社保档案信息化管理策略探究

（山东省菏泽市单县社会保险事业服务中心，山东 菏泽 274300）

对于社保档案而言，应做到精细、准确与严格，对于管理技术提出了更为严格的要求[1]。传统模式下的纸质档案、手工抄录等管理方法已经难以使用信息时代下社保档案管理需求，应巧妙地利用先进的信息处理技术（网络技术、数据库、多媒体技术等），高效率处理海量信息，对社保档案内容进行准确了解，提高管理水平，更好地服务于社会大众。

一、建设档案信息化管理结构

针对档案信息化管理而言，构建信息化管理结构尤为关键。首先，建设系统。档案管理部门应立足于档案实际情况，合理设计各项指标，迅速将以前纸质档案信息转变为电子数据。另外，构建电子档案系统时，不得忽视数据采集这一环节，在自然语言功能处理过程中，应根据社会保险术语设计相对应的索引关键词，为群众查找提供便捷[2]。例如，在搜索框中输入“医疗保险”时，应迅速跳出“保险人”、“保险额”等关键词。其次，投入高科技的硬件设备。档案管理部门应从实际情况考虑，其于适当超前的准则，积极购买计算机、打印机、扫描仪、交换器、服务器等。

二、加强信息化管理制度规范

由于社保档案管理面广、分类复杂、工作量大，所以信息化建设难度较大。在这一形势下，有的乡镇社保档案管理机构不注重信息化建设，依然采用传统纸质分类管理方式，占地面积广，档案极易破损，且查找工序十分繁琐，档案管理工作效率低。为了能够有效改变这一现状，我国政府应高度重视，制定针对性方针政策，强制要求社保部门购买高科技信息技术社保，制定统一社保档案信息化管理制度，以强制性规章制度要求社保部门必须积极投身于社保档案信息化建设中。例如“五险一金”中的“养老保险”，由于制度的频繁变革，种类越来越繁杂，档案管理难度可想而知。但是，该保险直接关系到老年人晚年生活品质，所以针对“养老保险”国家制定了严谨、严格的档案管理制度，精细划分了“养老保险”投保人年龄、工作情况、“养老保险”时效及月福利制度等，并严格要求社保部门必须贯彻执行国家各项规定。以强制性国家制度规范来确保社保档案管理各项政策落到实处，尽快构建规范化、统一的档案信息化管理体系。

三、创新社保档案信息化管理技术

现阶段，社保档案信息化建设稳步进行中，需积极创新，促使其快速发展。例如，“二维码”、“条形码”运用于社保档案信息化管理中[3]。近年来，“扫一扫”凭借其便捷、操作简单等优势广泛运用于投票、购物、支付等事务中。在社保档案信息化管理方面，可采取制作二维码的方式，每位参保人员均拥有一个属于自己二维码，其中包含自己的每一项社保信息，参保人员若想了解自己的社保情况，只需对二维码进行扫描就能够一一了解。与此同时，也可以条形码来替代纸质档案，这样一来就让电子档案与传统纸质档案之间的距离进一步缩短了，通过对档案的条形码进行扫描，让电子信息对应纸质档案，再以扫码的方式把档案信息输入到互联网系统中形成索引。这样，在资料调取时只需在索引中搜索关键词便可获取所查找的文件。

四、提供便捷的信息服务

社保档案以社会大众为中心，向其提供社保服务，因此在信息化时代，将社保档案信息化优势发挥出来，提升信息服务质量，并提供各种类型的档案资源给社会大众，使之需求得到满足，从一定程度上来说也是新时期信息服务特色的真实体现。通过对多种信息传输方式（电子邮件、视频以及网络短信等）予以利用，帮助用户能够及时查询到相关档案信息，并将其有效利用。并发挥网络技术的良好优势，构建起信息资源共享平台，借助此平台让档案的开放式服务得以成功实现。以档案资源为媒介，向社会大众有针对性的提供相关信息，其中包括供产品、效益以及服务等，进而满足社会大众的具体需求，促进信息服务质量以及效率的提升。

五、强化档案管理队伍培训与引进工作

为了更好地提供档案服务，档案管理部门应加强社保档案信息化建设，想方设法培养优秀管理队伍。纵观档案管理部门，社保档案管理队伍综合素质较差，且往往良莠不齐。鉴于此，档案管理部门应积极探寻人才队伍建设策略，有效保证社保档案信息化建设顺利进行。其一，组织形式多样的培训活动。可采用在职培训的方式，要求国内外信息化技术专家来院开展专题讲座活动；也可采取委培的方式，积极吸收先进管理理念；其二，培训内容应覆盖广泛范围、主次分明。和传统的社保档案管理工作相比，社保档案信息化管理具有很强的复杂性，具有较高的风险，这就需要培训教育内容应将档案管理、法律和信息化等层面全面囊括其中，同时确保主次分明，增强培训效果；其三，加大档案管理人才引入力度，但必须满足专业过硬、综合实力较强的条件，充分发挥人才带动作用，打造一支优质社保档案人才队伍，以坚实的基础为社保档案信息化建设的有序开展提供有效支持。

结语：对于社保工作而言，社保档案信息化建设是关键，然而其目前处于发展阶段，还需进一步发展[4]。现阶段，我国高度重视社保档案管理工作，大力支持信息化管理改革，并在信息时代到来的背景下，社保档案信息化管理必然会迎来更加广阔、更加光明、更加灿烂的发展时期。