现代人事档案管理存在的问题及对策探讨

2020-12-07

魅力中国 2020年14期

（科右中旗人才交流服务中心，内蒙古兴安盟 029400）

引言

人事档案管理可以说是每个企业、每个单位发展最基础的。人事档案的基础管理包括档案材料的收集、分类、装订，人事档案查阅，人事档案转递等。人事档案的运用包括招聘时审核人事档案，中层干部聘任时，办理在职转退休社保业务时，退休人员信息库建设时，公证等。在日常工作中做好人事档案的管理和运用非常重要。

一、人事档案管理的含义

人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。人事档案是记录个人相关信息的文字材料汇总，并且按照相关的规定整理后装订形成的。

二、当前社会发展情境下人事档案管理模式的发展情况

首先是人事档案管理内容越来越朝向现代化发展。在当今飞速发展的社会大环境下，人事档案管理也有了很大的发展。迈着坚定的步伐，走向了现代化、信息化、数据化。以往的文字记录方式虽然也很详实，但耗费的人力、物力、财力过多，效率也不见得很高。而现在利用大数据化的记录方式，可以很快速的将所要保存的文字资料记录下来，而且还可以插入图片，影像等各种新型信息载体，真正做到图文并茂。在新型记录方式下，信息还可以得到很好的保存，丢失的概率也比以往少了许多，文字记录中可能出现的情况，比如书页磨损、字迹模糊、记录内容难以理解等也可以减少。再者来说新型人事档案管理记录方式最明显的一大优势是可以进行快速检索，只需要在信息记录载体上输入关键词，就可以快速的得到所要查询的信息。其次是管理机制现代化。人事档案管理模式中包含的人事档案管理部门也在逐步向现代化的方向发展。人事档案管理部门在设计人事档案管理机制时很好的体现了现代化的特点，比如，利用先进的网络设备，以及当前信息共享的特点，人事档案管理部门可以很好的吸取先进的经验去进行部门管理机制的设置，也可利用方便的app,在app中输入企业的相关情况，寻找合适的管理模板，根据企业的具体情况，进行具体的方案设计，在app给出的管理模板中注入灵魂，为企业设置出一套最合理的管理机制。

三、现代人事档案管理存在的问题

首先是重要性认识不到位。企业人事档案管理通常是被看做一项服务性工作，而不是一项重大责任性工作，更有甚者认为它是可以省略的工作。某些企业单位认为生产经营是第一位的，人事档案管理只是人力资源部门的工作，其他部门没必要花费时间和精力给予必要支持。某些企业单位对人事档案管理没有深刻清晰的认识，单纯的把它看成储存归档和查阅提档等表面工作。还有一些大型企业单位对人事档案管理工作不够重视，各分公司随意进行装订，全公司没有统一标准，导致档案五花八门。其次是专管人员业务能力有待提升。当前我企业业人事档案专管人员凸显出了较为严重的问题。首先，专管人员身兼其他工作，精力难免被其他工作分散，导致工作质量大打折扣。这是因为效益好的企业虽然人员充裕却认为这不需要占用专职的人力，效益差的由于人员精简无法设置专职的人力。其次，专管人员存在流动性，这类职工存在岗位变化、晋升或者退休。交接工作通常比较仓促，新人需要很长时间才能熟练掌握这项工作，或者掌握了这项工作却被安排到其他岗位。

四、企业人事档案管理问题的相应对策

（一）严把标准关，落实好干部人事档案数字化规范

综合考虑到质量、人力、物力等因素，很多地区在档案数字化中采取业务外包的形式进行，既可以省时省力节约成本，也可以保证质量成效。档案数字化是一项系统性、流程性工作，外包后的档案数字化工作中，档案管理人员并不是“甩手掌柜”，而是在全程监督、进度跟进、成果验收等方面下功夫，对外包中的不当行为要及时制止，对影响进度的问题要及时协商解决，对质量问题要及时指明，确保档案数字化工作按期保质完成。

（二）加强人事档案管理队伍的建设

用人单位要想加强人事档案管理，就需要提高工作人员的综合水平，对人才队伍的建设进行强化，并且充分重视人事档案管理的工作，选择一些思想素质较好、具有较强责任心的人员进行人事档案的管理。另外还需要进行定期的教育和培训，让档案管理人员具有较强的专业水平，并且了解到人事档案管理的重要性，定期考核档案管理人员，让他们积极学习一些先进的管理方式，让档案管理人员的综合素养提高。与此同时，还需要积极落实相关人员的工资待遇，用人单位在档案管理的过程中需要依照档案局的相关标准规定来进行落实，这样既明确了工作要求，又具有较好的工资待遇，才能让档案管理人员的工作水平和工作质量提高。

（三）立足实际加强规章制度管理

随着互联网加的快速普及与推广，对各行各业产生了深刻的变化。通过将档案工作实现信息化建设，不仅可以节约大量的人力物力同时也能够对人事档案资料进行在线处理，提高档案管理的整体质量与水平，而且还能够探索出更加先进的管理系统，通过档案资源建设，可以确保档案管理内容更加完善。既能够方便更多的患者在线浏览，而且也可以提高人事档案的传播价值，还能够有效减少人事档案出现损耗的风险。许多珍贵人事档案在外界期间非常容易受到破坏，造成无法估量的损失。通过信息化信息技术能够将人事档案信息进行快速采集，可以随时随地参与各种展览活动，确保人事档案资源的共享。