档案管理中的电子档案管理

贾馨冉

（秦皇岛市宏远医疗垃圾处理厂 河北省秦皇岛 066000）

电子文件管理是计算机和数字信息技术的核心。在现代大数据平台的建设和应用中，除了基本的档案管理外，还逐步推导了档案的分类和汇总等功能，实现了平台中档案的分析。通过网络数据传输，可以快速将文件传输给对方，大大提高了文件传输速度。

电子档案管理的优势

（1）电子档案管理是通过计算机应用程序实现的，大大提高了人们的工作效率。相较于传统档案管理模式需要手工检索，电子档案只需将相关信息录入信息系统，就可以及时储存，随时归档，电子文件管理和使用减轻了人们归档、查找以及搜索的麻烦和减轻了人员的劳动强度，提高了文件管理的效率。

（2）电子档案管理使档案更加完整和持久。通常情况下，纸质档案必须在某些情况和条件下妥善保存，并且必须手动存档和存储。存在损坏风险，并且更有可能导致文件丢失。

（3）电子文件管理可以更好地确保文件的机密性。用于存储电子文件的工具是计算机，计算机没有情感，只能按照设计的机密程序进行操作。相比于人为因素，电子文档可以通过计算机软件对文档加密，很大的提高了电子文档的保密性和安全性。

（4）电子档案使档案的质量管理更好。传统档案馆的质量管理取决于人。因此，不可避免地有很多人为因素。电子档案管理依靠计算机设计的自动化程序来操作，从而可以更好地提高电子质量。档案的质量管理和工作效率确保了电子档案的及时性。

单位电子档案管理的有效策略

（1）完善电子档案管理系统。电子档案管理系统的建立必须始终坚持集中化的原则，即对企业的电子档案进行统一管理，以进一步改善档案的流通性，确保档案的价值得以实现并充分利用。为了实现这一目标，有必要建立统一而完整的档案管理系统。必须明确规定档案的生产，使用和管理，必须严格监控档案管理活动。

（2）近年来，在电子档案的形成过程中，出现了许多不同的文件格式、格式转换、元数据收集、归档数据包的组织是否符合要求等问题。要有一套完整的标准体系，严格遵守国家法律法规，统一标准格式，来源不同，存储方式不同；索引参数不同。同时要将电子文件的背景数据和源数据放在一起，保证电子文件的完整性。

（3）培养专业的档案管理人才，档案管理人员的专业水平决定了电子档案管理的水平。培养专业的档案管理人员首先要把人员流动控制在合理的范围内。由于电子档案管理是一项高度专业化、复杂化的内容，需要通过实践积累丰富的管理经验，避免人员过度流失，管理者应加强学习，更新知识结构，培养职业道德，熟悉信息技术，培养适应电子档案管理发展的高素质复合型人才。

（4）为了提高文件管理平台的软硬件水平，为了保证文件管理平台的运行稳定性和安全性，企业必须不断升级文件管理平台的软硬件设施。在选择软硬件设施时，应优先选用优质、优质的正版软硬件，不应使用来历不明的软硬件。同时管理人员需要定期检查和杀灭计算机设备，消除潜在的威胁木马病毒。

（5）文件存储系统应进一步合理化和科学化。只有建立严格的存储系统，文件管理才能更加安全。具体措施如下：首先，检查USB闪存盘和存储卡的质量，以确保它们合格并符合存储信息的标准。其次，规范科学的存储信息载体的方式，例如USB闪存盘或存储卡。第三，应检查存储设备是否有病毒，并定期清洁以清除隐藏的病毒。第四，应更加注意电子文件的加密和保护。为了防止损失，需增加检查频率。

（6）建立严格的电子文件管理模式。归档电子文件后，为了确保文件的安全性，必须建立严格的电子档案管理模式。首先，存储载体必须标准化，其存储条件应远离有害气体和强磁场。其次，有必要建立定期的计算机安全检查系统，以确保计算机及其各种存储载体的损坏，同时，如果发生损坏，可以采取有效的补救措施。第三，要建立电子文件备份系统，以防万一丢失，请尽量减少电子文件的丢失。

企业文件管理本质上是复杂而繁琐的。从事文件管理的有关人员必须具有良好的专业素养和管理技能，并认真负责地进行日常文件管理的总体规划和合理部署。确保可以在各个方面提高企业的文件管理效率。但是，传统的文件管理方法主要是基于纸质文件管理。将纸质文档转换为计算机数据时，不仅会增加工作人员的工作量，而且容易出现人工管理错误。随着电子档案管理方法的推广和应用，档案管理可以实现档案分类和集成的工作流程，而无需过多的人工支持。同时，无需将档案放在专门的档案管理室进行存储，并且能够以电子形式长时间存储。从这个角度来看，我们不难发现通过实施档案的电子化管理，使得企业不仅在各个方面提高了文件管理的效率，而且还降低了人工管理错误率。因此，当代企业应加强电子文件管理方法的应用。