乡镇档案管理从纸质到电子化的必要性分析

（山东省滨州邹平市焦桥镇人民政府，山东 滨州 256208）

就乡镇政府而言，档案管理的重要性逐渐凸显。通过有效管理，可以实现前期乡镇工作的总结与归纳，使后期工作开展顺利可能性得以加大。互联网的发展，海量信息涌入加大了档案管理的难度，传统纸质版档案管理已经逐渐落后于社会发展，因此，电子化档案管理具有必要性。

一、乡镇纸质版档案管理方式

传统乡镇政府中的档案管理多使用纸质版完成，其具有完整的程序，在日常操作中规范程度更高，涵盖排序、规整、装订等多项内容，对工作人员的细致度以及逻辑性极为考验。纸质版电子档案的工序相对繁琐，需要耗费工作人员大量的时间。但是纸质档案在修改中会留有相应的痕迹，因此，在真实度方面具有显著优越性。但是纸质版对保存的要求相对严格，一旦保存不当，极容易出现档案内容的残缺与破损，造成档案工作无法得到有效利用[1]。

二、乡镇电子化档案管理方式

互联网的深入发展为乡镇政府办公自动化提供了契机，政府办公信息化建设是乡镇发展的当务之急，要求档案管理应向电子化过渡。电子化档案管理借助互联网平台，不再将档案信息落实在纸笔中，而是通过电脑打字录入到微机中，并进一步完成在相关储存系统中的储存。建立在细致分类的基础性要求之中，进行档案的程序编制，使其内容显示在网络系统中，工作效率得到有效提升。基于信息技术现代化发展而言，电子化档案管理是其中的一项重要产物，使乡镇档案管理工作逐渐向清晰化、完整化的进程发展。

三、乡镇电子化档案管理优势

在使用年限方面，电子化档案管理具有时效性，可以完成长时间的档案保存，有效弥补了传统纸质版档案管理中存在因受潮、污渍而出现的受损情况，保证了档案管理的完整性，使工作人员能够清晰分别各项明晰。另外，电子档案极强的可操作性，通过简单的检索，就可以得到所需要的资料信息，并且可分类别加以保存，其保存不会受到外界环境带来的影响。电子化档案管理的时效性体现在档案信息的取拿方便，可随时完成档案的整理与查询，实现了快速的档案信息共享。档案查找无需传统中的目录寻找与逐页翻阅，通过相关关键性字词的检索，就可以得到档案的完整内容，修改的过程也轻而易举，电子化档案管理在乡镇工作中体现出极佳的优越性。

四、乡镇中档案管理电子化必要性研究

（一）时代发展需要

档案管理能实现乡镇工作的完成记录，同时，为其基层工作的处理提供良好的依据。建立在既定程序的基础上，档案管理可以使乡镇基层工作中的党政措施得到有效落实，并且工作人员在处理一些较为困难问题时，可根据档案管理中的相似问题处理进行借鉴。乡镇政府在完成一些基础经济建设时，通常会由专门人员对此项工作档案记录并保存，这样可使未来一些工作能够立足于档案管理提供的参考中得以改进，促进基层工作更有利于民。从上文中可以充分体现出档案管理的重要性。信息化技术在我国发展逐渐深入，各行各业都将其技术的引进作为重要工作，我国也出台了相关档案管理的信息化建设，为我国乡镇企业的电子化档案管理提出了一些建议与要求，目前，网络信息建设加强对档案的管理已经成为大势所趋，逐渐向各个基层部门普及，因此，在乡镇中，传统的纸质版档案被电子化档案所取代是档案建设管理的必然发展。

（二）弥补乡镇纸质版档案管理缺陷

立足于乡镇的整体发展规划而言，档案管理在其中起到了不可或缺的关键性作用，是乡镇企业在各个阶段发展规划、发展的记录以及具体反映。档案管理集中展现了在乡镇紧跟时代步伐过程中对党政决策的贯彻与部署，是其工作的重要凭证，对未来工作具有借鉴的价值意义。但是，在档案管理的过程中很容易受到人为因素的影响，造成一些问题的出现。同时，传统纸质版档案管理具有很强的局限性，与现今要求的完整化档案管理不相契合，因此，电子化档案管理的出现使传统纸质化档案管理中发生的问题迎刃而解。首先，因为乡镇中人员不足的问题比较普遍，档案管理人员更是较为短缺，对于信息与材料的收集难免会有所不足，针对一些繁杂的信息在处理过程中也会存在一些漏洞。而运用电子化档案管理，对大量人力参与要求降低，借助大数据系统，可以实现繁杂信息的快速收集与整合，使操作、保存等诸多方面难度下降。除此之外，就电子化档案管理保存这一环节而言，其可通过独立密码的设置，使档案管理出现差错的概率更小，保密性能更加良好，另外，电子化档案管理在使用上的便捷度较高，可以解决传统纸质版档案随着时间流逝占用大量储存空间的问题，人员在交接的工作效率显著提升。由此可见，与传统纸质版档案管理相比，电子版档案管理的使用具有极强的必要性，这也需要乡镇政府能清楚认识到这一点，将其作为着力开发的重点[2]。

结论：总而言之，电子化档案管理是乡镇政府工作现代化发展的必然结果，要求政府应对此加强重视程度，在落实电子化档案管理的同时，要及时予以改进使其与实际工作的匹配度更高，切实发挥其优越性，使电子化档案管理的使用更加灵活、顺利。