加快档案管理现代化转型的实践路径探讨

文·齐怀宁

档案管理属于资源型管理，是企事业单位加强资源管理的重要利器。现阶段我国各大企业、单位、机构等在“互联网+思维”的战略引导下，已初步实现了以档案信息化为主的档案管理现代化转型。然而，在推进档案信息化过程中对于平台建设、安全保障、评估考核以及人才培养等方面还缺乏较为系统的研究，亟待深入探讨、总结完善，以便加快档案管理现代化的迭代升级。

一、从技术工具应用带动档案管理现代化转型

档案管理信息化推进过程中，应该增加以技术工具为导向的促进措施。具体来看，需要对新媒介工具的类型、特征、功能进行具体分析，并在一般的档案管理软件应用的基础上，设置内部多媒介工具，实现工具导向管理水平的提升。比如，在具体档案管理中，可以按照当前的信息化档案管理平台中的资料区分，设置对应的文件库，并在档案内部管理各个部门实现文件传输，减少打印环节带来的不便及资源浪费。再如，可以借助媒介工具的传播性特点，在技术工具融合的基础上，将多个媒介平台进行融合尝试。如在内部设置一个聊天室，增加档案管理经验交流，或者在档案管理软件应用后设置一些互动平台，让档案管理内部形成一个可交流的互动区间，提高经验分享、收集经验、促进管理效果提升。由内部向外部的延伸也要求将技术工具作为导向，如需要向社会公开的一些内部资料，或者其它机关单位需要实现资料的转移、提取等，仍然应该充分利用技术工具之便，提升利用率。在信息化实践路径中，已完成纸质向电子化转变，现在应该将其迁移到一个借助技术工具实施快速利用的路径，借助技术工具融合的功能提高信息传输速度。诸如档案信息的收集、资料整合、档案转移、销毁等事宜，仍然需要借助这些技术工具之便提高档案管理中各环节的工作效率。

在档案管理的现代化转型实践方面，技术工具本身的风险较大，必须高度重视信息化档案管理风险的防控。在这个方面，必须坚持底线思维，设置安全防护和备份系统，制定合理的数字资源备份策略，如在日常做好资料拷贝，进行硬盘存档、备份处理。从技术角度考虑，最重要的是做好系统维护、计算机技术维护。比如，增加杀毒软件、设备检查监督。随着档案信息化程度、档案利用率的提升，应当设置一个以技术人员为主的档案信息化安全管理部门，切实做好管理工作，强化监督保障，确保技术工具可能带来的风险得到有效预防。另外，目前比较常用就是增加纸质与电子档案的并行管理措施，但应该按照风险因素管理，在统一性管理体系下，将二者的风险值共同降低到最低水平。

二、用评估机制提高档案管理现代化水平

目前采用的办法是纸质档案与数字化档案并行方式，以防范档案信息化可能出现的风险。但是，从现状观察，在电子档案管理中缺乏评估机制的进一步完善。因此，建议结合当前的现状，按照电子档案平台中软件设置的流程，制定与其相符合的录入、拷贝、存档、输出、转移等环节。同时，设置具体的指标进行考核，建立并实施包含安全管理、风险评估、应急处置等制度。以经验观察，在信息化建设实践中，由于采用人工录入、扫描录入等多种渠道，在这些方法中因主观因素、工作状态、扫描方法或位置等也会造成转换过程的误差或者疏漏。所以，针对纸质、数字化两种档案资料类型，有必要统一设置评估流程。以档案管理流程为基础，按照相关档案业务标准规范，认真比较、核对每个环节中的具体指标以提高其精准性。档案信息化管理中最大风险是信息泄露问题。为了达到预防目的，应当在整个档案管理过程中，将局域网与因特网进行物理隔离，配备必要的防火墙、漏洞扫描、入侵检测、安全审计等网络安全设施，利用技术手段查看工作电脑中的拷贝数量与传输记录。在档案信息化工作场所的关键部位配备监控设施，视频保留3个月以上。

在档案信息化工作中，实践评估机制需要与管理体制进行匹配设置，采用动态化视角，聚焦实际工作中暴露出的问题，大力进行补充、改进和完善。评估机制的见效，指标具体化只是一个步骤，还需要增加监督力度，将评估机制与责任机制相结合，与激励机制进行挂钩。在档案资源越来越重要的信息化时代，有必要对档案信息化工作考核标准化、严厉化，并严格奖惩制度，提升评估的有效性。档案管理的利用率是档案管理的核心所在。在评估机制完善后，应增加档案的分类及使用频率数据分析等，并通过创新路径达到对档案管理利用率的不断提升，提高档案管理的应用水平。另外，在档案信息化工作中还可以引入竞争机制、市场化机制，不断提高工作效率和服务质量。

三、以人才队伍建设促进档案管理实践创新

高素质专业化的档案人才是加快实现档案管理的现代化转型的重要保障。要以满足当前需求为准，在人力资源管理制度基础上，引入针对档案管理人员可持续发展的培训制度。具体包括课程知识传授、相关专业技术的操作训练、素质培养、程序化操作、计算机及相关软件的维护技能等。同时，在培训的基础上，大力拓宽档案人才的引入路径。档案工作人员多数年纪偏大，在接受能力、创新能力方面相对缺乏。因此，可以按照当前纸质档案、数字化档案的两个并行路径，安排老员工在学习了解信息化的基础上，侧重于从事传统的档案管理，将更多的年轻群体进行较深入的信息化方面的培训与指导，并面向社会招聘复合型人才。在现代化的档案管理实践中，利用人力资源管理制度，实现档案人才的科学配置。在档案管理实践中，应当对人才素能从知识结构、专业素质、业务水平、创新能力等方面进行全面考察评价，按照流程、环节要求等将不同的人才配置到适合的岗位，提高人才利用率，并积极探索以人才为基础的技术创新及相关软件开发。

人才培养路径中，提升管理效率的另一途径是团队建设。档案管理实践中需要各个岗位或环节的员工进行密切配合，工作中才能达到规范化、信息化。要在专业化基础上，让整体档案管理体系的可操作水平得到进一步提高。在团队建设方面，建议将档案管理工作看作一个“档案管理项目”，利用现代企业管理中应用较为成功的“项目管理思维”，打造一个各个岗位衔接度较高的团队。团队建设中还需要增加团体训练课程，可以通过人才培训中的人力资源管理实践项目进行具体操作。在构建团队过程中，应当增加关于职业素质中的社交能力、合作能力的训练与培养，加强档案文化建设，更有利于提高团队的凝聚力。