新形势下人事档案管理工作的困境和对策

（吉林省白城市月亮泡水库管理局，吉林 大安 131307）

一、新形势下人事档案管理工作的困境

（一）人事档案管理制度不够完善

当前很多企业管理者对于人事档案管理重视程度不够，在推进企业人事档案管理制度建设过程中由于缺少系统的顶层设计，导致企业人事档案管理制度不够完善。很多企业人事档案管理工作由于缺少相应的制度依据，导致企业人事档案管理工作步履维艰，很多部门对于人事档案管理工作都缺少横向的沟通和互动，严重影响了企业人事档案管理效果，同时也很难发挥出企业人事档案管理的价值和作用。

（二）信息化程度差

人事档案的信息化管理中，计算机将会发挥主要功能，包括收集、传递、开发等。当下部分单位已经着手进行电子档案的应用，但是软件设计、软件开发环节中，人员参与有限，无法保证档案管理满足预期要求，相关工作不能展现高效性、便捷性等要求。信息归类不严谨、搜索错误等也会导致电子信息无法利用。不健全的信息管理系统使相应技术功能无法全面展现，导致计算机在人事档案管理应用效果大打折扣。

（三）管理人员素质不高

现有的人事档案管理人员对人事档案的管理局限于传统的纸质人事档案管理，无法适应时代要求，采用新技术、新方法、新设备对人事档案进行科学有效的管理，造成人事档案利用困难，人事档案的社会价值未能得到充分发挥。另外，人事档案管理人员流动频繁严重阻碍了现代人事档案管理工作的发展。“档案人员队伍不稳定，变化比较大。档案人员缺乏专业知识，大多为其他部门人员兼任，且常常身兼数职，工作调动频繁，造成他们业务钻研不够”。人事档案管理人员往往利用掌握政府、事业单位等用人需求信息的有利条件，寻求自身更好的发展，人事档案工作人员无法安心于本职工作，更不用说参加培训、学习，提高自身的业务素质了。

二、新形势下人事档案管理工作的对策

（一）建立和完善企业人事信用档案新机制

1992 年劳动部、国家档案局联合颁发了《企业职工档案管理工作规定》，这对企业职工档案进行科学、规范的管理起到了较大的推动作用，相当一部分企业已开始走上科学管理的轨道。但随着我国加入WTO，企业进入市场参与全面的竞争，如何加强对企业职工的管理，增强企业竞争力，这些问题摆在了我国企业管理者的面前；当前我国国内的劳动人事、工资分配、社会保险制度等也在进一步的深入改革完善中，面对国内外形势的新变化，企业人事档案管理如何跟上企业发展的步伐，更好地服务于企业，已成为很重要的内容。

（二）进一步规范档案的管理秩序以及流程

为了保证人事档案管理工作的科学性和准确性，应该进一步规范档案管理的流程，避免出现秩序混乱的现象。尤其是在进行人员的调出以及调入或者是选拔任用时，必须要及时的对档案进行核对，确保档案信息的准确无误，才能够保证选拔任用的科学性，因此要对档案信息的管理进行有效的约束和规范，通过形成制度体系，确保档案管理工作更加公开透明，既有利于信息的全面性，也保证档案信息的共享，同时避免出现档案信息随意更改的现象，通过加大监督完善档案管理流程的监督，提高档案管理工作的实际水平，避免出现徇私舞弊的现象，真正的提高档案的真实性和准确性，保证发挥档案的应有作用，确保对人员的充分合理利用，提高工作效率和工作水平，实现社会经济的全面发展。

（三）推进档案管理信息化

互联网技术和大数据处理技术的高速发展，使得计算机等在现代企业的人事资源管理过程中发挥了十分重要的作用，目前的档案查询和管理工作也主要依靠于计算机进行，传统的纸质档案的管理工作已经逐渐被淘汰。信息化、数字化人事档案管理的工作模式，使得存储能力大大增加，也减少了一部分人事档案管理工作人员的工作量。但是开放的互联网环境也为人事管理工作带来了许多风险，面临着硬盘易被破坏和数据传输受阻、数据承载能力差、信息泄露风险大等严重的问题，面临着黑客和病毒的攻击风险。因此，在企业人事档案的管理工作中，需要对大量的企业人员信息进行综合性的分析，还需要在技术方面进行加强，提升信息化管理的能力。企业工作人员可以通过大数据分析做好全面化的管理工作，建立起动态化的管理系统，设置好工作的权限。

（四）提高档案管理人员专业素质

新时期要进一步提高档案管理工作的质量，提升档案服务水平，必须充分认识到档案管理人员发挥的关键作用，尤其是在互联网时代，人事档案管理人员不仅需要具备专业的档案管理能力，还要加强互联网知识。首先，新招聘的人才尽量选择党性意识高、政治敏锐、有专业基础、懂计算机知识的人才；其次，现有档案管理人员要加强自身的素质，学习档案数字化相关技能，理论与实践相结合，融会贯通，熟练操作，只有这样才能在档案管理工作中紧跟时代的步代。与此同时，应多组织档案管理人员外出考察交流学习，学习外边先进的档案管理技术和管理做法，结合企业现在的实际情况，扬长避短，提高档案服务质量。最后，为更好的适应新形势下对档案管理工作提出的新要求，我们还要加强人事档案管理部门和信息技术部门的合作，为档案管理中出现的技术问题提供相应的指导。

三、结束语

总而言之，人事档案在人力资源管理和利用上起着重要的依据作用和参考价值，用人单位不仅应认识到其重要性，更要增强档案管理意识，完善档案管理制度，做好管理人员的素质提升工作，切实提高人事档案的管理效率，提高人事档案的利用价值。