探究大数据时代档案管理安全问题

陈静

（平泉市接待中心，河北 平泉 067500）

一、“大数据”时代档案安全问题分析

（一）计算机网络安全不稳定

随着信息技术在档案管理工作的应用不断推进，档案管理逐步向信息化与网络化发展，网络的应用规模与覆盖范围不断扩大，保证网络安全已成为档案管理信息化重点之一。目前计算机和网盘以及数据库容量大，但在录入数据和进行数据查询时操作不当就会造成信息丢失，面对日益增多的数据资料，使用计算机进行资料存储的方式没有进行加密，容易外泄。如今云存储发展迅速，很多档案信息利用了云存储的工具，但云存储也面临着数据信息保密不周全、信息文件泄露、信息文件被篡改等问题。这些体现了计算机网络的不稳定性，也是档案管理面临的主要问题之一。

（二）信息存储安全问题

以前档案信息管理过程中，通常会采取光盘、硬盘、磁带、U盘等作为存储介质，介质的利用为存储提供了便利，并使档案有一定的便携性，但在存储设备的使用过程存在损耗，对存储环境的要求比较高，如果存储过程中，数据存储介质无法适应环境，则会有数据丢失问题出现，造成较大地损失。如果档案管理人员的档案数据库不随之升级，档案管理的很多操作就不可能顺利进行，导致档案信息变成乱码失效，或者丢失。

（三）管理人员素质低的问题突出

受传统思想制约，大多数管理者认为档案管理从事的记录、归类等工作属于技术含量低的工种，很多档案管理重复的记录档案信息基本不需要技术。管理人员经常安排的是年龄较大的人，只求完成档案的收集整理等常规工作即可，管理人员的整体素质比较低。管理方面对从事档案管理的要求特别低，管理的方式也很粗放，这与信息时代严重背离。

二、“大数据”时代档案管理安全性提升举措

（一）制定目标，减少风险

在“大数据”背景下，档案的作用、档案的使用途径等是我们进行管理的主要依据，我们根据需求设定好明确目标是进一步加强档案管理和保障档案管理安全的必经道路。根据管理的目标和用途，能将各类实际有用的档案及时保存，然后将没用的档案资料及时消除，在保存档案信息的前提下节省了空间，有助于更加快速有效地查找资料，避免有效的档案流失。此外，根据档案管理的目标，明确实施分类管理，形成优化的档案安全管理系统。比如：设立档案数据采集安全管理系统，接着设立档案信息分类系统，然后设立档案数据分析系统，最后设立专门的档案管理安全监察系统，这样环环相扣就能让档案管理更加安全和高效。在人员安排方面也要根据目标优化档案管理人员工作细则，实施专人专管等方式，逐项保证管理的真实性和实效性。在档案管理过程中明确问责制度，根据目标的不同，设定不同的评价标准，让档案管理人员在制度指导下保证档案整理、分类等过程中信息不失真。因此，制定好不同岗位、不同系统的管理目标并形成制度能在收集档案大数据信息的过程中有效的指引档案管理人员加强档案信息的分析和校验，根据计算机系统将分类存放档案，剔除无用档案信息，加强档案管理的安全性。

（二）建立数据库，确保信息安全

如今的数据时代，数据穿梭在我們每个人的身上，用户不再局限于外出社交，而是可以通过互联网走上网络平台与另一端的用户进行数据交流。由此可见，确保档案的信息安全尤为重要，而且信息安全中的内容是直系档案信息安全的程度。然而档案信息数据库的管理并不是我们想象的那么简单，由于受人口众多、工作种类多等因素的影响，档案信息也呈现多样化的表现，具体有数量、种类、构造等特色，从而也增加了档案信息管理的难度和建设相应数据库工作的难度。想要确保数据库的筛查工作的顺利进行和保障数据库数据的保密性、准确性、可靠性、稳定性，那么培养一定数量的档案管理人员是必不可少的工作。此外，想要更加全面地管理档案信息，建立完善的档案数据中心是非常重要的。如今社会，信息的增加速度越来越快，随之而来的也是问题的涌现增加，档案信息不仅要面对未来的发展局势，还要跟得上解决问题的速度，以前的档案数据中心受社会发展和所处环境的影响，设备落后、监控缺乏，不能够很好地支撑起管理档案信息安全的这一份职责。但随着社会的进步发展，档案数据中心的建设早已突飞猛进，能够很好地利用现代化的技术，提供自动化的、高强度集中管理的、迅速的服务。

（三）提升档案管理人员的基本素养

档案管理的过程是严谨的，细致的，所以必须从管理人员的基点素养出发，加大培训力度，对他们严格要求，只有严格培训才可以培养出高质量的管理人才，进而推进档案管理工作顺利实施和发展。除此之外，还需对管理人员进行一些业务能力的高强度培训，必须让他们熟练掌握电脑的基本操作和档案管理的基本操作，培养管理人员的计算机基本操作技术是让他们能够有效整理资料并按照资料的用途、时间、类别来进行分类，方便以后的读取和存档，以至于在出现错误时可以及时发现并解决，降低了出错的风险。

三、结语

档案安全非常重要，关乎国家、组织、机构及个人的信息安全。在当今大数据时代下，档案的信息安全受到人们的高度重视，这需要在日常管理中进一步做好完善管理机制、重视数据库管理、加强管理人员技能培训、注重安全体系的构建。档案信息管理不仅具有服务性，也具有管理性，在实施过程中会遇到各种各样的挑战，需要采取有效措施进行应对，以保证实现档案资源的安全，对资源进行有效的利用。