档案部门在疫情防控工作中的角色与职能

谢玉雪 聂书源 郭若涵/中国人民大学信息资源管理学院

新冠肺炎疫情对我国人民群众的生命财产安全造成了重大损害，开展好疫情防控工作是对各地区、各部门管理水平和突发事件应急处理能力的一次严峻考验。包括各级档案馆、各类企事业单位档案室在内的档案部门，在积极做好馆室疫情防控的同时，还应明确自身在应对突发公共卫生事件过程中的角色定位，发挥自身专业优势，更好地服务疫情防控工作。

1 档案部门在疫情防控工作中的角色定位

1.1 疫情防控档案管理者

疫情防控档案指“防控突发重大疫情过程中直接形成的，且具有保存价值的文字、图像、声像、影像等不同载体和形态的原始记录”[1]，代表性档案如2003年“非典”防控档案、2009年“甲型H1N1流感”防控档案等。面对此次疫情，档案部门应履行好疫情防控档案管理者的职责，与业务部门协同保障疫情防控全过程记录的真实性、完整性。其所承担的具体工作包括：各单位档案室应在档案局的指导建议下，明确疫情防控档案收集范围、分类标准；各级档案馆应建立疫情防控专题档案、主动做好疫情防控档案的征集和接收工作。如2003年“非典”防控期间，北京市档案局、市卫生局、北京防治“非典”联合工作小组协调配合，就关于加强“非典”防控档案管理制发了一系列文件，明确工作要求。截至2003年7月，北京防治“非典”联合工作小组向北京市档案馆移交文书档案3949件（卷）、音像档案44件、光盘7张、照片档案246张、资料17册[2]，为日后调用“非典”防控档案、实现档案价值奠定了基础。

1.2 疫情防控知识提供者

作为疫情防控知识提供中心，档案部门应充分利用各种方式和平台，为政府防疫部门和社会公众主动提供与疫情相关的档案信息。一是向政府机关和防疫部门提供突发公共卫生事件档案，为制定疫情防控措施、调配防控力量、预测未来疫情等提供重要参考。如新冠肺炎疫情暴发后，中建三局等四家建设公司赶赴武汉建造火神山医院，就沿用了2003年“非典”期间北京“小汤山”医院建筑设计图，为战胜疫情节省了宝贵时间[3]。二是向普通公众提供疫情防控编研产品，提供专业权威的防疫信息、增进公众对疫情发展的认知，达到稳定民心、振奋民志的目的。

1.3 城市记忆构建者

疫情暴发以来，政府部门的组织调度、医务人员的无私奉献、民间组织的捐赠支持、普通公众的积极参与等，从多个方面反映了社会各界全力以赴、众志成城、共克时艰的决心和勇气，在这过程中形成了大量的文字、图片、音像等档案资料。这些档案资料作为反映中国人民抗击疫情的原始记录，具有极强的记忆功能和凭证价值，是构建城市记忆的宝贵素材。疫情防控期间的公众记忆往往具有聚集性、共情性、文化性，对于勾画防疫图景的复杂性、多元性具有重要意义，对其开发利用将有助于提高疫情防控期间各领域行动的透明度、鲜活性。然而，不同于政府机构形成的档案，承载公众记忆的档案相对分散、数量巨大且可能涉及个人隐私，这也给档案部门的收集工作带来了挑战。因此，对于疫情防控期间公众记忆的收集整理是难点和重点。

2 档案部门在疫情防控工作中的职能发挥

2.1 加大疫情防控档案收集，丰富馆藏档案信息资源

2.1.1 指导疫情防控文件材料的收集归档

为保障疫情防控档案真实、系统、全面，疫情防控档案的收集需要在第一时间进行。在疫情防控期间，大量的社会资源和人员精力都被投入到医疗防控以及后续生产恢复当中，往往对疫情防控档案收集归档缺少重视，容易造成疫情防控档案数量不足、质量较差。因此，相关部门应在档案局、档案馆的指导下尽可能地进行全面收集归档，避免重要内容的遗漏。

2.1.2 加强疫情防控档案的主动收集

目前疫情防控档案收集工作面临两大挑战：一是档案形成主体众多，形成主体不再局限于政府部门，普通民众和非政府组织也扮演了重要角色；二是档案形成渠道分散，微博、微信等社交媒体也成为承载公众记忆的重要平台。因此，档案部门在进行疫情防控档案收集过程中要主动坚持多主体、多渠道、多手段原则。多主体原则指档案部门应在接收政府部门疫情防控档案的同时，注重收集普通民众、相关组织、企业等形成的档案。多渠道原则指档案部门在收集档案时不能仅依靠传统手段，应与时俱进，利用数据获取、数据分析等技术，对网络信息中有保存价值的内容进行捕获、收集，以拓展疫情防控档案的来源渠道。多手段原则指档案部门不能被动接收相关部门移交的档案材料同时，要主动收集并且加大征集力度，创新收集、征集手段。具体可以通过建立、派遣防疫专题小组来扩大收集范围；通过网站、微信公众号等线上平台征集公众投稿；采取“众包模式”，即由普通民众、相关组织、企业主动提供与防疫工作相关的重要材料，由档案部门筛选和整理。

2.2 强化疫情防控档案开发，提供疫情防控知识服务

2.2.1 提供史料参考

历史疫情防控档案蕴含着宝贵的历史经验，档案部门可同防疫部门合作对其进行内容编纂，为当前疫情防控工作提供参考依据。以2003年浙江省抗击“非典”疫情为例[4]，省疾病预防控制中心参考历史疫情防控档案，在短时间内制定了工作方案；此外，利用分离麻疹、流感病毒档案资料，为后期研究治疗方法提供重要依据。

2.2.2 服务社会公众

疫情防控档案在服务普通民众方面也可发挥重要作用：如往次疫情防治成功案例可以增强民众抗击疫情信心；疫情发展规律的记录可以减少民众的不必要恐慌；已经检验的有效防疫手段可以为民众提供医疗知识；抗击疫情当中的英雄人物可以增强民众必胜信心等。在疫情暴发的非常时期，受限于档案使用条件不够便利、档案使用效果不够直观等客观原因，疫情防控档案的信息价值没有得到充分发挥。因此，档案部门可对疫情防控档案进行专题化深度开发，以线上展览等形式向普通民众开放。

2.3 构建疫情防控档案数据库，传承民众防疫集体记忆

2.3.1 进行档案数字化

在疫情防控工作中，大量一手材料以实体形式生成。这些档案不仅不利于各部门之间的信息交流和共享，而且随时间推移将面临被损坏甚至遗失的风险。因此，档案部门应对疫情防控档案及时进行数字化，将实体形式的档案通过著录、扫描、拍照等方式转化为数字化成果，为疫情防控时期信息流通共享提供条件。

2.3.2 建立专题数据库

作为重大突发历史事件，疫情防控工作是城市记忆不可或缺的一部分。各级档案部门应在加大资料收集力度的基础上建立疫情防控档案专题数据库，并将其纳入城市记忆工程，依托城市记忆展示平台面向社会公众开放，使疫情防控档案妥善得以保存并真正为民所用，使民众防疫集体记忆作为城市记忆的重要组成部分得以保留和传承。