新形势下电子档案管理存在的问题及对策

宫丽丽

摘 要：随着我国经济水平的不断提高以及信息技术的发展，档案管理数字化建设的步伐也在不断加快。档案是当今社会一种非常重要的信息资源，它对我国档案管理事业的良好发展具有至关重要的作用。但由于多种复杂因素的存在，在数字化档案管理的过程中出现了很多或大或小的问题。因此，本文就新形势下电子档案管理存在的问题和对策作出了以下分析。

关键词：档案管理;数字化;电子档案

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.128

在全球化不断发展的今天，信息技术广泛应用于各行各业。随着我国人力资源和信息资源的不断流动，档案的数量也逐渐增多。运用科学方法构建更加方便、快捷、高效的电子档案管理模式，不仅能够使档案很简便地被查询到，还能大大减轻工作人员的负荷。但我国目前使用的传统档案管理方法存在很多不足与问题，不利于档案的安全保管，进而对档案管理体系的进一步完善产生不利影响。因此，构建电子档案管理模式势在必行。

1 电子档案管理存在的问题

1.1 档案管理人员的重视程度不够

工作人员对档案管理工作本身的重视程度不够，对档案的妥善管理造成一定的威胁。首先，工作人员对档案管理工作的职责存在误区，认为对档案的管理并不是单位的主要工作，只要简单地保管好档案，让它不会丢失，能够应对检查以及查找资料就可以，自然就不会将档案管理工作太过重视;其次，正是由于档案管理人员忽视了档案管理工作的重要性，使档案的利用价值无法真正发挥出来，自然也就得不到大家的重视[1]。最后，档案工作中的安全意识不够强使档案在传输或存储过程中很容易丢失或被人窃取，而且网络技术水平的日益提高也为黑客等不法分子提供了便利条件，通过利用网络漏洞对档案进行破坏和修改。这些都对档案的真实性、完整性和科学性产生了不利影响。

1.2 档案管理人员的专业素质有待进一步提升

在将信息技术很好地应用到档案管理工作，构建电子档案管理模式的过程中必然离不开专业型人才，将二者相结合是一项难度非常大的工作，它对工作人员的技术性与专业性都提出了更高的标准。而在现阶段，我国档案管理工作的专业人才依然较少，人才缺失严重。在档案管理工作中大多数负责人员的业务素质较低，缺乏专业技术知识，而且没有足够的相关经验与技能，根本无法支持这些人员顺利开展相关工作[2]。同时，很多管理人员没有参加过专业培训，再加上学习能力有限，难以把握现有技术对档案进行有效管理，更加无法满足电子化管理档案的要求。此外，为了自身利益监守自盗，做出泄露档案信息，篡改档案内容等违法之事也具有一定可能性。因此，档案管理电子化的应用效果也在一定程度上受到工作人员专业素质水平的限制。

1.3 电子档案管理设备条件和技术水平有待进一步改善

从实际的档案管理工作中不难看出，经济发展水平和单位的自身条件是限制电子档案管理模式的主要因素。一方面，在当前的社会经济条件下，人们往往会看中眼前利益而放弃对长远利益的考虑，忽视档案管理数字化的重要性，自然也就导致电子档案管理建设投入不足;另一方面，在这过程中需要一定的资金支持，而多数地区或单位往往不会将过多的资金用到购进相关设备上来，这也就造成了硬件设备无法满足需要，阻碍构建电子档案管理模式的进程[3]。同时，在电子档案的管理过程中，电子档案比传统档案更容易修改，而管理技术难以更新，导致后期档案的维护和存储困难，便会影响到整个单位的电子档案管理工作。

2 新形势下电子档案管理的措施分析

2.1 加强档案管理人员的重视程度

优化档案管理工作必须要增强管理人员对档案管理的重视。首先，由于信息技术的不断发展，为黑客等不法分子提供了破坏和盗窃档案的机会，影响了档案的安全性。但如果将纸质版档案与电子版档案共同保留，就会为档案管理工作省去很多麻烦，当纸质版档案的真实性和完整性遭到破坏时，就能够真正体现这种做法的好处;其次，加大对档案重要性的宣传力度，通过多种方式或渠道，比如在单位相关会议上就电子管理档案工作中出现的问题和要求向全员宣讲，再或者借助媒体进行宣传，使管理人员能够了解档案工作，并充分认识到档案工作在企业发展过程中所发挥的重要作用，这样才能纠正人们对档案管理工作的误区，使企业的电子档案管理工作能够顺利进行。最后，充分发挥档案的利用价值[4]。档案利用是档案工作价值的最终体现，档案管理人员要加快电子档案管理方式的普及，使档案利用工作能够及时快捷地进行。同时尽快实现资源共享，从而增强全社会对档案工作的重视程度，使得电子档案管理工作健康发展。

2.2 注重引进和培养电子档案管理的专业型人才

档案管理者必须具备丰富的管理经验，掌握全面的管理理论，熟悉先进的电子档案管理系统的应用。一方面，企业在招聘時，可以提高“门槛”，将专业知识和技术设为重要的考核内容，对所有应聘电子档案管理人员都要进行层层考核，择优录用，并且在上岗前为了保证档案管理人员的工作能力符合标准要求，要对其进行岗前培训;另一方面，为防止出现个别管理人员对档案工作中的注意事项没有足够了解的情况，企业可以设立专门的培训机制，将所有在岗人员按工作内容不同分成不同的组，由组长负责，每周组织一次学习，提高其专业技能及安全保密意识，每季度进行一次考核，并将考核结果同绩效工资挂钩;对离岗超过半年以上人员，在重新上岗前要对其重新进行考核，考核合格后方可上岗。

2.3 加大对电子档案管理的设备和技术投入

企业领导应高度重视对电子档案管理工作的资金投入。为了及时购置各类先进技术设备和仪器，构建系统完善的电子档案管理模式，增强对档案查询检索的专业功能，改变以往因资金投入不足而导致的软硬件设备匮乏无法满足管理工作的需要的状态，企业应根据档案建设的标准加大资金投入，尽量为档案提供一个安全、可靠的存放环境，有利于促进档案管理工作的顺利开展。

3 结束语

总之，在信息时代发展的背景下，在提高电子技术应用水平的同时，也要注意电子技术应用中存在的问题。新形势下档案管理部门应加强档案管理人员的重视程度，将纸质版与电子版档案共同保留，注重引进和培养电子档案管理的专业型人才，以及加大对电子档案管理的设备和技术的投入，从而促进我国档案管理事业的健康发展。

参考文献

[1]盖伟华.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].数字化用户，2018，24（2）：151-151.

[2]刘彬彬.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].百科论坛电子杂志，2018（9）：738-738.

[3]祝光慧.新形势下电子档案管理存在的问题及对策探究[J].卷宗，2018（29）：53-53.

[4]吴灼之.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].兰台内外，2018（8）：24-25.