如何加强机关单位的档案管理工作

（中国人民政治协商会议巴彦淖尔市临河区委员会，内蒙古自治区 巴彦淖尔 150000）

社会的发展越来越快速和便捷，因此我们在工作中要随着社会的变化加以整改，做好档案管理工作是一个单位对待工作态度的体现。档案管理工作最主要的内容就是对档案的整理和保管，并且记录好档案的使用情况。做好档案管理工作关系到一个部门甚至一个单位的工作水平和整体工作效率，必须对其进行高度重视，提出具体的解决措施。

一、档案管理信息化的必要性

（一）降低档案管理人员的工作压力

在以往的档案管理工作中，管理人员需要对档案进行整理，依据档案不同的种类进行分类存放，这种情况下会给档案管理人员带来极大的工作压力，需要档案管理人员投入大量时间。通过实现档案管理信息化，可以提升档案的收集整理速度，帮助档案管理人员建立档案中心数据库，增加档案内容信息的安全性。机关事业单位可以根据自身需求，通过数据库自主获取相关档案内容信息，大大降低档案管理人员的工作压力。

（二）提高机关事业单位档案的安全性

传统的机关事业档案大都由纸质文档组成，在档案管理过程中，易受外在因素影响，出现字迹模糊、纸张损坏、档案遗失等问题。一旦档案出现问题，将会影响档案内容的严谨性，不利于机关事业单位工作的展开。档案管理信息化，可以将传统的纸质文档转换成数据信息，从而提升文档保存过程中的质量，保证档案内容的长期有效。与此同时，机关事业单位的部分档案需要进行保密处理，传统纸质文档的保密性较差，档案管理信息化，就可以实现档案信息的加密，大幅度提升档案的安全性。

二、机关档案管理工作存在的问题

（一）档案管理的软硬件设施不齐全

缺乏先进的管理软硬件导致出现问题，是档案管理存在的一个弊端，在当前的档案保存中，大多数档案文件摆放在办公室的一角书柜上，并没有为档案文件准备一个封闭的空间进行存放，人多手杂的办公室对于档案的保存十分不利，工作繁忙之下很容易遗失和损毁文件。再者就是对于软件的分类和筛选的问题，随时信息化和科技化的不断提升，工作中利用信息化成为提高工作效率的有效手段，但是大多数机关单位档案管理部门，对于信息技术的使用并不普及，还是沿用旧时的书写登记等方式，但是人工作业不仅容易出错，更容易出现倦怠情绪，这样会导致很多文件在往来借调中出现错误，不利于档案管理工作的进行。

（二）档案管理人员配置不合理

传统的档案管理工作往往只局限于档案材料的统计、整理和收发、保存，以往并不要求档案管理人员具有较高的学历和知识水平。但如今随着信息化技术的快速发展，档案管理的业务范围开始涉及到档案资料的研究利用和二次开发，呈现多学科交叉的发展趋势。这就要求档案管理工作人员具备一定的计算机技术和统计学分析等方面的知识储备和操作能力，档案管理的规范化和现代化建设需要有高水平、复合型技术人才的支撑。而目前很多机关事业单位负责档案管理的工作人员习惯沿用传统的管理方法和思维模式，导致工作人员创新能力薄弱、专业能力欠缺、职业素养不足，使得档案管理工作规范化、信息化进展缓慢，难以适应社会快速发展的需要。

三、机关事业单位实施档案规范化管理的强化策略

（一）制定完善有效的档案管理工作制度

制定完善的管理工作制度是每个公司或者单位都必须要做的事情，只有完善管理规定，才能合理约束工作人员的工作态度和工作行为，才能保证工作的有序进行。在档案管理工作中，制定严格完善的工作管理制度，能够优化管理人员的工作习惯和工作职责，对于档案管理中出现的问题有一个详细的解决方案，对于在档案管理中需要进行的工作有明确的流程，能够减少管理人员的工作失误和加强其他同事对于档案管理人员的工作配合。

（二）加强档案信息化建设力度

机关事业单位要想提升档案管理信息化水平，就要构建完善的档案信息化管理体系，对档案管理人员的工作进行指导。首先，制定完善的档案信息化管理制度，对档案信息化管理的建设过程进行规划，保障档案管理信息化工作的高效运行。其次，对既有档案进行格式的转换，将传统的纸质文档转换为数字格式，对其分类形式进行编制，提升档案的查找速度。最后，提升档案管理人员的互联网信息技术水平，从而保障档案在数据库中的安全。

（三）优化档案管理队伍人员综合素质

机关事业单位档案管理人员是档案管理工作的执行者，其综合素质的高低直接影响着档案管理质量的高低。因此，笔者认为要真正地做好档案管理工作，实现其规范化和标准化，还需不断地优化档案管理队伍人员的综合素质，保证单位内所有从事档案管理工作的员工，对于信息化档案管理信息熟悉且能够灵活的应用，更新他们的档案管理意识和观念，使他们切实认识到档案管理对于单位发展建设的重要性。同时，还需做好档案管理人员的技能考核，保证他们熟练掌握了档案管理操作技能与方法，对于在工作中积极认真、负责的工作人员，可以及时地给予其物质和精神上的奖励，调动工作人员积极性。

四、结束语

在信息化时代，借助先进的科学技术开展工作已经成为工作潮流，提升了各行各业的工作效率，在机关单位的档案管理工作中，要及时转变旧的工作观念，逐渐由传统的手工工作走向了技术革新，逐渐走向精细化、信息化、科学技术化，这是时代的进步，也是档案管理工作的美好时代。同时，对于档案管理人员，要不断进行技术提高教育和思想态度教育，使档案管理工作在时代的变化下脱颖而出，大力推动档案管理工作的开展，更好地促进社会各行各业的进步，促进社会的发展。