高职院校学生档案规范化管理探究

2020-12-08邓淇尹

魅力中国 2020年39期

邓淇尹

（成都农业科技职业学院,四川成都 611130）

一、高职院校学生档案的内涵

高职院校学生档案是指学生在学校就读期间，参与学校管理工作中形成的一系列反映和记录本人学习表现、工作表现、思想表现、素质水平、德才能绩的归档性材料，是以学籍档案、文书档案、奖惩原始材料等已备查考的形式进行记录。学生档案主要由终身档案和临时档案构成。终身档案是指学生在入学前、入学时、入学后由相关部门提交的对学生终身有效的档案，临时档案是指学生在校学习期间在工作和生活中各种表现所形成的历史记录[1]。终身档案由高职院校相关职能部门负责保管，临时档案收集由学生所在院系负责保管。在学生即将毕业之际，临时档案将会移交并与终身档案一并封装保存。

二、高职院校学生档案管理存在的主要问题

从学生档案内容可以看出，学生档案规范化管理是一项十分繁琐的工作，它牵扯到多个部门，责任分散，保管方式单一，管理水平有限。不仅如此，笔者通过调研自身所在学校及周边高职院校发现，存在以下普遍存在的问题。

（一）管理部门责任分散

大多高职院校学生档案都是分类别分部门进行管理，学籍材料在教务处管理，素质学分及社会服务在学生处管理，高中档案材料在招就处管理，党团组织材料和临时性档案由院系管理。由于档案归档标准不统一，管理不集中，档案常常出现不规范的现象。学生毕业后发现人事管理中经常有档案内容记录不完整，未盖主管部分鲜章或签署意见等情况发生。

（二）缺乏专业的管理人员和专业素养

在高职院校学生档案管理的日常工作中，管理人员多是兼职担任，并没有科班出身的档案管理人员，因此缺乏专业知识和素养，责任心不够[2]。同时，高职院校对档案管理人员不够重视，缺少定期对档案管理知识的培训，往往是学生毕业后找到学校，管理部门和管理人员才意识到问题严重性。就高职院校整体发展而言，学生档案管理亟待进行专业化建设。

（三）信息化规范化建设严重滞后

大部分高职院校学生档案信息化规范化进程严重滞后，已经跟不上人事档案信息化管理的大环境大趋势。很多管理档案的职能部门依然是传统人工管理，出错概率较高，导致学生查询档案时四处咨询，相互推诿，给查询工作带来极大不便[3]。因此，对学生档案建立信息化规范化管理，可提升档案的归档效率和档案管理的水平。

（四）档案意识不强

高职院校学生对档案意识极其薄弱，多数学生意识不到档案对自身未来的重要性，往往是工作后急需才发现人事档案缺少相关材料，不利于学生职业发展，这也反映出了学校档案管理存在不同层面的问题。

三、优化高职院校学生档案规范化管理的对策

（一）健全学生档案分级管理工作机制

学生档案管理离不开高职院校顶层设计，建立健全学校学生档案管理工作制度尤为重要。为能高效专业做好学生档案规范化管理，应成立学生综合档案室，实行集中统一管理。学生档案实行分级管理机制，明确在档案收集、保管、查找、借阅、保密等方面的规章制度，并制定岗位职责[5]。将档案内容标准化、一致化、具体化。明确各个级别的主要工作内容，形成流程化高效化管理模式。

（二）配备具有专业素养的档案人员

针对有学生教学任务的院系配备专职学生档案管理员，涉及学生临时性档案、终身档案的内容，应及时与学生综合档案室交接材料，并做好登记归档。定期开展档案管理业务培训，建设一支素质高业务强的档案管理队伍。

（三）引进数字化档案管理技术

传统的人工档案管理模式已无法适应高职院校的学生档案管理，因此引进数字化信息化的档案管理技术，对档案材料进行数字化处理，健全学生档案管理信息查询系统，提高学生档案管理的工作效率。同时应对档案进行加密保护，按照档案规范化管理的重要程度进行划分，确保档案的安全性。

（四）增强大学生档案意识

由于高职院校学生档案管理知识欠缺，导致他们档案意识淡薄，很多学生毕业后不知道到哪里去查询档案，给学生就业升造、办理相关社保、转正定级、各种政审、职称评定、公务员招考、入党、办理退休等方面带来不少麻烦。没有档案，个人的很多权益都无法得到保障。因此，高职院校要增强对学生档案知识和档案意识的培养，将档案知识贯穿在大学就业指导课程全过程中，强调档案的重要性，使学生自觉强化档案意识。