解析新形势下高校学生档案管理策略

席曙光

摘 要：在新形势发展下，高校学生档案管理工作面临着严峻挑战，了解高校学生档案管理的重要性、认清学生档案管理现状、创新档案管理模式，是目前高校需要重点考虑的内容，只有这样才能更好地发挥出学生档案的积极作用，为学生日后发展提供保障。基于此，本文主要分析了新形势下高校学生档案管理策略。

关键词：新形势;高校;学生档案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.014

新时期高校应顺应时代的发展潮流，转变档案管理工作方式，准确记录学生各方面的信息，通过统一化与专业化的管理引导他们加强学习，增强他们的综合素质，为他们走入社会提供必要的帮助。传统档案管理模式存在不足，已经不适应新时期的发展要求，因此需要开展工作变革，制定有效的管理目标与全面的管理方案，利用新平台提高工作效率，保证档案中记录的信息符合学生的实际情况，并做到安全的存储。

1 高校学生档案管理工作的重要性

1）促进学生全面发展。高校学生档案能够反映一个学生在学校的日常状况和学习情况。完善的学习档案记录能够促进学生全面发展，高校学生档案的建立是对学生全面接受素质教育的展现，对学生成长发育有积极作用。完善健全的档案管理制度，能够提高学生学习热情和展现良好的竞争意识，推动学生努力学习，提高成绩的信心[1]。2）为用人单位提供服务。高校对于学生的培养最终目标是走向社会，为国家做贡献。企业在招收员工时除了考察员工的文凭和处事能力，对于员工的内在素养考察也尤为看重。学生档案是每位学生道德素质和在校期间学习成绩的体现，所以全面准确的信息档案方便每个用人单位对雇佣员工的全面了解。3）推动高校全面发展。高校学生档案建立工作是高校全面发展不可或缺的部分，对于建立健全高校制度起到重要的推动作用。在学生档案建立的过程中会存在许多问题，对于这些问题高校应采取合理的解决办法，归纳总结吸取经验为今后工作开展奠定基础，推动校方教育事业的发展[2]。随着每年的扩招，大量学生进入校园，高校档案管理工作也面临着极大挑战，这就要求高校加强档案管理工作，制定合理、科学的档案管理制度，以更加优化和准确的工作效率服务广大师生。推动高校全面运转。

2 高校学生档案管理存在的问题

1）档案意识薄弱，档案管理难度大。目前很多高校在开展学生档案管理工作时，都认为其与高校自身发展没有任何关系，所以不需要将其划分在高校运营的主要内容中，其对学生档案管理的重视度不高，使得档案管理系统在构建中存在诸多问题，降低了学生档案管理工作的质量，影响学生档案的准确性。也是由于这一原因，高校在开展档案管理时，并未对其进行科学系统的规划和设计，档案管理内容、管理标准等也缺少规范性，再加上学校宣传力度不够，学生自身对档案管理的重视度不强，严重阻碍了档案管理工作的开展，加大管理难度[3]。2）部门协调能力差，缺少统一化管理。高校学生档案反映的是学生的综合素质能力，其涵盖的内容相对较多，所以需要与各部门的高效协调来促进学生档案管理工作的顺利开展，充分发挥学生档案的重要作用。但结合目前情况来看，高校档案管理中，与各部门协调能力较差，很多档案资料得不到及时地收集和整理，出现档案资料不全、档案缺失、分离等问题，降低了传递效率。3）管理人员自身能力水平不高。由于缺乏完善的高校学生档案管理人员规范条例，高校对管理人员的要求较低，档案管理人员普遍存在着专业知识能力不高，管理技能水平较差的情况，很难合理规划学生档案管理工作。一些高校的档案管理工作基本是将档案资料分配给各个院系，由辅导员老师自行分配，档案质量得不到保证，格式及材质都存在着不规范、不合理等情况[4]。

3 高校学生档案管理的改进措施

1）制定档案管理目标。传统的档案管理模式存在不足，无法应对大数据时代带来的挑战，也不符合新时期的发展要求。当下高校档案管理工作的侧重点在于保管，记录的信息中仅仅为学生的情况，不包含对他们的个性、心理等方面的分析，因此专业性不高，无法起到引导学生发展的作用。为此需要制定合理的档案管理目标，推动管理方式的转变，增强档案管理的工作质量。根据目标要求解决管理过程中存在的问题，提升档案管理的质量与效率。在目标的指引下，档案管理人员将坚持严谨的工作态度，并发挥自己的创造性来改进管理方式，避免工作失误的情况出现，保证档案是高校学生学习与实践的准确记录，根据学生的情况及时修改相关内容，如相关处分的撤销等，避免影响学生今后的工作生活。2）创新档案建设标准和操作流程。在“互联网+”思维引导下，可以创新不一样的展现方式，把专职档案管理人员和勤工俭学学生的档案结合起来，这样就可以根据实际情况，制定合理的解决措施，转变原有的缺失性，避免造成大量的时间浪费或者是材料的浪费。还需要按照不一样的形式，展现不一样的整理、归档、登记等，结合自身的实际情况，制定对应的细节展现。需要在不一样的步骤或者是流程当中，提高技能竞赛或者是企业实践，顶岗实习结束之后，就可以提高对应的质量和内容。保持对应的完整性和真实性、全面性。对于人才培训来说，可以结合实际情况，完成对应的内容扩充。将个人的发展材料和学生的诚信发展，企业的实践经历，技能的竞赛或者是心理档案的范围明确等内容相结合。如此，就能够保证档案的真实性和连贯性。并且就会在信息化系统的作用下，保证学生信息档案的有效性[5]。3）高校学生档案管理应加快数字化、信息化建设。众所周知，随着高校的不断发展，以往的纸质版档案管理已无法满足当下快速发展社会的需求。尤其，信息技术发展一日千里和用人单位需求的不断增加，对于高校学生档案管理也提出了新的挑战。为此，各高校应高度重视信息化建设，普及信息化、数据化管理在学生档案管理中的应用，根据自身档案管理工作的需要努力开展通过信息化、数字化、数据化的来高效和更为安全的管理学生档案工作。当然，对于通过信息化、数据化等信息技术管理学生档案的高校，在信息保密方面难度增大，高校及管理者更要加强学生信息的保密工作，以防泄密。4）提高档案管理人员素质。首先加强人员管理素质，强化档案管理人员的思想觉悟，作为一名档案管理人员应该有责任心，在档案管理过程中应具有大局意识。其次，校方应加强档案管理人员的知识业务水平，提升人员素质，并且要做到责任与义务的同时落实，落实每一名管理人员的义务，在出错时相关管理人员也应当勇于承担责任。并且对管理人员定期开展培训工作，加强现有工作人员的培训。然后另一方面也需要增加一些新的具备档案管理能力的复合型人才，以此来提升管理人员管理水平和管理素質，全面提高档案管理人员的素质与能力，有助于学校档案工作的顺利进行，实现学校整体管理水平的提高[6]。

4 结束语

综上所述，加强高校学生的档案管理是必不可少的，对于学校中的档案管理学校应该结合大数据时代的背景将其充分的展现出来，结合信息化将档案的技术进行革新，并且按照信息化的步骤将档案充分的保管好。以便日后能够尽快的导出档案或者是查看档案，保证办事的效率和时效性。

参考文献

[1]曾川.高校学生档案管理工作的发展分析[J].传播力研究，2019.

[2]胡娟.关于高校档案管理工作策略探析[J].兰台内外，2019.

[3]张静.新时期如何创新高校学生档案管理工作[J].办公室业务，2019（08）：155.

[4]孙艳华.新时期事业单位档案管理的创新思路与方法[J].现代国企研究，2018（2）：181.

[5]宋阳.信息化时代高校档案管理工作创新策略[J].管理观察，2019（21）：135-136.

[6]彭万霞.高校学生档案管理工作问题探析[J].信息记录材料，2019.