档案信息利用面临的问题与对策

（潍坊市中医院，山东 潍坊 262600）

前言：当今社会对档案管理的需求不断增长，时代日新月异，人们迫切需要对档案管理进行计算机化，其计算机化建设已成为大势所趋。随着档案计算机化建设的不断发展，大多数档案管理器都需要解决许多缺点和问题。本文着眼于档案管理在信息时代的重要性，然后指出了当今档案管理中的一些重要问题，最后提出了相应的解决方案，以期在吸引新思想方面发挥作用。并为将来的档案管理提供一些参考。

一、信息时代档案管理的重要性

尽管国家档案管理的发展历史悠久，但仍然存在许多制约档案管理发展和进步的问题。传统的档案管理通常使用手动记录方法来分类和记录档案。工作量繁重，给档案管理人员带来很大的工作压力。受档案注册材料的限制，档案保存非常困难，并且档案容易损坏。档案保存每年需要大量的资金和劳动力。档案注册表主要是为将来的工作提供重要的原始信息和验证依据，但是传统的档案管理很难参考，也很难充分利用档案管理的真正含义。随着时代的不断发展，特别是进入信息时代之后，计算机的使用大大提高了档案管理的效率。人们可以使用计算机来验证和记录档案，从而不断减少档案管理工作量并提高档案效率。通过计算机存储档案可以减少档案占用空间，并防止档案被外力损坏。因此，将信息时代的档案管理工作从传统的方法向计算机化的方向转变是必然的趋势，这在促进档案管理的发展中起着非常重要的作用。

二、档案管理信息建设中的问题

（一）缺乏高素质的信息管理人才

在建立现代档案管理计算机化的过程中，管理人员存在以下问题：第一，管理人员的专业水平和计算机化水平不符合相关的管理标准。在现代档案管理中，许多员工没有从相关学院和大学的相关专业中毕业，因此相对缺乏专业能力。专业的管理能力和信息技术水平是信息建设的前提，专业的管理人才是档案。管理信息化建设的基础。第二，在现代管理人员中，老龄化问题更加严重，从事管理工作的人缺乏建立计算机化的经验，并且由于年龄的原因，他们对计算机化的意识不足或缺乏计算机化的意识。技能培训不足导致整个团队管理中的知识结构不完善，这与现代档案馆的现代化不符。第三，对于相关人员，他们无法在工作过程中追求卓越。档案的管理是相对肤浅和正式的。对工作没有足够的照顾和理解。数据收集过程不够严重，无法及时发现和解决作业问题。允许问题的发展和传播将给档案管理带来问题，这将不利于档案管理的正常发展。

（二）档案管理改革机制与时俱进

事业单位管理处于不断改革之中，但档案管理改革部分相对较小。在未来的社会发展中，面对经济建设的不确定性，做好档案管理可以保证信息资料的有效利用，及时分析表格形式，以更好地解决问题，在档案管理上，情况没有任何进展，并建立了高度运作的管理机制。对现代技术仍然缺乏认知能力，这导致了应用设备的落后和工作效率低下。由于缺乏改革机制的现代化，这对档案管理信息的建设产生了负面影响。

（三）有必要加强计算机化程度

在建立用于现代记录管理的信息的过程中，相关人员无法灵活使用先进的信息技术。收集和记录信息资源材料仍然存在许多问题，并且纸张仍在使用中。由于档案管理的计算机化，难以执行计算机化的操作和计算机化的记录，这种工作模式导致工作流程效率低下，并增加了数据查询的难度。在建设过程中，增强信息技术媒体的利用率和管理水平，逐步完善信息建设平台。

三、改善档案管理信息建设的策略

（一）实现计算机化与传统管理模式相结合

在现代档案管理过程中，档案管理的水平和效率一直处于停滞状态，这是由于现代管理仍使用手动操作模式。为促进计算机化建设，有必要加强对员工专业技能的培训和教育，提高员工的信息技术水平。但是，在目前的管理人员中，专业知识相对落后，专业技能相对较低，只有一小部分档案管理人员具有计算机知识和操作技能，因此需要注意定期培训工作团队，提高现有人员的劳动效率，从而改善档案管理工作，促进档案管理信息建设。

（二）建立现代管理良知

在现代社会的发展过程中，信息技术的不断更新和进步，新思想和观念的不断出现，改变了传统的工作和生活方式。随着现代计算机技术的飞速发展，社会日新月异，相关档案管理员必须提高工作意识，改变工作思路，实现现代化的办公模式，以更好地适应现代社会的要求。在计算机化建设过程中，必须改变传统工作模式固有的观念和思想，树立现代档案管理的意识，更加重视档案管理的新技术手段，促进发展。档案管理的概念。

（三）完善档案管理系统

在计算机化建设中，建立档案管理机制，限制和改善相关人员，通过制定管理行为和工作流程，促进管理的规范化和科学化，制定高度可操作的管理制度。根据单位的实际情况。将计算机化建设纳入开放标准，鼓励管理者积极响应计算机化技术，提高管理者的主动性。

（四）提高档案管理的机密性和安全性

国家信息资源丰富多样。因此，在信息时代的档案管理工作中，为了提高档案管理的机密性和安全性，有必要建立一个强大的档案信息安全系统，并在档案管理上做好工作管理。为了提高档案管理和使用的安全性和机密性，有必要更新传统的管理概念并提高网络安全意识。避免非法入侵，避免篡改和盗窃档案信息。同时，管理部门还应通过用户身份验证加强档案信息的管理，及时监控计算机网络系统，确保档案信息的机密性和安全性。为了保证档案信息管理的安全性，档案管理部门应加强档案管理，防止犯罪分子侵入系统。增强用户登录名和密钥验证，并使用密钥管理方法来增强系统安全性。

结束语：在信息时代，纸质档案向数据载体的转换，以及档案管理从传统管理到信息管理的转换，是一个困难、高效和安全的历史过程。人力资源和社会保障控制系统对人力资源和社会保障档案的管理具有历史意义。因此，我们必须在这一领域投入更多的精力来实现档案管理的计算机化过程。