信息化时代物资档案的规范管理

2020-12-06李延哲

陕西档案 2020年6期

文/李延哲

长期以来，地矿系统物资档案管理工作的开展存在不规范、不合理的问题，导致物资档案混乱，管理失位，没有让物资档案发挥出切实的作用。基于此，本文针对物资档案管理工作展开分析，提出建立信息管理体系、物资信息档案库与网络化的策略

一、前言

从现代企业经营的角度来说，档案就是在企业经营过程中，各个部门立足自身业务开展所形成的各种记录，其具体的呈现形式包括了文字、数字、图片、视频、音频、电子数据等多种不同的形式。企业档案不仅仅记录了各项业务的开展情况，保留了原始数据，同时也是重要的信息资源。在当前信息化时代背景下，档案信息资源属性愈发明显，通过对档案信息资源的开发，可以形成有效利用，对企业的经营决策、发展规划等提供支持和参考。对于物资供销公司来讲，在物质供销过程中，就会产生各种物资档案资料，比如进货清单、采购价格、物资统计、物资流向等等，这些物资档案对于物资供销企业来讲，是重要的资源，需要对其做好管理，尽可能发挥出物资档案的价值。

二、建立信息化的管理体系

（一）基于信息化渠道搜集档案信息

信息技术在当前已经得到了充分运用，物流行业与信息技术的结合也非常紧密，因此，就需要对目前先进的信息技术予以利用，辅助物资档案管理工作的开展。借助信息技术，建立起信息化的档案信息搜集渠道，比如可以基于微信小程序，开发信息采集系统，各部门工作人员可以通过微信小程序上传数据，由后台统一整理编辑，这样就可以让档案信息的搜集整理更加高效便捷，摆脱人力采集的低效问题。

（二）做好档案信息的整理和处理

在物资档案的管理工作中，搜集档案信息只是档案管理工作的第一步。在搜集档案信息之后，还需要对相关的信息展开整理，因为从数据信息的搜集来讲，只是依照一些简单的标准来进行分类，在具体的物资档案构建中，还需要对这些信息数据进行整理，尤其是要辨别其中的不可靠数据，将其剔除或是予以修正，或者是进行核对，让数据能够更加准确和可靠。在整理数据的基础上，还需要对档案信息予以处理。在地矿物资供销企业当中，工作并不只是简单的采购或是销售等等，还要进行一些更加深层次的工作，比如物资库存量、供求变化、市场动态等，这些分析工作，是建立在档案信息基础上的，所以就需要对档案信息进行处理，按照一定的要求对数据信息进行处置，为物资的采购、库存管理等提供帮助，避免出现库存积压，力争做到库存合理。

三、规范物资管理，建立物资信息档案库

每年企业都会有大量的物资流动，产生巨大的资料信息，这些信息、资料可以了解历史信息，了解过往物资需求情况，能够有效把握价格动态等，对于这些资料要进行装订成册，妥善保管，同时建立相应的信息库。信息库可以存储大量的数据、信息文档，是系统分析员、系统设计人员以及系统构造人员保存的一个或者多个系统或项目有关的文档、知识和产品的资料库。企业可以为单个项目建立一个信息库，也可以让所有项目和系统共享一个信息库。

四、物资管理网络化

（一）电商视角下的物资档案管理

从目前物资供销工作的发展来讲，电子商务模式已经得到了广泛运用，成为了一个主流形式。电子商务让物资供销工作具备了更高的便捷性，对于物资供销企业而言，带来了积极的帮助。不过，电子商务虽然推动了物资供销的发展，但是也给物资档案管理带来了新的挑战。

在电子商务模式下，各类物资信息主要是以电子信息的形式呈现，这就要求物资供销企业推动档案管理的电子化转型，建立起电子档案管理体系，逐步取代以往的纸质化档案管理模式。一方面，物资供销企业要建立起电子档案管理系统，并且与各方面工作对接，直接将物资数据录入系统。另一方面，要提高档案管理人员的业务水平，使其能够对信息化的电子档案管理系统进行有效的操作利用。

（二）基于互联网思维创新物资档案管理

物资档案管理的网络化，并不仅仅是在方法形式上实现网络化的构建，而是在需要的管理模式和思维上实现互联网化的构建，基于互联网思维，对物资档案管理工作予以创新，最大程度地提升。在互联网思维的导向下，对于物资档案管理而言，首先可以构建起多层级的档案信息整理体系，也就是将档案信息的整理下放至各个部门甚至是具体的工作人员，由各部门具体人员对该部门的物资档案进行整理之后，再统一提交到档案管理部门，这样一来可以大大降低档案管理部门的工作压力。其次，可以构建起分级权限制度，根据不同部门不同岗位设置档案查询、编辑的权限，面向不同岗位人员提供相关的档案服务功能，发挥出物资档案的作用价值。