新形势下如何加强基层单位档案管理

（洮南市光明街道人力资源社会保障事务所，吉林 白城 137100）

一、基层单位档案管理的概述

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

基层单位档案管理指基层单位档案管理人员，通过规范化的科学方法对基层人事档案资料进行收集、整理、立卷、归档、检索、查找等归档流程。基层单位档案管理工作作为一项基础性、支撑性工作，对整个档案事业的发展起到举足轻重的作用。

二、基层单位档案管理存在的主要问题

1.档案管理体系问题。为促进基层单位档案管理工作的持续健康发展，就必须建立健全档案管理体系。目前，基层单位档案管理工作缺乏完整的归档体系及科学合理的管理机制，档案馆内网络得不到科学配置，致使无法实现传统管档手段的全面数字化，档案资源得不到充分开发和有效利用。另一方面，档案管理工作执行机制的不健全，使相关工作人员在档案整理流程中操作不规范，对诸多有价值的档案资料随意摆放，对有用档案资源的开发也只是流于表面，并未深入挖掘其真正利用价值，档案管理工作得不到创新发展，阻碍了基层单位档案管理工作的健康、长效发展。

2.人员问题。目前基层单位档案管理工作中人员机构分配单一，缺乏专业性人才，档案管理人员整体素质不高，档案管理能力较差，尤其在信息化时代背景下，我国政府机关、高校以及大型企业普遍配有高素质、高技术管理人员，而在基层的档案管理中技术性人才和高素质人才都极度匮乏，普遍存在人员数量不够，道德素质差，档案管理能力低等问题，甚至有些基层单位存在岗位变动频繁、轮流管档行为，导致对档案资料的整理、保存及开发利用问题频出，档案资源缺失严重。另一方面，基层领导过度追求政绩，在基层单位档案管理上缺少重视，缺乏对相关工作人员的专业培训及有力的引导，导致工作人员态度不端正，没有认识到档案管理工作的重要性，对档案管理的工作流程也是一知半解，在其位不谋其业的现象发生。

三、新形势下加强基层单位档案管理的措施

1.健全完善相关规章制度。基层单位必须高度明确档案管理工作的重要价值，进行档案管理制度的科学制定，确保其完善性。严格基于国家相关法律法规要求进行档案收集方案、文件保管期限和存档范围的科学制定，同时，有效落实具体工作制度，严格鉴定档案资料，并对其进行科学收集和分类，在检索，保管，调阅方面严格制定工作制度，同时还需要确保利用，统计和销毁工作的有序进行，科学制定档案信息保密制度，定期维护档案管理设备，制定突发事件应急策略。对其档案管理过程中的工作规范，工作纪律和岗位职责进行合理划分，使其相关工作人员能够积极主动地参与日常工作。确保现场工作人员能够对其各类档案进行全面收集和科学分类，确保其存放的有序性，使其能够实现更为高效的利用，保证档案管理工作的有效落实。

2.增强基层单位档案管理人员培训力度，提升工作人员整体素质。随着智能化、信息化时代的到来，各项管理工作都已步入数字化、智能化行列，基层单位档案管理工作也应该推陈出新，摒弃传统的落后的档案管理手段，不断更新档案管理方式方法，这不仅需要一批高技术专业化的档案管理人才，还需要加强人才培训力度，在基层单位档案管理人员的专业知识及职业技能方面加强培训，加大上岗培训，确保在岗在职人员整体素质。同时加大岗位培训，做好岗位竞聘工作，坚持持证上岗。提升基层单位档案管理人员职业素养。

3.创新档案管理业务。基层单位档案管理工作过程中，相关人员不仅需要科学建立，保存和维护档案，同时还需要确保技改和科技项目的有效落实。在此过程中，科技档案包括基层单位相关项目设计相关内容，对推动基层单位的进一步发展具有极其重要的影响。基于此，为了确保顺利实施基层单位档案管理工作，需要为其档案管理工作科学制定各项规章制度，确保能够更为准确的保存所有资料，使其应用价值得到最大程度的发挥。在新时期创新档案管理工作过程中，不仅需要对档案中不同单位日常工作具体内容进行合理归纳和整理，同时还需要科学统计和分析数据资料，如果发现问题，必须确保变更记录完善性，以此为基础，能够对档案管理工作的有效性和连续性进行更高程度的保障。除此之外，在实现数字化管理工作过程中，相关单位还需要进行资源数据获得科学构建，确保管理业务的有效创新，使其档案资源应用价值得到最大程度的发挥。

4.落实依法治档理念。在基层单位档案管理过程中，加强对档案管理人员的档案法律法规及各项规章制度的培训，积极贯彻落实上级政策，不断更新依法治档理念，严格按照相关规章制度依法管理档案工作。加大督察及宣传力度，增强基层工作人员依法管档的法律意识，对违反档案法的行为依其严重程度予以追责及严厉处罚。

5.设立档案管理专项经费。首先基层财政部门应转变观念，合理统筹，加大基层单位档案管理方面的资金投入，特别是要增加基层单位档案管理信息化方面的资金投入，配备完善的基础设施，及专业计算机和档案电子管理软件等。其次应增加大人力方面的投入力度，在选拔档案管理人员时严格把关，择优录选，保障档案管理人员的素质，同时增加档案管理人员资金待遇，留住高技術人才。最后还要设立基层单位档案管理专项资金，在信息化管理上增加投入，提升档案管理人员信息化能力，实行基层单位档案管理工作的现代化发展。

结束语

综上所述，新形势下的基层单位管理工作面临着新的环境、新的挑战，其档案管理工作发生了新的变化，因此为了充分发挥档案在基层单位管理工作中的价值作用，必须加强对新形势下的基层单位档案管理措施进行分析。