新时期事业单位档案管理工作的创新及优化

2020-12-07

魅力中国 2020年25期

（山西省文水县应急管理局，山西文水 032110）

一、新时期做好人事档案管理的意义

人事档案对于事业单位的职工来说意义重大，它不仅仅是每个员工人生轨迹和专长的真实记录，更关系到每个职工的切身利益。在事业单位做好人事档案管理工作具有重要的意义，主要表现为：一是随着时代的发展，事业单位的文化价值理念也在不断地变化。新时期我们的理念是以人为本，那么每个职工的成长过程就显得尤为重要，职工是单位的中坚力量，关注每位职工的成长是单位应尽的职责，人事档案恰恰就是记录他们成长的重要凭证，是每位职工成长的标志，那么做好人事档案管理就是新时期对人事管理工作的新要求。二是从新中国成立到现在，我们的国家已经经历了七十年的风雨，随着时代的不断进步，我国的人事管理制度也在不断进步，与传统的人事管理相比较，新时期对人事档案管理工作的要求越来越多，不仅如此，质量要求的越来越严格，难度也随之增大。为了使人事档案管理工作适应新的历史条件，我们必须要在原有档案管理的基础上进行创新，为人事档案管理注入新的活力，使其适应不断发展的新时代，更好地为事业单位的发展贡献力量。

二、事业单位档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理制度不完善

事业单位在新时期下突出的最明显的问题就是档案管理工作上的问题，多数事业单位都由于缺乏健全的档案管理制度，出现这一情况的主要原因就是事业单位的主要领导人和负责人，缺乏对档案管理工作的认识，在新时期下只是过度重视管理形式的创新，而忽视了内容和制度的创新和完善，这就导致档案管理工作的效率比较低，难以满足新时期下事业单位的发展需求。

（二）对档案管理缺乏科学认知

档案存在的价值是为管理者提供过去时期内单位经营的整体情况和数据，并为数据提供真实性和完整性的保障，使其成为指导未来实践和探索的待查资料。而在当前我国事业单位档案管理的现状来看，主要存在管理人员认识模糊、忽视档案管理紧迫性等问题。有些事业单位的领导者自身缺乏档案管理认识指派一些文化素质不高的临时工作人员从事单位的档案整理和管理工作，这些人员缺乏整理资料档案的专业方案，无法对文件和疑难资料进行合理分类编排，使得单位的档案处于长期混乱的状态，引起了部门查阅困难等问题。并且，管理者认知的缺失影响了员工的认知，许多档案管理工作人员把档案管理工作视为一种简单的后勤工作，没有积极学习档案管理和相关法律知识的自觉，让档案管理处于长期被忽视的地位

（三）管理方法和设备落后，缺少创新

新时期下，很多新型的管理方法和手段也在我国诸多的工作领域中得到了推广和普及，其实也有很多新型的档案管理方法和手段诞生，比如信息技术就是一大重要手段和方法，但是在档案的实际管理工作中，并没有积极的应用这些新的手段和方法，而是一直拘泥守旧，使用落后的管理方法和管理设备，这些都是影响档案管理效果的重要因素。

三、事业单位档案管理工作的创新及优化策略

（一）转变档案管理观念，建立完善的档案管理制度

在新时期下要想保证事业单位能够得到稳定长远的发展，就需要做好档案管理工作，事业单位的领导者就应该及时的更新档案管理理念，正确的认识到事业单位未来的发展与档案管理工作之间的关系，从而结合事业单位的实际工作需求以及新时期下档案管理工作的发展需求，建立科学有效的档案管理制度，并在实际的工作中有效的贯彻和落实这项新制度，以便能够有效的提高档案管理工作的水平和效率，促进事业单位的发展。

（二）提升档案管理工作的工作环境

人性化档案管理工作的有效实施，需要一个良好的档案管理环境，舒适的环境不仅可以提升工作人员的心情，还可以提升员工的工作效率。在提升档案管理环境时，可以从两方面入手：首先，优化内部环境，内部环境的优化主要是指从精神、心理方面融入更多的人性化元素。比如：营造更加舒适温馨的工作环境，从而使员工的归属感更强，更好的促进档案管理工作的实施；其次，优化外部环境，就是指对档案管理的环境进行优化，增添一些人性化的设备设施，为档案管理人员的工程以及生活带来便利，从而提升员工的工作效率，比如：可以优化档案室的布局、张贴一些标语等，使档案管理人员的工作环境得到优化的同时还能富有特色，从而提升档案管理的效率。

（三）更新档案管理认知与创新管理体制

意识决定行为，要提升事业单位档案管理质量，首先要从意识出发，更新管理者的理念，从源头上摒弃旧的管理理念，更新单位全体员工对于档案管理的认知。为此，单位可以建立新的档案管理体制，实现档案人才的结构化、层次化管理。单位领导和档案专管员要时刻关注文件管理方法，通过集中学习和员工交流的方式来强化自身的管理能力。此外，档案管理应与事业单位的机构保持一致，要加大人力和物力的投资，把档案管理工作真正提升到单位的重要议程上来，逐步强化其在事业单位日常工作中的地位。