做好学校档案工作 服务学校教学管理

文·王浩

学校档案是学校在教学和管理等各种活动中形成的真实记录，是研究改进、提高教育教学质量不可缺少的宝贵史料，是学校整个教育管理的重要组成部分，是学校各项事业持续发展的重要依据，在学校工作中起着承前启后的作用。做好学校档案工作，对于规范学校的内部管理，推进学校改革，促进学校发展有着重要的意义。

一、坚持依法治档，完善制度建设，提高学校档案工作科学化水平

一要强化依法治档，健全档案管理制度。要认真贯彻落实好《档案法》，实施依法治档，在贯彻落实好《档案法》同时，要认真贯彻落实《山东省档案条例》。在此基础上制定和完善好档案工作的各项管理制度，如档案的收集、整理、保管、利用、安全、现代化管理等制度，做到归档有范围，整理有标准，借阅有规定，管理有措施,开发利用有目标，才能保障档案工作的顺利开展。

二要强化基础设施建设，为档案工作提供必备条件。要有符合要求的档案管理和保管用房，确保档案安全；在基础设施上，配备档案专用设备，达到防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染、防高温等“九防”要求；档案部门配备计算机、复印件、空调等现代设备，提高档案现代化管理水平。

三要加强学校档案信息化建设，提高现代化管理水平。

在档案管理信息化、现代化过程中要加大对信息化、现代化的投入，配备必要的硬件设备，以保证档案信息化、现代化工作的开展；要建设档案利用所需要的“三网四库”，三网即互联网、政务网、局域网，四库即全文数据库、目录数据库、照片数据库和多媒体数据库，通过三网四库建设达到互联互通、信息共享；要加大档案数字化进程，使档案管理信息化、现代化稳步推进，使档案利用工作更加快捷方便，有力地提高利用效率；要注重加强档案的实体安全和信息安全，做好数字档案的异地备份工作；要正确处理好档案保密工作和开发利用工作的关系，在信息共享的同时，注意保密信息的安全，防止保密信息的泄露。

二、围绕学校中心工作，积极开展档案利用工作

档案工作的生命力在于开发利用，为领导决策服务，为教学工作这个中心服务，这是学校档案工作向深层次发展的方向。要立足服务，使综合档案室成为学校的“信息库”。可以在以下三方面发挥特殊的作用：一是利用档案进行相互交流。每学年的教学管理及课堂教学资料、科研资料及时整理归档，在教学改革或科研交流时，可以随时从档案室提取，充分发挥信息资源的作用。二是利用档案对师生进行思想教育。提高利用档案对师生进行热爱党、爱国、热爱社会主义、爱学校教育。同时，利用学校的档案展览、历史沿革、大事记、毕业生的资料等典型活教材开展教育活动。三是利用档案用于考核评价。干部晋升、教师晋职、评优选模等，都是根据现实表现本人陈述，特别是档案材料更是主要依据，凭借历史真实，定量定性，是最有说明力的。四是要加强编研，使档案室成为领导的“参谋部”。档案室要主动及时地为学校各项工作服务，创造性的开展工作。近几年来，我们编制了学校基本情况汇编，如《学校大事记》《组织机构沿革》《教师队伍建设》《科研成果汇报编》《学校组织体制沿革》等。还结合学校专项具体的活动，自拟专题进行收集、分类、整理编目，为学校各项工作提供利用服务。同时这些资料能够反映某一个时期某项工作的轨迹，为总结工作或迎接上级检查发挥了积极作用。

总之，学校档案是学校教学管理不可缺少的重要信息资源，是服务和促进学校发展的重要条件。在新时代中国特色社会主义发展过程中，学校档案工作规范化建设要确定更全、更新、更高的目标。“更全”就是档案门类的更全，归档材料更全，丰富室藏，为学校工作提供全方位的服务；“更新”就是管理手段更新，创造条件，运用现代化手段管理档案；“更高”就是档案利用率提高，发挥最高的档案效益，实现档案工作的持续发展，充分体现档案的服务功能。只有做到更全、更新、更高，才能提高学校档案管理水平，有效地服务学校教学管理和发展。