大数据时代做好档案信息化管理工作的策略

2020-12-08李海英

魅力中国 2020年39期

李海英

（邯郸市复兴区档案馆，河北邯郸 056003）

一、大数据时代档案管理的价值分析

在新时期的发展中，为了有效整合各项数据、资源和信息，相关部门需要利用计算机网络技术进行搜索，有针对性地解析数据结构和筛选结构，以获取准确的对应结果，从海量数据流中筛选出更多有效的信息，将其融入尖端科技，通过利用大数据技术统计学概念，充分发挥出数据系统信息探究的作用。在大数据时代，互联网技术得到广泛应用，并发挥着重要作用，有利于提升运行的整体效率，利用计算机技术的统计过程，准确设定关键词，合理筛选有效信息，这些信息可以文字形式呈现，确保高速传动序列数据搜索满足企业的实际需求。

二、档案管理信息化的优势及作用

（一）分享资源便利，工作效率提升

互联网时代的到来，主要得益于网络数据和信息技术的快速发展，这在一定程度上给机关单位档案管理提供了便利。在档案管理过程中，管理人员可以充分利用网络技术，对各项档案信息进行有效的采集、归纳、整理、储存，提高数据信息的有效性从而提升档案管理的工作效率。

（二）快速备份有用信息

使用传统的档案管理方法，由于受到自然灾害、人为因素等影响，会导致存在一定程度的破损或者损毁，所以使用以往的管理方式，经常会导致机关单位档案出现储存不全面或者档案的安全性受到威胁。将信息化技术应用到档案管理以后，对于档案储存的物理空间也减少了依赖和需求，而且使用信息化技术可以快速将档案信息进行复制备用存储，这也在一定程度上提高了信息档案的安全性。

（三）有效查询使用档案

管理部门的重要任务是为档案信息提供查阅以及信息的搜索服务，以前对档案进行管理每一项操作都是根据纸质文件来完成的，需要使用人力完成信息的查阅和搜集工作，需要消耗大量的时间，而且很难保证信息的准确性。使用信息化技术后，对档案进行查询时，可以在信息化系统内快速找到关键的信息，而且还能够提供信息的搜索和利用功能，信息管理的灵活性充分体现了档案的实际价值。

三、大数据时代提高档案管理价值的策略

（一）提高档案管理人员的综合素养

在大数据时代，为了提升档案管理工作的整体价值，档案管理部门需要注重管理人员综合素质的提升，进而提高档案管理人员的工作效率，充分发挥出档案管理工作的价值。现阶段，档案管理人员的管理理念发生了很大改变，档案管理模式不断创新，这就对档案管理人员提出了更加严格的要求，不仅要了解档案管理工作要求，还需要掌握大数据技术操作方式，提高档案管理人员的职业素养。目前，档案管理工作不仅是传统的人力手工管理模式，管理人员需要树立新型的工作理念，且很多高校开设了档案管理专业，国家大力支持档案管理工作人员的培养。

（二）创新档案信息化建设工作的理念

创新是能够为行业和领域提供源源不断动力的源头。大数据时代下档案信息化建设要树立一个科学有效的工作思路，从源头上创新工作理念。档案信息资源管理部门作为档案信息化工作的主管部门，首先要确立一个创新工作理念才能使信息化工作能够有力地推进，思想核心是关键。大数据时代各层级的档案管理机构要从意识上认识到大数据的技术性与现代化的重要性，各单位要根据自身的档案工作实际，有针对性地制定适合自己的档案信息化工作方案。

（三）更新管理设备，做好设备维护

想要在大数据时代下做好档案管理的信息化工作，首先要注意的就是对于档案管理设备的升级和维护。档案管理的信息化不是无中生有的，其是依托于各种先进的信息设备的。因此，档案管理的信息化的前提就是各种档案管理设备的更新和升级。不论是各种计算机、还是光盘、硬盘等存储设备，它们的保养维护都是档案管理信息化的重中之重，也只有对这些设备进行定期的检查和维护，及时发现问题做好补救措施，才能够保证整个信息化体系能够长期地实施下去。

（四）普及信息认知，扩大应用范围

想要在大数据时代下做好档案管理的信息化工作，最后还要从档案管理的应用角度来进行考虑。相比于以往，信息化模式下便捷的信息交流和沟通方式使得档案管理部分的服务工作变得更加通畅，其应用范围也应该得到相应的扩大。但同时这些工作的高效都是建立在信息化的基础上的，如果档案应用部门的工作人员对于信息技术没有一个基础的了解，那么其对于档案的应用效率也很难提升。

（五）构建完整的大数据档案信息平台

机关单位进行档案的信息化管理，要想切实提高信息管理的水平，就应该创建完善的大数据信息流通平台，在工作过程中充分发挥大数据技术的应用价值，这也是进行档案管理的关键内容。在具体的应用过程中，工作人员应充分发挥大数据大平台的实际价值，尽量采用统一的信息数据储存、管理、接收、编辑等处理过程，对各个档案处理过程进行不断改进，在后续管理中，工作人员利用大数据技术的优势，进一步探索大数据平台带来的便利，为未来的档案管理研究出新的发展路径。除此之外，为了使档案信息更为安全，应合理应用计算机安全技术，确保技术操作更加专业，把机关档案信息管理系统安全维护工作放在首要位置。