铁路建设项目档案管理工作研究

文/冯 娜

铁路建设项目档案真实客观的记录了铁路建设工作的各项环节，对今后铁路的运营、管理、维修、改造等工作提供重要的依据与支撑。本文简要说明了铁路建设项目档案的特点，重点分析了铁路建设项目档案管理工作的改革与优化，以提升铁路建设项目档案管理水平

档案管理是建筑工程信息管理的核心内容，对于铁路建设项目而言也是如此。通过档案可以了解铁路建设的事前准备、事中管理与建设、事后评价与维护等信息，整个工程的相关建设信息均会记录在案，可以为后续的铁路建设与发展提供真实有效的参考价值。所以，铁路相关部门对铁路建设项目档案管理必须高度重视，做到数据真实可靠，安全完整，为铁路维护与扩建提供数据支撑。

一、铁路建设项目档案的特点

铁路部门是国家的一大重要交通部门，有其自身内在的规律以及很多特点，作为铁路建设项目档案的特点也是较为突出。主要在于：

一是铁路建设项目档案资料收集的周期长。铁路建设项目受地形、地貌、地质结构以及其他因素的影响，往往具有建设周期长的特点，这也使得铁路项目档案管理呈现出长周期的特征。项目周期长，涉及的因素多，变动大，信息收集及时性差，容易受到自然因素和人为因素的影响而导致信息数据不完整，文件资料污损率高，导致信息丢失等状况。因此，针对这一周期长的特征，经建立和落实严格的归档制度，做好监督，微小变动以及天气变化等都要及时将档案资料归档，根据需要实行每日归档一次，影响因素较多、较大时，进行每日早、中、晚三次及时归档，宁繁勿缺。直到完工后再进行档案整理，使之更加真实可靠。

二是档案资料繁杂且数据量大。铁路建设项目环节虽少，但多以外包形式建设，为保证工期或缩短工期，往往将线路分成n个标段同时外包施工。在进行档案管理时，不但要收集建设档案，还要将施工单位、相关区域政府、勘察设计、物资供应商、监理单位等信息进行收集归档，档案信息范围广，数量大，归档困难。如果缺乏严格的规范化管理制度，各标段的档案形式各不相同，很难保证总体档案质量和完整性。

三是档案保存管理机制不健全。工程结束收集档案信息时，需要将所有相关单位的档案一并收集，如建设单位、工务站段、城建档案、铁路集团以及军区等需要进馆项目档案。但是，目前合资铁路项目占较大比例，铁路公司受地域影响还无法将所有项目归档，使得档案长期滞留在参建单位，而参建单位完工收款后，将重心放在下一个工程上，对已完结的工程档案管理并不重视，因此，管理条件落后，管理制度不完善，容易造成档案丢失。

二、铁路建设项目档案管理工作的改革与优化

结合铁路建设项目档案的特征，针对时下存在的问题，铁路项目建设项目档案的改革与优化势在必行。为此：

一要深化档案管理工作的监督与指导。铁路建设项目档案收集周期长、来源广、影响因素多，相关文件、资料等归档需要严格的管理制度和规范化的管理流程，将档案管理做好事前、事中、事后监督与归档，才能保证档案完整可靠。因此，在项目建设过程中，要将日常收集作为主要手段，将过程监督作为重点，铁路上级档案主管部门将档案划分成若干个下级业务内容，指导下级档案管理要严格按照统一的档案要求和制度进行及时收集与归档。明确档案范围，参建单位要将项目文件如实、完整地纳入到档案中去，真实反映建设过程和质量标准。因此，档案管理是参建单位不可推卸的责任和义务，需要建设初期就做好档案分工，做好监督检查，保证档案管理有序运作与质量提升。

二要规范档案收集的工作流程。档案管理是所有参与单位专业管理人员的工作职责，所有档案都要由他们收集整理归档。为了保证档案完整、真实、可靠，就需要这些管理人员严格按照档案管理规范和流程，根据建设项目的进程形成前后联系的完整的档案信息。因此，需要所有单位按照施工流程共同研究档案归档的时间、范围以及应急归档方案，各参建单位专业技术人员要将相关文件的完整性和准确性列入绩效考核，确保档案真实体现施工过程。

三要加强档案管理工作的资源投入。档案管理涉及管理人员、档案存放地点、存放方式，因此，需要人力、物力、财力投入，才能实现档案完整归档。因此，资料员要具有较强的专业能力，资料存放方式要具体，存放场所要明确，并保证档案资料不受潮、不日晒、不吹风、不被盗、无虫害等。技术人员要具有较强的责任心，做好文件移交与说明工作。单位要实行档案管理奖惩机制，树立档案管理先进标兵和劳动模范，通过激励措施带动相关人员积极完善档案信息，及时收集和归档档案文件，从而把档案工作做得更好。

四要推进档案管理信息化建设。随着网络技术、大数据技术、云技术等信息技术的迅速发展与应用，档案管理应用信息化技术使管理效率和质量得到迅速提升。因此，铁路建设项目档案信息化管理需要紧跟时代步伐，积极进行信息化建设。由于数字化系统在建设项目中已经应用，必将产生数字档案，将数字档案归档是今后档案管理工作必不可少的内容。而现有的纸质档案也可通过扫描、照相等转化为数字档案，存储在数字档案数据库中，既可节省存放空间，又能提高查阅效率。由此可见，提升档案现代化管理水平，加强信息化建设至关重要。此外，还要强调一点，数字化档案的应用，必须做好数据备份，防止数据出错与丢失。

五要提升档案收集与管理工作效率。铁路建设项目受自然因素和人为因素影响较大，涉及的档案内容越来越多，信息量越来越庞大。因此，档案及时收集至关重要。档案收集既要及时，也要全面，既要体现项目特征，又要体现施工工艺等。如施工材料，要有厂家资质和合格证、质量证明、检测报告、施工配比报告、使用单位施工工艺、使用功能、施工质量、相关人员报备以及验收质量报告等等，做到精细化收集，完整性预归档。进入档案整理阶段时，不但要统一组卷标准，还要符合相互搭配的自然规律和工艺流程，保证档案信息好查可用。归档后的文件，要注意检索内容与编码，使标题涵盖整个案卷主要内容，保证后续查看或应用时，检索方便，节省检索查找时间，提高档案利用的效率。

纵观铁路建设项目实施的全过程，其项目档案对这一铁路建设项目今后的使用、管理、维修、改造等工作具有十分重要的依据与参考价值，同时也为今后的铁路其他建设项目的实施提供了学习与参考。有鉴于此，提请相关管理部门必须高度重视铁路建设项目档案管理工作，加大资金投入，夯实基础设施，完善工作机制，规范工作流程，提高工作效率，促使档案管理水平迈上新台阶，对于铁路项目建设大力开展无疑是一大有力的推动。