当前档案管理工作存在的问题及对策分析

黄亚军

（承德市避暑山庄管理中心，河北 承德 067000）

档案工作是我国经济和社会向前发展的有力保障，是国家最详实可靠的“数据库”，也是我国政府机关、各类组织和公民在所有社会关系活动中累积的原始性资料的实物形式，它种类繁多，体量巨大，包括了公民个人、各类团体及单位、社科民生及天文地理或重大及突发情况的第一手材料的汇总，对认清我国国情及促成各项事业的健康发展有着不可估量的作用。

一、档案管理工作规范制度建设的意义

随着社会的发展，档案工作也应紧跟时代大潮。优化数据资料管理的资源结构，大胆运用新科学技术，提高电子类档案工作的管理水平，在制度的保障下建立完善档案工作的安全预报体制。档案工作中保存极多的人文、事件等重要资料。也是对历史的承载，具有官方的权威性。相关单位应建立有效的机制，保障信息资料的安全准确，同时也有效提升了自身的管理形象。

二、当前档案管理工作现状

档案管理工作记录着一个企业、一个单位的发展历程，也是企业、单位文化内涵的一种承载。随着社会发展的不断进步，档案管理工作也越发受重视。然而，在实际的档案管理工作中还是存在着一些问题与不足，这些问题给企业、单位的发展带来许多的不利影响。

（一）管理者对档案工作重视程度不够。长期以来，由于档案工作是一项内务性很强的工作，但仍然有部门管理者思想意识守旧，对档案工作不够重视，工作不够主动，缺少对档案管理工作可持续性的发展规划等问题。

（二）档案管理工作方法单一。由于历史原因和信息化工作的迟滞，档案资料大多为纸质形态，对保管、运输、储存都有较高的要求，更达不到永久储备，各方面所需费用较高。另外，现在的档案管理方法主要采用手工记录为主，电脑系统录入等仅仅作为一种协助方式，其中档案的收集归纳，鉴别查证，贮存编修等工作都以人工方式进行操作，费时费力，优势资源不能发挥真正的作用，档案排查鉴阅效果差。由于纸质档案因各种原因容易毁损、遗漏，加之手工查询工作方法单一，经常出现查不到或查错查漏的情形。

（三）档案管理制度不够健全。在信息征集过程中，还存在制度不严，流程未达到标准规范，征集和使用过程随心所欲，管理措施不到位，常常出现资料“出得多，进得少”的现象，档案损坏、丢失现象时有发生。

（四）档案管理工作人员自身素质和业务水平还有待提高。一个优秀的档案管理者，不但应具备过硬的业务水平，还应有高度的责任感和创新意识，才能将各项管理制度落到实处。一些专职档案管理人员缺乏专业知识，业务能力不足，无法胜任档案管理工作需要，导致档案管理工作效率低下。

三、解决档案管理中存在问题的对策

（一）进一步提高对档案工作重要性的认识。一个部门管理者应牢固树立档案意识，切实加强对档案工作的领导，重视档案的基础工作，从而从整体上提高档案管理工作的水平，要充分认识到当前环境下档案管理工作的严肃性和必要性，坚决执行并落实好国家相关的档案管理工作的法律法规，加大对档案工作的资金投入，加强档案工作信息化建设，配备先进的仪器设备，实现人力物力资源优化配置，做到物尽其用，人尽其才，确保利用新技术做到各类档案有据可依、有证可查。

（二）严格执行档案管理相关规定。“专”字当头，实行专人专物专门分类掌管，列好类目，干净整齐；尽量延长档案的使用寿命，做好消防安全工作；规范外借流程，杜绝遗失。同时，做好虚拟类资料（音像类）的档案管理工作，此类文件应使用质量好的相关设备进行处理和保存，应当一丝不苟按照国家有关规定，由专人收集，并设立专业的无菌无干扰的保管室进行管理，努力延长其资源的有效使用时限。

（三）建立健全档案管理规章制度。规章制度要体现合理性、科学性，符合档案管理工作实际，形成适合本单位的档案收集整理归档等一整套的管理制度。在档案的征集和使用过程中，严格按照相关流程操作。同时，要做好档案鉴定工作，对没有保存价值的档案及时进行处理，有效提升档案管理质量。

（四）加强档案管理人员教育。在日新月异的环境下，抓好档案工作建设的基础就是提升相关工作人员自身素质，对于落实好加快档案工作的规范和科学具有直接的因果关系。建议采取定时分批聘请档案管理专家进行职业教育及业务指导，并采取业务技能考试，竞争上岗等一系列培训考核的方式，将实际操作能力与管理水平相结合，将工作责任感与服务社会相结合，使档案管理者对社会各类资源讯息来源及需求方向有明确了解，促使档案管理人员转变意识，主动努力提升自身业务综合素质，形成实事求是，兢兢业业，认真负责的工作氛围，从而提供优质的管理服务。

四、结语

随着我国市场经济建设的迅速发展对相关数据展现出越来越高和更加严格的要求，档案管理工作既要保障时效性、准确性、安全性、权威性的基本目标，我们应当清醒认识自身的不足，积极寻找突破口，从自身入手，提升档案管理人员素质，建立健全相关的工作规范和长期发展计划，有效促进我国档案管理规范化、动态化、科学化的实现。