高校档案馆疫情防控档案征集举措分析——以上海交通大学档案文博管理中心为例

胡焕芝/上海交通大学档案文博管理中心

2020年新冠肺炎疫情暴发是全世界范围内的重大公共安全事件，我国在抗击疫情过程中产生了大量具有保存价值的文字、图像、音视频等不同载体或形态的原始记录，形成了数量庞大的疫情防控档案，这些档案直接产生于工作当中，能为相关部门了解和掌握疫情状况、防控工作情况等提供原始凭证，也可为科学研究、历史研究等提供重要素材，还可为政府部门处理重大突发公共卫生事件提供宝贵经验。为此，必须做好疫情防控档案征集工作。而疫情防控档案征集工作有其鲜明特性，一是疫情防控工作涉及部门众多、所涉领域广泛，档案征集工作中需要协调处理的关系较为复杂；二是由于疫情形势不断变化，防控工作随之不断调整，由此形成的档案门类众多、数量庞大、来源广泛，给档案征集带来困难。如何做好疫情防控档案征集工作，需要档案部门认真思考。

疫情暴发以来，高校根据上级要求并结合自身实际，采取了有针对性的举措，做好疫情防控工作，期间也形成了数量庞大、内容丰富的疫情防控档案。研究高校档案馆如何做好防控档案征集，具有现实意义。此次战“疫”当中，上海交通大学13家附属医院的570余名医务人员投入援鄂第一线，交大相关科研团队迅速开展疫情防控科研工作，院系部处组织防控志愿服务和战“疫”宣传活动，期间产生了大量珍贵的档案。上海交大档案文博管理中心（原上海交大档案馆，以下简称“中心”）快速响应，于3月初制定《关于公开征集新冠肺炎、抗疫档案资料的公告》，确立征集工作思路，明确工作路径和工作内容，及时推进征集工作。采取面向校内校外进行征集的模式，其中校内征集侧重于征集交大附属医院援鄂医疗队形成的档案。文章基于上海交大档案文博管理中心档案征集实践，分析高校档案馆如何做好疫情防控档案征集工作。

1 校内征集

一是明确征集内容。明确校内征集内容以交大附属医院援鄂医疗队形成的档案为主，突出交大档案征集的特色性。内容主要为交大附属医院医护人员赴武汉等重点地区开展医疗救助时形成的文字材料、照片、音视频、实物等，如参加医疗救助及相关保障工作的医护人员、后勤保障人员及志愿者的名单；医护人员奔赴重点地区前向单位、部门、党组织递交的请战申请书；单位领导对支援人员队伍的动员讲话、指示等；支援期间的工作日记、总结、采访记录，以及与亲友、同事的交流信件；反映抗疫工作场景、生活场景的照片、音视频；参加抗疫救援工作的医护人员、后勤保障人员、志愿者收到的表扬信、纪念品、锦旗及各种表彰证书等。此外，还包括反映交大领导对疫情防控工作指示的资料、反映校科研院系和部处机关等开展防疫科研工作过程的资料及科研成果等。还要注重面向校外进行档案征集，及时将校外形成的珍贵档案征集进来。

二是建立征集团队。此次疫情影响范围极广、影响群体极多，形成的疫情防控档案数量庞大，征集本身存在较大难度。对此中心科学研判，建立征集团队专门负责征集工作。建立由中心领导总负责的工作体制，中心领导负责总体统筹和与校内其他部门领导进行对接；特别是做好与校领导汇报和沟通工作，提请校领导通过签发公文等方式要求校院系部处配合征集工作。成立疫情防控档案征集组，负责具体的征集业务。征集组成员既包括档案工作人员，还包括负责博物馆业务工作的人员，这样既发挥团队成员档案业务优势，又发挥了文献研究优势，能够推动征集工作高质量开展；征集组还负责业务指导工作，即指导援鄂医护人员、校院系部处做好档案的形成、积累与移交工作。

三是与援鄂医护人员、学校宣传部门保持密切联系。一是与援鄂医护人员保持密切联系。交大附属医院援鄂医护人员是交大珍贵疫情防控档案的直接产生者。征集工作启动之后，中心领导迅速与援鄂医疗队负责人进行沟通，提早确定征集的内容，并增强援鄂医护人员主动形成和妥善保存抗疫资料的意识。二是与学校宣传部门保持密切联系。交大党委宣传部承担着疫情防控宣传工作，掌握着大量第一手的文图、声像等宣传素材，这些素材经过整理和归档即是疫情防控档案。为此要与学校宣传部门保持密切联系，向其宣传做好档案征集的重要意义，并指导其做好宣传素材整理与移交工作。

2 校外征集

校外征集主要采用线上收集的形式，并通过多种宣传手段推动征集工作开展。特别是注重工作宣传，利用宣传吸引公众关注疫情防控档案征集、鼓励公众向中心捐赠档案，打开了工作新局面。实践中，中心确立了“以‘行’动人、以‘情’化人”的指导理念，通过加大宣传力度、主动发声，在社会上形成积极的舆论引导，营造鼓励公众主动捐赠的氛围，变被动征集为主动征集。

第一，做好线上征集。线上收集中，中心工作人员充分利用各种网络平台，在线收集与疫情防控相关的信息资源，做到心中有数、手中有物，特别是注重收集权威媒体发布的疫情防控信息，及时掌握疫情防控最新动态。收集进来后，第一时间进行分类和整理。

第二，加强工作宣传。中心注重利用多种方式进行征集工作宣传，传递疫情防控正能量。一是在工作启动之初，即通过交大官方网站、中心网站、中心微信公众号，发布《上海交大档案文博管理中心关于公开征集新冠肺炎、抗疫档案资料的公告》，鼓励广大社会人士积极捐赠。二是利用中心所藏档案资源丰富的优势，把“历史上的交大”主题与当前疫情防控主题结合起来，在中心微信公众号上推出《重启自我，那些年交大名人因病按下暂停键……》的推文，推出之后反响热烈，交大官微及时进行了转载。三是对交大附属医院援鄂医护人员名单进行统计，推出《青史留名 上海交大573名援鄂医务人员全名单》，这篇推文一度跃居档案类微信公众号的热文榜。四是服务交大抗疫宣传大局，不仅注重自身主导的宣传，还主动配合交大做好各项抗疫宣传工作，如交大工会举办线上交大教工文化战疫活动，中心积极参与，选送中心教职工的画作《逆行者》，获得二等奖，作品在交大官方网络平台上进行展示。

此外，利用征集到的珍贵实物进行宣传，营造社会公众支持高校档案馆开展征集工作、主动捐赠档案的良好氛围。中心征集到交大附属医院援鄂医护人员的机票、行李票、签名防护服、一线工作手记、抗疫工作证书、凯旋队旗，以及雷神山医院管理章程等珍贵实物、照片、视频，对这批档案进行系统整理，以这批档案为素材，对交大附属医院援鄂医护人员的英雄事迹进行深度报道，策划了《交大记“疫”永久留存——首批抗疫见证物入馆珍藏》的微信推文，并且选择在今年5月12日第109个国际护士节之际在中心微信公众号上隆重推出，既展示了档案征集工作成果，也增进了与医护人员的情感交流，达到了鼓励更多援鄂医护人员主动捐赠档案的目的。这篇报道还被交大官微转载。交大医学院在筹备抗疫展览时，主动和中心取得联系，借用中心征集的疫情防控档案进行展出，获得校领导好评。