式转型。同时，集成企业现有应用系统，实现系统间的数据交互，实现企业文档的统一集中管理。文档系统模式示意图如图2。

3.3 文档协同模式的优势

3.3.1 提高办公协作效率

文档协同模式下，打破了地域和领域的隔断限制，实现了跨地域跨领域的科研人员对同一文档的实时在线编辑，支持网页端和客户端两种编辑模式，团队成员可以实时看到其他成员的编辑内容，还可以随时编辑随时发表评论，有效减少编辑过程中的电话、邮件、会议等沟通成本，提高了办公协作效率。

3.3.2 提升精细化管理

文档协同模式下，可以实时记录团队每名成员的编辑记录，自动保存文档的各个历史版本，实现文档的版本控制和历史版本回溯。解决了人为管理带来的版本混乱和易出错的问题，提升了文档的精细化管理。同时，对于文档编辑过程和文档的贡献度一目了然，可以有效提升计划的精细化管理。

3.3.3 提升安全可靠性

文檔协同模式下，文档存储在数据中心，文档数据进行了集中统一存储管控，能够直接满足类似项目的类似需求，减少了重复性工作，解放人力资源，提质增效。同时，集中管控有效避免了科研设计人员硬盘故障、损坏、丢失带来的数据丢失的问题，解决了企业人员工作变动带来的知识流失，提升了文档知识的安全可靠性。

3.3.4 推动科研生产模式转型

文档协同模式下，推动了科研协作由线下独立到线上团队的模式转型，带来了计划管理、人力管理的提升，有效促进了企业的高效发展。

4结语

通过文档协同模式的研究与实践，能够有效解决航天企业面临的协作效率低、版本控制难、文档存储分散的问题，实现了科研设计人员的实时协作编辑、历史版本管理、文档集中统一管控，推动了科研生生产模式的转型，提升了文档信息的安全可靠性，提升了企业办公协作效率。

参考文献

[1]孙瑞瑞.面向科研协作的文档协同编辑平台设计与实现[D].太原：山西大学，2016.

[2]王楷，魏乐，孟凡堂，等.协同办公系统文档安全分析及对策[J].山东工业技术，2017.

[3]姚顺健.企业电子文档安全管理与协同共享平台的建设[J].中国高新技术企业，2016（33）：147-148.

[4]杨久清.面向科研协作的协同编辑环境的研究[D].兰州大学，2011.

收稿日期：2020-08-03

作者简介：沈学东（1991—），男，河北衡水人，硕士研究生，工程师，研究方向：企业信息化规划与建设。

Research and Practice of Document Collaboration Model for Aerospace Enterprises

SHEN Xue-dong， KANG Hao， WU Mao-yong， ZHANG Mo-han

（Beijing Institute of Nearspace Vehicles Systems Engineering，Beijing  100076）

Abstract： With the continuous change of todays society and the deepening and popularization of emerging technology application， more and more enterprises use collaborative office system to replace the traditional office form to improve the work efficiency and process control. As a typical application representative of system engineering method， aerospace enterprise involves a lot of document collaborative work in daily work， and the traditional office mode can not meet the needs of scientific research and design personnel. In this paper， through the analysis and Research on the status quo of aerospace enterprises， a flexible and flexible document collaborative application mode is proposed and practiced to improve the office efficiency of enterprises.

Key words： document collaboration; systems engineering; scientific research collaboration; collaborative editing