高校教务管理中教学档案管理的有效措施

朱亚丹

（常州大学 江苏省常州市 213000）

高校教务管理工作涉及全部教学活动，几乎每时每刻都会产生各式各样的材料、文件，以档案的形式汇集成为教务管理的重要资源。因此档案管理历来是高校教务管理的重中之重。尤其是在持续不断的高校扩招行动后，学生数量的持续增加造成高校教学档案管理的指数级增长，也为新形势下提升高校教学档案管理有效性提出了更多新要求。

一、高校教务管理中教学档案管理的常见问题

重视程度相对有限。相较于学籍、考试、学分管理，教学档案虽然在教务管理体系中同样是不可或缺的组成部分，然而由于与教学活动不存在显著直接的关联关系，因而更加难以引起重视和关注。而这种重视程度上的相对有限决定了不少高校教学档案管理长期维持在低水平发展的重要原因。管理思想上缺乏应有的关注不仅是一个态度上的问题，更会引发一系列具体措施上的疏忽与轻慢。也就是说，思维层面的陈旧落后造成了实践层面停滞不前，影响了高校教务管理中教学档案管理提升有效性。

信息化建设有待加强。信息时代大背景下，信息化正在成为各行各业实现转型升级的最强抓手，也是大幅提升管理有效性的最强助力 。然而思想层面的重视不足造成不少高校在教学档案管理信息化建设上长期存在进度滞后、实践不力等不良状态，难以发挥出信息技术提质增效的积极作用。不仅如此，传统模式下的高校教学档案管理还存在分散化、临时性等更多问题。学校内各科、系产生的教学档案通常采取自行就地存放模式，或使用废弃办公室充当档案室，或暂借库房堆积保管等。这种极不正规、缺乏系统性的管理方式势必严重影响教学档案的存放和使用，也在很大程度上降低了教学档案管理的有效性。

二、高校教务管理中教学档案管理的有效措施

加快推进集中化、标准化、精细化制度建设

提高教学档案管理有效性的前提之一形成足够完备的管理机制。结合当前部分高校在教学档案管理中存在的问题，加快推进集中化、标准化、精细化制度建设极为必要。首先，原本分散存放在各院、系的教学档案当尽快归集到学院统一指定的档案保管中心或库房。同时，应挑选具备足够档案管理专业知识与资质的工作人员负责管理教学档案。其次，为在后续深入推进档案管理信息化建设，院校需要就教学档案制定统一标准。尤其需要就已存在的填报混乱情况加以清理，并对不符合统一标准的教学档案进行修正或优化，使其满足统一化管理的客观要求。再次，为突破传统管理思想的束缚和局限，新时期高校教学档案管理还需要彻底颠覆粗放化管理的陈旧与落后，走一条精细化、现代化管理新路线。即，要全力避免出现过于笼统、似是而非的档案形式或内容，确保教学档案主题突出、指向明确、类别清晰。这不仅是为后续查找和反复利用奠定扎实基础，也是为实现未来的全数字化做好铺垫。

加快构建信息化管理系统

管理信息化是实现企事业单位管理现代化的核心与关键。信息技术的光速传输与海量存贮决定了这一先进模式有助于高校教学档案管理大幅提升管理效率，同时全面解决传统人工管理难以保障品质的问题。新时期高校教学档案管理提升有效性的当务之急就是加快构建信息化管理系统。

一方面，高校需要加快传统档案的数字化转换，比如纸质档案向电子档案的转换。这既是为了满足信息化平台管理的标准统一要求，也是为了对原始档案加强保护，避免原始档案在反复查询使用中出现人为损坏。另一方面，大幅提升电子档案的服务功能至关重要。即，要充分利用平台化管理适应多种端口与载体的技术优势，加快开发高度普适性的电子教务档案管理模块。比如既要有可以满足台式电脑等固定终端使用的管理界面，又要开发适应移动终端如Pad或手机的App等。尤其是在环保低碳发展的宏观趋势下，无纸化办公已经成为众多企业单位降低成本、提高效率、实现管理现代化的重要标志。作为身处科技前沿的高校更应当充分利用自身教学科研的技术和资源优势，全力开发适用于无纸化操作的电子教学档案信息系统。包括键盘输入和触摸式输入在内，多种人机互动模式均应被纳入教学档案管理信息化体系内。

注重人员培训，提升准入门槛，夯实人才基础

无论是加快档案信息化管理还是实现教学档案管理科学化与现代化，技术的应用都是不可或缺的核心要素。而这些都离不开人的专业知识与技术实践支撑。因此，新时期高校提升教学档案管理有效性还需要注重人员培训，提升准入门槛，夯实人才基础。即，高校应当结合信息化发展趋势持续强化档案管理人员的教育与培训，尤其是计算机基础知识、网络语言和信息化管理技术等内容。而部分高校长期以来缺乏足够重视，往往采取专兼职混搭的方式处理教学档案管理工作，很大程度上降低了教学档案管理的有效性。新形势下，高校需要全面转变管理思想，只选择具有档案管理从业资质的专业人员担任教学档案管理工作，而将非专业人员逐步调离教学档案管理岗位，从而实现“让专业的人做专业的事“的目标。只有逐步建立一支专业化且复合型的实用人才队伍，高校教学档案管理才能在大幅提升有效性的同时沿着科学化与现代化的方向健康发展。

作为高校教务管理的重要组成，教学档案管理不仅是对既往教学活动的资料收集，也是未来教学优化改进的辅助和参考。提高教学档案管理有效措施不仅体现在技术层面的硬件升级，更需要在管理思想与观念层面突破传统模式的束缚与局限。同时，与信息技术的全面融合也是新时期高校教学档案管理实现科学化与现代化的重要手段。