型号档案收集工作管理策略

文/陈 莹

笔者服务于航空工业系统，对于航空型号档案管理及进馆验收，做过一些较为深入的研究工作。本文从航空型号档案收集工作存在的问题及其影响因素入手，通过研究与分析，提出了航空型号档案收集工作管理策略。现予发表，愿与大家交流共勉。

国土资源档案是国家档案的重要组成部分，具有重要意义。然而，基层国土资源档案管理工作中存在许多问题，本文对这些问题简要归纳，并提出提升基层国土资源档案管理工作的建议和措施

一、型号档案收集工作中存在的问题

综合分析，型号档案收集工作中存在的问题主要在于：

（一）型号档案收集的种类不齐全

一方面，在型号档案的收集过程中，无论是技术人员还是档案人员都十分重视重要技术文件的收集归档，相反则经常忽略重要技术文件内提及的参考文件，尤其是对型号研制具有重要依据作用及参考价值的借用文件。另一方面，企业对非技术文件的形成与积累没有明确的要求。型号研制过程包括设计、试验、研制、生产定型等，是分阶段、动态的多人参与的综合流程，这一过程中会产生各种类型、各种载体的非技术文件。但受保密制度、思想意识等约束，型号研制单位容易忽视拍摄与型号研制有关的声像、照片等，造成型号档案收集工作困难，型号档案收集的种类不齐全，更对后期型号档案的编研利用工作造成不便。

（二）型号档案收集的内容不完整

型号研制过程复杂，多部门参与致使文件形成者繁多，多层级审批致使多个版本的形成。型号研制文件最终版本签署的齐全完整性较弱，尤其是人员流动性较强的单位，型号参研人员一旦脱节将无从追溯责任者，造成签署不全、责任缺失，更严重的会造成在该参研人员处的型号研制文件遗漏归档，甚至是遗失。

（三）型号档案收集的价值较弱

型号研制往往是多个单位协同参与的工作，主机厂与配套成品单位之间、配套成品单位之间、集团与各单位之间会形成很多往来文件，其中本单位的发文，尤其是联合行文，往往忽视了对外发文过程中原件的保存，以至于归档文件中仅留存了型号研制文件的复印件或复制件，甚至无对外发文原件。这造成型号档案原始记录性缺失，其利用价值与凭证价值较弱，档案的完整性较差。

（四）型号档案收集工作不及时

型号研制任务的周期较长，因此研制过程分为多个阶段，但型号档案的收集归档却无法与各研制阶段同步，特别是型号档案的收集工作大多严重滞后于型号产品的各研制阶段，这就造成型号档案收集工作及时性较差，也容易造成型号档案收集的不完整。

二、型号档案收集工作影响因素

型号档案收集工作影响因素较多，其主要有：

（一）事关相关领导的重视程度

型号档案收集工作的相关领导不仅包括档案业务主管领导，还包括型号研制任务主管领导。型号档案收集工作能够得到相关领导的重视，则可以促成档案管理工作层与型号研制技术层对接，支持型号档案收集工作；而相关领导一旦对型号档案工作缺乏重视，型号档案收集工作将与型号研制工作脱节，造成型号研制文件长期、分散遗留在各型号研制人员手里，则容易导致型号档案难以收集齐全完整。

（二）事关型号研制部门与型号档案管理部门的配合程度

型号档案的收集工作不仅是档案部门的主要工作，也是型号研制单位的重要工作。型号研制单位是型号研制文件的形成者、积累者，可以为型号档案的收集提供研制基础技术意见的咨询与参考；档案管理部门则是型号研制文件的收集者、整理者，可以为型号档案的收集提供档案管理专业收集手段与流程的实践与指导。型号档案收集工作的成效受型号研制部门与型号档案管理部门配合程度的影响，“一头热”的型号档案收集工作无法保证型号档案的完整性与型号档案管理工作的规范性。事实证明，型号研制部门与档案管理部门的配合越默契，档案收集工作的效率越高、效果越好，反之亦然。

（三）事关型号研制文件归档范围的准确程度

型号产品构成复杂，以一架航空飞机为例，不仅包含了飞机主机，还装载有发动机、飞行控制器、集成计算机等。各单位研制的型号产品结构不同，型号研制文件的内容、侧重也有较大差别，基于此，各单位型号档案的收集归档内容与结构也不尽相同。因此，适应本单位型号产品、研制任务的型号文件归档范围，更能提高型号档案收集的准确性与完整性。

（四）事关型号档案管理人员的专业能力

作为型号档案收集的重要主体，型号档案人员对相应型号产品研制流程、型号档案管理制度要求、型号档案收集系统操作与管理等相关专业能力的掌握水平影响着型号档案收集工作的效能。越是具备相关专业能力的档案管理人员，越能够更好地推动型号档案的收集工作；反之，若是型号档案管理人员在型号研制文件收集以及型号档案归档分类过程中缺乏专业判断，容易造成型号档案的漏归或误归。

三、型号档案收集工作管理策略

针对上述问题以及影响因素，做好型号档案收集工作应该采取以下管理策略：

策略一：型号文件管理工作同步化

型号研制的各个流程都会产生型号研制文件，这些文件是型号研制任务的记录，也是型号产品的知识财富。因此，型号文件管理制度建设有必要纳入型号研制任务管理体系，实现型号文件的管理与型号研制流程同步。同时，型号文件是型号档案的前身，是型号档案收集的基本内容。因此，型号文件管理工作有必要与型号归档收集工作同步。

一个型号产品能够产生的文件数量繁多、种类庞杂。一方面，为了能够保证型号文件管理的规范性，需要制定合理的型号文件管理制度。另一方面，为了能够保证型号文件的完整性与及时性，需要型号文件的管理与型号研制的全流程保持密切联系。因此，在型号研制任务管理体系中明确型号文件管理制度，包括型号文件的日常管理、型号文件的管理责任、型号文件的归档管理等。

型号文件管理工作作为型号档案生命周期的前端工作，影响着型号档案的收集效率与效果。为了提高型号档案收集效率与效果，有必要推动型号文件管理与型号收集归档管理的同步。建立型号文件管理与型号档案归档管理接口，按照型号对科研档案收集归档类别进行初筛，对同一型号的文件及时收集组卷，形成型号档案案卷的同时形成该型号数字档案管理节点，以后该型号的文件形成后直接归档到该节点，提高型号档案收集工作的效率与效果。

策略二：型号档案收集权责规范化

型号档案收集工作的主体包括型号研制业务主管部门、型号研制生产部门与型号档案管理部门。企业有必要树立企业型号档案收集制度，明确型号档案收集工作各类主体的责任，使他们之间权责分明、相互配合。为此：

其一，需要明确型号研制业务主管部门为主要责任部门，将型号档案工作纳入型号管理统一部署，对型号生产研究阶段与型号档案同步归档提出制度层要求；

其二，需要明确型号生产研究部门为主要参与部门，主要对型号档案的形成及内容负责，尤其是配合档案部门制订适应本单位型号管理的型号档案收集范围表；

其三，需要明确档案部门为主要协调部门，负责对型号档案进行分类收集与归纳。

只有型号档案收集工作的主体各司其职、协同配合，才能够促进型号档案收集工作的规范化、有序化，更好地开展型号档案管理工作，为企业今后的型号研制提供参考与借鉴。

策略三：型号文件归档范围与保管期限精细化

以航空型号档案管理为例，集团层细致地形成了包括《型号档案工作管理办法》《产品档案管理办法》《科研档案管理办法》《电子文件及电子档案管理暂行办法》及《集团公司声像档案管理办法》等制度，对不同类型、不同载体的型号文件资料的归档范围进行了明确。

然而简单的“上行下效”无法满足企业型号文件收集工作的灵活性与准确性。因此，企业层也应当建立型号文件资料归档管理相关制度规范，尤其是与企业实际科研、生产工作紧密结合，形成更加精细、准确的企业型号文件归档范围与保管期限管理办法，为型号文件资料的积累、移交、归档提供实际可行的范围，也为型号档案的收集、分类、保管乃至进馆提供准确的保存时效。

策略四：型号档案管理人员专业化

作为型号档案的管理者，型号档案管理人员不仅是型号档案收集工作的接收者，还是型号档案收集工作的把关人，保证归档的型号文件材料都对企业有重要保存及利用价值。因此，型号档案管理人员既需要具备专业的档案管理知识，还需要熟悉企业型号研制流程。

为了更好地适应型号研制文件中越来越多电子文件的产生，型号档案管理人员需要熟悉型号档案管理工作的同时了解档案管理系统的操作与维护。一方面，型号档案管理人员应积极参加型号档案专题培训会，学习型号档案管理专业知识；另一方面，提高型号档案管理人员档案管理系统操作与维护能力，在型号档案收集过程中，能够使用档案管理系统，并保证电子型号文件管理系统与档案管理系统接口稳定，确保型号档案的齐全完整。

为了了解型号研制过程中有哪些影响生产的重要型号文件，更好地辨别型号文件的保存及利用价值，型号档案管理人员需要熟悉型号研制工作流程，尤其是流程中的重点环节、产生的重要文件、型号涉及的关键技术、主管的技术人员等，确保收集归档的型号文件能够具有为企业恢复生产、提升能力的作用。