浅谈钢铁企业档案信息化管理

韩妩媚

摘 要：檔案信息化管理是钢铁企业智能转型过程中必经环节。将信息化建设与档案管理相融合，不仅可以优化企业档案管理架构，而且能够提升档案的综合利用价值，助推钢铁企业良性发展。本文以钢铁企业档案管理角度，对档案信息化建设中遇到的问题提出相应的策略，旨在为相关研究提供借鉴。

关键词：钢铁企业;档案管理;信息化;管理策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.120

钢铁企业的正常运转离不开各个部门的相互协调与配合。在企业的运转过程中会形成大量不同载体的数据信息，它包含着企业多年以来在生产经营、产品研发、市场营销、领导决策以及财会、人事管理等方面的活动记录。合理利用数据信息不仅对追踪钢铁企业运营管理活动和战略规划有着重要的作用，而且为钢铁企业管理、决策、共享提供了重要依据。传统的纸质版文件、图纸、实物等载体模式已经跟不上现代化钢铁企业发展的步伐，实现档案信息化管理是提升企业改革成效的关键举措。

1 钢铁企业档案信息化管理的必要性

目前，钢铁行业正处于智能化转型升级的关键时期，为了响应国家信息化建设要求，钢铁企业积极推进各个环节的信息化建设进程，从而使企业信息资源得到有效配置。在大数据时代背景下，钢铁企业在人力资源开发系统（SAP）、财务经营管理系统（财智云）以及办公自动化系统（OA）等方面的现代化管理进程中初见成效。钢铁企业档案资料是企业保留的具有珍藏价值的文字、图片、实物等资源。档案信息化管理是为了促进企业档案管理与其他各环节业务工作高度融合、统一，以期达到企业内部信息资源共享的目的。因此，实现档案信息化管理是适应企业智能化升级转型的核心手段，也是钢铁企业信息化进程中的必经阶段。

2 实现钢铁企业档案信息化管理策略

2.1 完善企业档案信息化管理制度

无规矩不成方圆，要想实现钢铁企业档案信息化管理，就要让档案管理工作有法可依、有章可循、有据可查。信息化管理制度是企业档案管理的标杆，也是企业档案信息化管理的“掌舵人”。自2002年国家档案局颁布《全国档案信息化建设实施纲要》以来，钢铁企业档案部门出台了《电子文件暂行管理办法》，并对《档案归档管理办法》做出了相应的调整，将文书档案和产品、科研档案归档要求中的第二条由“移交纸质版文件”改为“同时移交纸质版文件和与纸质版内容一致的同步电子版文件”，并对归档电子版的格式及分辨率等方面提出了具体要求。

企业档案信息化的程度决定了档案的最终利用价值。档案信息化管理不仅仅是档案文字资料的数字化，更是对档案管理全过程进行网络化、数字化、共享化。因此，在数字化档案流转、检索、利用等过程中同样需要出台明确的管理制度，根据档案的涉密程度、公开范围，结合管理者职责权限分层次、分等级限制档案资料可供利用的人员范围。力争在钢铁企业档案的收集归档、分类编目、数据统计、检索利用等档案管理工作上实现自动化，有效提升档案管理的整体水平，为档案信息资源整合和数据共享奠定基础。

2.2 积极推进企业档案数字化进程

档案数字化建设是钢铁企业档案信息化管理最基础的工作，通过将传统载体的档案资源转换为数字化的档案信息，以数据形式存储，网络形式共享，形成一个有序结构的档案信息库。档案数字化是信息技术与档案管理相结合的产物，二者相互依存。企业领导者要在思想上认识到企业档案是企业无形的财富，是企业战略决策和生产经营的见证者，要从根本上重视档案数字化发展。作为档案工作者要提高主人翁意识，树立科学的档案数字化理念，从归档源头着手，充分考虑文件数据的规范化、标准化，对档案材料提出更精确的数字化要求。在业务开展过程中，数字化档案形式可以通过局域网、互联网、档案信息平台进行计算机检索、阅读、利用，为企业职工提供全面高效的服务。从档案保管角度看，档案数字化是对档案实物行之有效的保护措施，不仅能够延长档案实物的保管年限，而且可以避免档案被恶意破坏或篡改的行为，确保档案的完整性、真实性。

2.3 保障企业档案信息化的网络安全

网络安全和信息化是相辅相成的。如今，网络时代迅猛发展，网络信息传播速度令人瞠目，网络带给大家便捷的同时也充斥着形形色色的虚假信息。网络时代是一把“双刃剑”，既要开放共享资源，更要注重网络安全风险防控。钢铁企业档案是企业珍贵的财富，企业档案涉及公司秘密、绝密文件资料，一旦档案涉密信息丢失或泄露，会影响到企业的技术核心、品种研发技术、设备设施安全等问题。网络安全是动态的、综合性的防护理念。安全的网络环境是档案信息化管理的保障。企业应当建立高效地网络安全风险报告机制、研判处置机制、情报共享机制，准确把握网络安全风险发生的规律、动向、趋势。另外，企业应当为档案系统设立专用服务器，以支撑档案信息化庞大的数据资源库。企业档案信息化管理设备应当设置防火墙和档案管理人员访问权限，定期检查网络系统漏洞并及时补救，以防不法分子入侵。同时，还应设置网络安全预警系统，当档案信息化管理系统出现风险时，立即向管理员发出预警信息。

2.4 提高档案管理者业务水平

档案信息化建设的关键在于人才队伍的培养。首先，树立牢固的保密意识且能够严格遵守保密规定是管档的前提条件;其次，档案管理者应具备系统的档案专业知识并能将其灵活运用于实践工作中，这是档案管理者的基本业务素养。面对信息化时代档案管理的要求，档案管理者除具备以上专业素养及管档经验外，在档案数字化处理、信息资源规范化建设、档案信息化管理系统操作等环节上都需要掌握基本的技能。企业可通过开展专项培训使现有档案管理者树立起全新的管档理念，提高其业务能力和技术水平，确保其能够熟练应用相关管理系统软件。对于专业难度较高的网络与硬件维护、软件开发方面应配备专业技术人才，与档案工作密切配合，提高信息化管理在档案工作中的比重。

3 结束语

没有信息化就没有现代化。钢铁企业正处于转型升级的关键时期，档案管理工作作为企业根本支撑，逐步转变档案管理工作方式是顺应时代潮流趋势。落实企业档案信息化建设是推动企业各方面数据资源整合和开放共享的保障。继续做好钢铁企业信息化和工业化的深度融合，加速钢铁企业向数字化、网络化、智能化发展。深度开发钢铁企业档案利用价值，以期效力企业未来发展。

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