关于档案整理与保管工作的对策

（黑龙江省人才服务局，黑龙江 哈尔滨 150090）

档案管理是一项非常繁杂的工作，本文以人事档案管理为例，进行档案整理和保管工作分析。由于人事档案关系到群众切身利益，所以要选择好整档的工作场所，场所应安全、保密、基础设施齐全，以便于整档工作的开展，在整档时，不得随意更改档案中的内容，也不可增减文件资料，工作需认真细致，防止档案文件资料丢失，以及档案信息泄露。

一、档案整理工作的对策

（一）查核资料。检查人事档案中的文件资料是否齐全，包括了档案人的基本信息，确定各项信息是否填正确，人事档案完整真实的记录一个人人生履历，所以在整理时，需要确认的文件资料内容较多，比如，学历材料、职称材料、参加工作原始材料等，核实主要方法是与手中现有材料进行内容比对。

（二）分类排序

1.履历材料，履历材料的实质就是个人的基本信息，主要是履历表，在分类时，需要注意个人填写的内容，档案管理人员需要审查核实，然后加盖公章，如果出现填写错误，或是信息不准确时，要返还给档案人，改正后，再重新整理归档。对于新入职人员，或是军转干部，要及时填写履历表，并按照时间先后进行排列；2.自传材料，主要是介绍本人经历的材料，有本人编写，按时间先后进行排列；3.学历学位材料，主要针对的是毕业生，包括了考生登记表、毕业生登记表、学位审批表、各科成绩表等；4.政审材料，比较常见的是党员政审材料的整理，以及入团材料的整理，在分类时，也需按照时间顺序排列，志愿书需放在各自材料的前面；5.其他材料，这类材料比较混乱，包括体检报告、劳保待遇、工伤鉴定等文件，一般按照资料上的时间顺序，进行分类排序。

（三）技术整理。需要整理人事档案的纸张，将破损的纸张进行修复，不规则纸张，要进行技术加工，尽量恢复纸张原貌，1.去除档案上回形针、书钉；2.纸张粘连位置，要全部打开；3.纸张超出规格，需进行适当剪裁，不可损坏里面的文字；如不能剪裁，需折叠平整；纸张幅面较小时，需进行托裱处理。

（四）档案编类序号。在分类排序后，每份材料都需要进行编类序号，1.类号，以类为单位，2.序号，以每份资料为单位进行排序，一般写在纸张的右上角。

（五）登记目录。登记目录主要是为了方便查阅档案，目录清晰描述了人事档案中每份材料，在登记时，需要简写材料题目，但也不可过于简写，要将材料主题表达准确，当材料没有标题时，要档案管理人员重新拟定题目，并用铅笔在原始文件上进行标识。材料形成时间，使用的是最后落款时间，应用阿拉伯数字填写。

（六）装订成册。最后将整理好的文件装入档案装具，使用打孔机将文件打孔后，直接装订即可，为了方便档案利用，需在每份材料上，贴上类角号，一般贴在第一页右上角。

二、档案保管工作的对策

（一）档案库房的建设标准。档案库房保管条件，决定着档案保存质量，由于纸质档案比较脆弱，容易受潮发霉，有时也会受到虫害、鼠害的损坏，所以对库房条件和环境要求较高，如果档案管理部门，具备一定经济条件，可单独设立档案库房，或在办公楼中，单独设置档案库房。

（二）档案保管装具的选择。档案装具起到保护档案的作用，现阶段档案载体非常丰富，除纸质档案外，还包括了胶卷、视硬盘、磁带、光盘等，所以档案装具要依据档案本身进行选取，满足档案保管需求，在选择档案装具时要做到以下几点，1.装具的材质，尽量不要选择易燃材质，一般档案部门使用的是金属材质的装具，从而降低火灾隐患；2.轻便灵活，保管档案的数量巨大，在归档过程中要分门别类，随时调整装具的位置，以及装具的容量等，所以档案装具应轻便，组合方式灵活，其中组合档案柜，是档案保管常用的装具之一；3.充分利用档案库房的空间，档案库房空间有限，而档案管理部门管理的档案数量较多，且具有一定不确定性，所以在使用装具时，需依据档案管理实际情况，合理选择和布置，另外，在选择和使用装具时，还需考虑楼层承载力，保证档案库房使用安全性。

（三）档案库房空间布置。档案保管的装具主要有档案柜和档案架，在保证库房空间得到充分利用的基础上，还要考虑到档案日常管理，方便工作和库房通风，在档案柜架布置时，需要做到以下几点：1.密集架不用做过多考虑，其他柜架之间应保持1 米左右距离，为档案管理人员留出迂回式通道，并且档案柜架不可贴近墙面布置，以减少“倒架”现象的发生；2.档案柜架要分类排架，但不可划分过细；3.由于档案的载体不同，所以保管方式也不相同，要划分保管区域分别保管；4.涉密档案，需要使用专门档案柜单独管理。

（四）档案日常保管需要注意的事项。第一，注意档案库房基本条件和环境的管理，日常要做好防火、防潮、防盗、防虫等，档案保管密度控制在25 平方米/1000 卷以内；温度控制在15℃-23℃之间；湿度为50%-60%；第二，非档案管理部门人员，禁止进入档案库房；第三，禁止任何破坏档案文件资料的行为，包括撕毁、涂改、调换、增减等行为；第四，档案管理人员要约束自身的行为，不可随意查阅包括本人在内，及亲属朋友的档案文件；第五，树立自身保密意识，不可泄露和出售档案。

档案整理是档案管理的中间环节，起到承上启下的作用，不仅检验文件资料收集质量，还为后续的开发利用做好准备，而档案保管工作，则是一项长期、稳定的保管过程，通过加强档案日常管理，建设完善档案保管措施，从而提升档案管理工作水平，为人们提供优质档案服务，从而实现档案管理的价值。