试析疾病预防控制中心档案管理及档案利用

黄艳

（安乡县疾病预防控制中心，湖南 安乡 415600）

疾病预防控制中心承担着传染病及慢性病防控等任务疾病防控中心承担着疾病和残疾伤害防控等任务，是维护社会和谐安定的重要公益机构之一。档案管理和档案利用作为疾病防控中心的重要组成部分，在其各项工作推动过程中发挥重要作用，特别是在公共安全卫生管理以及公共卫生服务和疾病防控领域，各类档案可以帮助工作人员对各类信息进行充分的整合归类，后续取用过程中出现的问题也会随之减少。工作人员也可以充分利用档案记录和档案之间的关联，以此开展各项疾病防控工作。但是不可否认，当前档案管理和利用工作开展过程中仍存在一定的不足，需要工作人员加强重视，积极开拓新思路。

一、疾病预防控制中心档案管理和利用现状

（一）相关人员重视度不足

当前档案管理工作开展过程中受到了一定的忽视，部分管理人员并没有认识到档案管理和利用的重要性，特别是相关领导的不重视，导致档案管理和利用工作不能按照预定计划顺利开展，收集到的存档信息质量也会大打折扣[1]。在此基础上开展档案利用各项工作，相关人员可提取的信息十分有限，影响了后续各项工作顺利开展。

（二）档案管理人员素质较差

档案管理实际上是一项专门的工作，伴随着信息化发展速度逐渐加快，档案管理工作也应当添加引入电子档案系统等新型模式，这样才能更好地发挥档案管理的作用。但是受到档案管理人员素质等方面的影响，档案管理工作开展过程中依然依托纸质版档案开展，同时在信息化使用过程中也可以发现，档案管理人员只能利用计算机进行相对基础的操作，其专业知识和信息水平等都不能满足档案管理信息化的要求，不利于后续各项工作顺利开展。

（三）档案管理标准化不足

档案管理应当严格按照标准化的程度和流程进行，这样才能保证其收集到的各类信息的质量，但是在当前档案管理工作开展过程中，受到多方面因素的影响，档案管理的规范化仍存在一定的问题。首先是规章制度不到位，导致工作人员工作过程中缺乏依据。其次是工作流程不健全，对应的工作节点等并没有梳理到位，影响了档案管理各项工作顺利开展。就当前来说，各单位对文书档案的重视程度比较高，但是对设备档案以及人员档案等的重视仍存在一定的问题，对应的管理侧重点也没有落实到位，导致在实际工作过程中出现了较为严重的档案管理不及时问题，档案缺失现象也比较严重，不利于工作人员迅速将各类资料整合到位[2]。新时期档案管理工作过程中也应当配备必要的设备，这样才能把各项工作落实到位，但是疾病预防控制中心档案管理过程中并没及时将各类设备配备到位，档案整理过程中极容易出现档案缺失及重复等问题，不仅影响档案管理质量，也给档案利用等带来了较大的挑战。

（四）档案利用不合理

档案利用是档案管理的最终环节，也是最容易出错的环节，档案管理其他环节出现的问题都会在档案利用过程中得以体现，严重者甚至会导致档案无法使用。疾病预防控制中心档案管理人员在档案管理过程中并没有充分利用各类档案资源，导致档案利用的效率随之降低，档案管理发展过程中出现的问题也随之增多。

（五）法律法规不完善

当前国家对档案管理的重视程度也有待深化，对档案管理工作应当遵循的规章制度等也缺乏全面的认识，这就导致当前国家在档案管理方面出台的法律法规还不够完善，对档案管理的指导意义也相对较弱，一定程度上影响了档案管理工作以合理方式开展。

二、疾病预防控制中心档案管理和利用策略

（一）加强宣传，增强对档案管理的重视

档案管理工作开展过程中必须有领导的支持，这样才能减少工作过程中不必要的问题，推动档案管理工作迅速走上正轨。为此，疾病预防控制中心必须加强对领导观念转变的重视，在实际工作开展过程中，通过组织高层领导人员预先学习的方式，引导其认识到档案管理的作用，同时了解新时期档案管理新措施和现代化设备利用的重要性，使其逐渐转变对档案管理工作的认识，可有效提高领导人员的重视程度，领导思维开始向现代化方向转变。在此基础上开展档案管理现代化建设等工作，其争取到的资金和设备等也会发生明显变化，档案管理工作可以以更为现代化的方式开展，各部门之间的配合也会明显改善，档案收集和管理利用过程中出现的问题也会随之减少。

（二）综合培训，提高档案管理人员综合素质

档案管理人员是档案管理和利用工作顺利开展的保障，只有档案管理人员的，工作素质满足各项工作要求，后续各项工作才可以按照规定顺利开展。当档案管理人员的素质相对较低时，档案管理各流程节点的工作都不能顺利完成，将会严重影响其整体工作质量。为此，疾病预防控制中心在档案管理工作开展过程中必须有计划地对档案管理人员进行培训，结合当前档案管理工作存在的问题，引导档案管理人员掌握正确的操作方法，使其满足当前工作的基础要求。在此基础上，通过开展定期的档案管理培训活动，引导档案管理人员了解档案管理的深层次内涵，掌握多样化的档案管理技巧，对推动档案管理工作迅速发展也具有重要意义[3]。为保障当前档案管理过程中出现的问题快速解决，疾病预防控制中心也应当从当前实际情况出发，招聘专业的档案管理人员来开展后续各项工作，对提高档案管理质量，加快档案管理信息化发展速度等具有重要意义。

（三）规范档案管理流程

为保障档案管理各项工作质量，疾病预防控制中心必须加强对档案管理流程规范的重视。针对当前档案管理各环节存在的问题，围绕档案管理各个节点制定工作规范，同时将工作落实到个人，在此基础上开展管理流程整体规范工作，设置专门的档案室来存储各项文件，不仅可以提高工作人员管理质量，也可以降低出现档案丢失等问题的几率，对提高其整体工作质量具有重要意义。

（四）规范档案利用

档案利用不是一朝一夕的过程，为保障档案利用质量，工作人员必须严格按照档案管理精细化流程来开展后续各项工作。通过开展档案分类，明确不同部门及其工作人员应当使用的档案管理策略，在此基础上开展档案管理和档案利用宣传工作，引导工作人员在该过程中了解档案管理的重要性，明确在工作过程中正确使用档案的意义，其后续工作过程中会用更主动地态度配合档案管理人员各项工作，档案管理和利用过程中出现的问题明显减少。

结语

疾病预防控制中心档案管理和利用工作涉及到多类人员，不同人员对档案管理和使用的要求也存在差异，为保障其整体工作质量，疾病预防控制中心必须加强对档案管理工作现代化建设的重视，结合社会上档案管理利用新趋势，及时引入新的档案管理技术和设备，同时对档案管理人员进行必要的培训，使其逐渐提高自身工作素质，为疾病预防控制中心各项工作顺利开展提供保障。