信息时代加强电子档案管理的有效策略研究

2020-12-08武平

山西青年 2020年14期

武平

黑龙江伊春市上甘岭档案馆，黑龙江伊春 153032

信息时代背景下，纸质档案被电子档案所替代。电子档案信息保存更具安全性和久远性，有利于实现档案信息资源的合理利用，全面提高档案管理水平。因此在信息时代背景下，需要重视档案管理人员专业水平的提升，使其能够在实际档案管理工作中及时更新管理理念，与时俱进，不断创新电子档案管理的方式方法，促进电子档案管理水平迈上一个新的台阶。

一、当前电子档案管理工作中的现状

（一）缺乏健全的档案管理体系

信息时代环境下，在电子档案管理工作中，需要借助于信息技术来提高电子档案管理水平。但当前大部分单位在实际电子档案管理工作中还没有一套健全的管理体系，导致在实际管理工作中缺乏有效的指导和规范，这对于电子档案管理水平的提升带来了较大的影响。

（二）无法保证电子档案的真实性

电子档案基于自身的特点，档案信息存在易被随意更改的情况，在电子档案真实性得不到保证的情况下，必然会对电子档案管理工作的有序开展带来较大的影响。目前在实际电子档案管理工作中，存在较多影响因素不利于电子档案信息的安全，因此需要重视电子档案信息真实性的提升。

（三）缺乏高素质的档案管理人员

档案管理人员整体素质直接关系到电子档案管理工作的质量和水平，电子档案完全不同于纸质档案，因此对档案管理人员也提出了较高的要求。但从当前的现状来看，档案管理人员普遍存在专业素质不高的问题，不仅缺乏系统的理论知识，同时专业技能水平不高，特别是对于信息技术知识掌握较少，这必然会对电子档案管理水平的提升带来较大的制约。

（四）信息技术应用水平低

日常电子档案管理工作开展过程中，信息技术应用还有所欠缺，部分档案管理人员由于对于信息技术掌握不到位，运用能力不高，系统操作能力不强，这也严重制约了档案信息化建设的水平。因此在实际工作中无法满足电子档案管理工作的要求，无法有效地发挥出电子档案的优势。

二、信息时代加强电子档案管理工作的有效策略

（一）积极构建科学合理的档案管理体系

基于信息化时代背景下，为了能够有效地提高电子档案管理水平，需要结合自身的实际情况，构建更为科学合理的档案管理体系，积极指导电子档案管理工作的顺利实施，为其提供制度上的保障。因此在实际工作中，各单位需要综合考虑多方面的因素，认识到电子档案管理的重要性，加快完善各种制度机制，明确档案管理人员的具体职责，规范档案管理人员的工作行为，全面提升电子档案管理工作的质量和水平。

（二）加强信息化建设，提高数据的真实性

积极推进档案信息化建设步伐，实现档案信息的快速收集和高效处理。而且通过推进档案化建设，积极建立档案信息数据库，搭建档案信息共享平台，不仅能够进一步完善档案内容，同时还能够促进档案信息资源的共享。而且利用信息技术将各部门有效的联系起来，能够更好的发挥监督和协调的作用，对于提高档案信息数据的真实性具有极为重要的意义。

（三）重视档案管理人员整体素质的提升

信息时代背景下，档案管理人员为了能够更好的适应时代发展的要求，不仅要与时俱进，同时还要树立终身学习的理念。在当前电子档案管理工作中，要求电子档案管理人员要努力提高自身的专业知识水平和专业技能，积极参加各种具有针对性的培训，努力更新自身的知识结构，并通过参加各种先进技术知识的培训，使其在实际工作中能够熟练运用各种先进的档案管理设施。并能够在工作中不断进行创新，全面提高档案信息化管理水平，实现档案信息的高效利用。

（四）强化网络环境下的电子档案信息的安全防范

基于网络环境下实施电子档案管理工作中，需要重视对电子档案信息安全的管控。具体要通过设置访问权限，针对用户访问的内容严格进行管理，并根据用户级别来设置其操作权限。同时还要重视信息加密技术的应用，有效地保证档案信息的安全。另外，还要采用数字签名的形式，具体需要在计算机屏幕上由使用者或是管理者进行手写签名，可以有效地避免电子档案信息被非法篡改或是造假，进一步保护好电子档案信息的安全。