开展村级档案整理志愿服务实践与思考

台州市椒江区档案馆

村级档案是真实记录农村经济社会发展情况的重要资料，在当前决胜全面小康社会和大力实施乡村振兴战略的伟大实践中，更是发挥着不可或缺的参考借鉴和信息支撑作用。一直以来，村级档案管理是档案工作的“短板”。本文以台州市椒江区为例，通过实地调研发现村级档案管理普遍存在档案意识淡薄、档案遗失现象严重、没有实现集中统一管理、整理立卷不规范等问题，为此区档案局、区档案馆采取有效举措，以村级档案集中整理为切入点，开展档案整理志愿服务，推动村级档案管理提质增效。

1 村级档案管理存在的问题：以椒江为例

一是档案意识淡薄，档案没有进行集中统一管理，档案安全得不到保障。行政村对档案工作重视度不够、对村级档案的价值缺乏足够认知，大多行政村没有明确档案分管领导和管理人员；村级档案一般分散保存在村书记、村文书、村会计手中，没有实现集中管理；在村组织换届前后没有按照规定进行档案移交，造成档案遗失；多数村档案管理设施设备配备不到位，档案保存条件较差，档案易受潮发生霉变或遭虫蛀，档案实体安全得不到保障。

二是档案人才缺乏。要做好村级档案管理，需要有具备较高业务水平和业务素质的档案人才。而现实情况是，多数村由村文书、村会计兼任档案管理人员，他们没有接受过系统的档案业务培训，业务知识相对匮乏，难以承担村级档案规范化管理的任务。另外，大多数村级档案管理人员年龄偏大、文化程度不高，而且平时需要负责繁重的村务工作，对档案工作投入的精力有限。即使有的村级档案管理人员年轻且有文化，却存在岗位频繁变动的情况，档案管理缺乏延续性。如，村级档案管理人员难以胜任档案规范化整理工作，不能按照规定归集保存档案资料，往往都是将资料无序堆放在文件柜中。实践中，不少行政村都需要借助档案服务企业的力量，对历年积存的资料进行规范整理。

三是归档不规范。村级档案管理具有较强的专业性，归档是村级档案管理当中的重要环节。实践中，大部分村的的归档工作有待加强，表现为归档门类单一，多为文书类资料，缺少基建材料、照片、音视频、重要实物等，也没有意识到影音资料、重要实物等也是村级档案的重要组成部分，应当归档。造成的后果是，归档材料不齐全、不完整，档案作用难以发挥。

2 加强村级档案管理的若干举措：基于椒江的实践

做好村级档案管理既是法律法规的要求，也是做好行政村工作的需要，而且符合农村群众的自身利益。为了做好村级档案管理，椒江区在充分调研的基础上，决定从小处入手、从实处入手、从长效入手，提出进行村级档案集中整理和开展档案整理志愿服务的方法，区档案部门、街道（镇）、档案服务企业、行政村四方协同开展工作，共同推进村级档案规范化管理。从2006年开始，每年将行政村应归档的文件材料集中在街道进行统一整理，逐步推动村级档案管理实现良性化发展，达到村村知档案、村村有档案、村村用档案。

第一，实现村级档案定期统一整理，重视村级档案日常整理。要求各街道领导重视村级档案整理工作，在场地安排、设施设备配置上提供支持；每年统一安排时间，要求街道辖区内所有行政村档案人员到街道档案整理场所参与档案整理；如有档案管理人员没有按时到达档案整理场所，要求街道工作人员进行电话追踪，保证工作落到实处。督促各行政村档案管理人员平时做好档案收集工作，尤其要将散存在村书记、村文书、村会计等手中的档案资料及时收集起来；在接到街道集中整理档案的通知后，按时按约到达档案整理场所，接受档案整理指导，做好上一年村级档案整理工作。

第二，开展档案整理志愿服务，提供精准业务指导。为了减轻行政村经费负担，提高村级档案整理的参与度，提高档案整理效率，区档案部门组成志愿服务组，由业务科室工作人员带队，每年定期赴街道开展档案整理志愿服务，帮助村档案管理人员做好档案整理装订工作，并免费提供档案用品。发挥档案服务企业的作用，联系椒江兰台档案事务所共同开展志愿服务，充分发挥档案服务企业的业务优势，服务基层档案工作。在组织好村级档案集中整理工作的同时，积极主动提供村级档案管理业务指导，及时向行政村传达档案工作的最新方针政策、法律法规要求、有关业务标准等，并及时解答行政村在开展村级档案管理当中遇到的问题，共同寻找最优解。

3 成效分析及对未来工作的思考

一是提高了行政村档案工作意识。通过志愿服务、集中整理、现场答疑等一系列“组合拳”，加上部分工作先进村的“现身说法”和经验带动，不少村档案管理人员从质疑到信服、从抵触到配合、从观望到行动，对档案工作的了解也在不断加深，参与率、归档率显著提高。通过这一系列“组合拳”，每年全区行政村参与档案定期统一整理的参与率，由最初的55%上升为99%，档案整理卷数由200多卷提高到500多卷。不少行政村已开始主动对档案进行分类和编目，档案工作意识明显提升。

二是提高了工作效率。每年，区档案部门定期组织档案集中整理，要求各街道安排出专门时间、要求各村档案人员保证半天时间参加操作，这样就避免工作中出现扯皮或拖拉现象，从而提升工作效率；联合椒江兰台档案事务所提供志愿服务，提高各村档案人员的档案工作意识和业务水平，由此也提高了工作效率。

接下来，椒江区将采取更为有效的举措，进一步加强村级档案管理。一是进一步加强工作宣传，提高行政村和农村群众对档案工作的重视程度。特别要让农村群众认识到村级档案与自身利益息息相关，发动他们支持档案工作、主动参与档案工作。要加强法治档案宣传，充分利用新修订档案法正式施行、《浙江省村（社区）组织换届档案管理办法》正式出台等有利契机，通过下乡现场宣传、发放宣传资料、举办讲座和组织法治档案知识竞赛活动等方式，使法治理念深入人心，加深农村群众对档案法律法规知识的了解，提高其档案管理意识，发动他们自愿收集、整理、保护档案资料，并对本村村级档案工作进行自发监督。

二是加大培训力度，进一步提高村级档案管理人员的业务素质。区档案主管部门要充分考虑全区村级档案管理现实情况，立足村级档案的工作特点，有针对性地加强行政村档案人员业务培训，每年至少组织一次专题培训、实操培训、现场业务交流会，或通过以会代训的方式，对行政村档案人员开展村级档案分类、组卷、编号检索、保管利用等方面的强化培训，进一步提升村级档案管理人员的专业素养和实际工作能力。