借助质量管理，提高档案工作水平

摘 要：档案管理和质量管理是企业科研生产管理的两个重要环节，两者相互影响、关系密切。本文详细介绍了档案管理和质量管理之间的关系，并引入工作中遇到的问题。通过分析、论述，认为在档案管理的实际工作中，只有针对不同的管理对象区别对待，以满足不同管理目标的要求，才能使档案管理和质量管理工作充分发挥良好的相互促进作用，提高档案管理水平。

关键词：档案管理;质量管理;关系

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.082

产品档案管理是按照一定的原则和要求，完整地保存和科学地管理产品档案，并在产品的研制、生产、售后过程中提供服务。质量管理是通过确定质量方针、目标，并在质量体系中通过质量策划、质量控制和质量改进，使其实施全部管理職能的所有活动。文件控制是质量管理体系中的一个主要要素，我所在质量体系文件中，规定文件的控制程序是：编制→签署→归档→使用（包括借、查阅，发放，回收，更改）→保管或销毁。同时还规定“文件均需归档，归档后的文件为受控文件。档案部门负责受控文件的跟踪、控制。”在这种文件控制要求下，质量管理和档案管理有着怎样的相互关系？如何处理好这种关系？我们一起来进行深入的探讨。

1 档案管理和质量管理的相互关系

文件控制要求将质量管理和档案管理有机地结合起来，将档案管理直接纳入质量管理体系中，使档案管理过程与质量管理过程在科研管理过程实现了无缝连接，双方相互影响，相互促进。具体表现为以下几点。

1）文件控制要求文件签署生效后及时归档（与产品有关外来文件也必须及时归档），即文件还在现行阶段便提前归档。文件生成之后的整个使用过程及最终的保管或销毁都是在档案部门的有效控制下进行。在这样的文件控制要求下，档案管理工作提前到文件的现行阶段，实现“前期介入，全程管理”档案工作要求，有利于提高档案管理水平。因此质量管理促进了档案管理工作。

2）文件的使用及更改必须在档案部门的受控管理下进行。这就将档案管理工作渗透在科研、生产、管理的各个环节之中。档案管理工作和产品科研活动同步开展，确保了归档文件内容的准确性。质量要求促进了最终成套产品档案的准确性。

3）质量体系文件中，对产品在每个阶段应编制的技术文件都有明确要求，同时要求档案管理部门在各阶段评审时出具“文件完整性报告”，对文件的完整性给出评价，文件归档完整的情况下，才能进行下一步的评审工作。这样的质量控制要求保证了收集文件的完整性。

4）质量管理体系要素中技术状态管理最终都体现在文件的受控管理上。在每次单位进行质量审查时，档案部门必须配合技术部门提供大量的文件资料以证明其符合质量控制要求。由此也可以看出档案管理是质量管理的重要环节，做好档案管理工作是实现质量管理目标的有力保证。

2 满足质量要求的情况下做好档案管理工作

在“前期介入，全程管理”的工作模式下，档案管理人员在文件的现行阶段便提前介入并实施管理，那么在文件的现行阶段档案管理工作的重点是什么，应达到的什么样的管理目标。笔者认为，这一阶段仍处于产品文件形成、积累阶段，档案管理的工作重点在于收集，应达到的管理目标是确保文件收集完整、准确。因此，结合质量要求，这一阶段档案管理的工作目标可归纳为：1）文件收集完整、内容准确;2）确保文件的技术状态具有可追溯性;3）确保在所有使用场所可获得有效的、受控的文件;同时防止作废文件的非预期使用，保留作废文件时，应按规定标识和控制。那么如何既达到档案管理目标同时又满足质量管理要求？

档案管理工作根据管理对象可分为档案管理工作和文件资料管理工作。档案管理工作的管理对象主要包括归档原件;文件资料管理工作的管理对象主要包括所有正在现行使用的复印件。对归档原件的管理，应结合技术状态管理程序中“确保技术状态具有可追溯性”的要求，立足于产品研制活动的整个过程，保留归档原件的基线状态，及其在设计过程中的每一次更改，以保证文件的技术状态具有可追溯性。在产品研制结束后，归档原件转化成档案时，确保产品档案能够真实、准确地再现产品研制的整个过程。而对文件资料的管理，应结合技术状态管理程序中“确保技术状态有效性”的要求，立足于当前的使用，以确保其现行有效为原则，开展管理工作。在每次发生设计更改时，必须及时更改相应的文件资料， 对须保留的作废文件做明确的标识（我所的具体规定是通过加盖“作废”及“留用参考”印章进行标识），以免对科研活动造成不利影响。在档案管理过程中，通过对归档原件和现行使用的复印件区别对待，在达到档案管理目标的同时，满足质量管理要求。

3 工作中存在的问题及解决办法

3.1 存在的问题

在产品档案管理过程中，常常会出现这种情况。随着科研活动的深入，已经归档的技术文件经常发生更改，这种更改在型号的研制过程中是不可避免的。根据更改内容的多少，更改的方式通常有两种，一种是在更改内容较少的情况下，下更改单对技术文件的局部内容进行修改;另一种是在更改内容较多的情况下，下更改单对该份技术文件进行换版，声明现行版本文件作废，用新版文件代替。那么，在第二种情况下，档案管理人员在作废版本的归档原件上加盖“作废”及“留用参考”印章，这种做法是否合适？值得我们深思。

用文件生命周期理论分析，这份作废文件尽管现行失效，但在军品型号研制的某个阶段，它是活动开展的依据，所以仍然具有保存价值;从质量技术状态控制角度分析，技术状态纪实要求“应对技术状态标识和技术状态控制过程中的有关事项和数据进行记录，确保可追溯性”，所以这份作废文件作为工程设计更改过程的记录，具有保存价值。那么在具有保存价值的归档原件上加盖“作废”等印章，显然不合适。另外也可以看出，这种作法很明显是在用文件资料的质量管理办法来管理归档原件，既只注重了质量管理要求而忽视了档案管理目标，没有将两种管理对象区别对待，以满足不同的要求。这种工作思路势必给档案工作带来困扰。

3.2 解决办法

通过分析认为，因为将更改单和由更改单产生的新版文件分开管理，就使得新版文件和旧版文件同时存在，形成了一个技术状态下的一份技术文件存在多个版本，造成文件技术状态的混乱;另外，两者分开管理，使更改单在没有新版文件的支持下表现得不完整，从而给文件技术状态的追溯也带来一定的困难。对此，笔者认为，在文件控制过程中，我们必须明确在产品的某个研制阶段，一个技术状态对应的一份技术文件只能有一个版本，否则会造成技术状态的混乱，对产品的质量管理造成不利影响。这是在文件控制过程中必须坚守的一大原则，也是技术状态管理程序中的基本要求。因此，解决的办法就是避免两者分开管理，将新版文件作为更改单的附件，以更改单的形式实施管理。这样，一方面便于文件技术状态的追溯，另一方面，在一个技术状态下的文件避免了多个版本同时存在，也就避免了在归档原件上加盖“作废”等印章的作法。

4 结束语

在产品档案管理过程中，我们必须先理清自己的工作思路。对两种管理对象如何实施科学地管理？各自应该遵循什么样的原则，达到什么样的目标？在实现档案管理目标的同时如何满足质量控制要求？解决这些问题是我们做好档案管理工作的前提和保证。在解决这些问题的过程中，必须正确处理档案管理和质量管理的相互关系，才能使其发挥良好的相互促进作用，即通过档案管理为实现质量管理目标提供有力的保证，同时借助于质量管理促进档案管理工作，提高档案工作水平。

作者简介

王青，女，副研究馆员，研究方向：1.科研院所档案信息化建设，数字档案馆建设;2.产品档案管理。