档案精细化管理措施的探讨

文/王瑞娇

实施精细化管理，是提升档案科学化、规范化、有序化管理水平的重要举措。本文首先阐明了实施档案精细化管理的重要作用，进而重点探讨了推进档案精细化管理的具体措施与对策

档案精细化管理是档案管理摆脱传统管理模式的束缚，走向现代化管理的重要途径，是新时代档案事业发展的客观要求。档案精细化管理主张服务分工精细化和档案管理精细化，实现档案管理的科学化、规范化，最终实现降成本，提效益，优化资源配置，提高资源利用率。由此可见，分析与探讨档案精细化管理作用凸显、十分必要。

一、实施档案精细化管理的重要作用

实施档案精细化管理，是提升档案管理水平的重要举措。能为档案管理的战略发展提供助力，具有极其重要的作用。

1.有利于档案管理目标的落实。档案精细化管理，首先要将管理目标精细化分工，融入到各个部门的日常活动中，通过责任制使管理目标得以实现。其次要按科学管理的原则，将档案管理目标所需的资源进行整合，从而提高资源利用效率，使档案精细化管理水平提高，促进管理目标的实现，彰显档案精细化管理的效能。

2.有利于档案管理的协调与沟通。档案管理涉及所有入档部门，涉及人员多、部门广、业务宽。单位运营随时产生档案数据，需要人员配合部门沟通，才能及时收集档案信息，及时归入档案进行管理。此外，单位经营中档案资源的流通需要部门的配合才能高效利用。因此，档案精细化管理需要各个部门加强协调、人员互相配合，共同致力于经营目标的实现，降低成本，提高效益，促进单位档案精细化管理水平的提升，更好地服务于本单位的可持续发展。

3.有利于档案管理的可持续发展。在大数据信息化技术的支撑下，单位档案数据的价值得以开发和利用，使档案数据由以存为主转化为存用并举，为档案管理可持续发展起到推动作用。档案精细化管理可以针对档案需求制定特定的管理方案，并从档案管理目标出发，使档案管理走向精细化、完善化、规范化和标准化，档案资源的管理更加富有条理性，资源应用更加具有目的性，对档案管理可持续发展起到明显的助推作用。

二、推进档案精细化管理的措施与对策

档案精细化管理是大数据信息化时代档案事业发展的必然趋势，那么如何得以实施？特提出以下措施与对策：

其一，大力营造档案精细化管理的大环境。营造档案精细化管理的大环境，需要从以下几个方面切入：

首先，从思想观念上转变，逐步提升档案精细化管理的强烈意识。注重对精细化管理作用和理念的宣传，使精细化管理理念渗透到单位文化中，使工作人员耳濡目染，特别是档案管理人员，必须牢固树立档案精细化管理意识，这对于实现单位档案精细化管理十分重要。

其次，单位精细化管理档案的过程进行记录，形成音像图文资料，进行档案精细化管理的宣传，形成档案管理的良好形象，使档案精细化管理成为单位文化的窗口，提高资源利用率，优化资源配置，树立档案精细化管理榜样、精细化管理典型、档案精细化管理标兵等，使档案精细化管理宣传力度、广度、深度得以拓展，使员工逐渐形成凝聚力，岗位责任感，职业幸福感，社会使命感，成果自豪感，推动单位档案精细化管理与单位文化建设齐头并进，从而促进档案精细化管理得以有效实施。

再次，积极寻求档案精细化管理的改革路径。既要积极应用信息技术和各种新技术，又要积极研究创新，将阻力变为创新的动力；既要引进人才构建高素质队伍，又要增加培训机会，使员工真正认识到档案精细化管理的作用，勇于承担责任，积极投身于创新研发之中，推动单位档案精细化管理的发展；既要优化激励机制和考核机制，又要完善监督管理机制，使三者科学配合，形成完善的考评体系，使工作人员的个人目标和单位发展目标合二为一，调动工作人员的积极性。通过以上措施，激发员工的竞争意识，夯实精细化管理理念，不断提高档案精细化管理水平。

其二，努力改进档案精细化管理基础措施。实施档案精细化管理需要诸多因素的整体集合，其中基础实施的完善十分重要。为此：

首先，构建完善的信息化管理平台。应用信息化管理手段实现档案精细化管理的数字化，既提高管理效率和管理质量，又降低劳动强度，降低管理成本。同时实现档案精细化管理数据的共享，有利于档案数据的及时更新与处理。

其次，档案精细化管理要有明确的管理目标。目标设置要精细和科学，能针对单位档案管理的不足和关键点进行阶层化、重点化和人性化，突出以人为本的管理理念，逐渐深入，打好基础，细化管理目标。

再次，档案管理流程标准化和精细化。档案管理实施标准化管理流程，简化工作量，实施档案管理定性与定量结合的管理方式，依托大数据技术、云技术、数字化技术等信息技术手段，实施网络标准化、流程精细化、执行责任化的管理模式。

最后，重视执行精细化。要完善管理制度，从制度上引导档案精细化管理；要完善监督体系，使精细化的档案管理目标得以层层实现，监督档案及时归档和更新。同时，要求档案管理人员严格按照管理流程的规定进行档案管理，对档案精细化管理过程中出现的问题能够具体分析，寻找最佳的解决方案，使档案管理更加科学合理。

其三，不断完善档案精细化管理的重点环节。实施档案精细化管理，不断完善各个重点环节非常必要。因此，在完善重点环节上下大功夫实为必然。

首先，形成完善的精细化管理体系。档案归档要及时，数据要完整，内容要全面，统一存入数据库分类保存，体现档案管理的精和细；构建完善的管理制度，将保密制度、保管制度、查询制度等制度进行完善和精细化，突出监督体系的作用。

其次，整理单位档案数据。对于年代久远且无应用价值的数据单独保存，对优质档案数据单独保存，以方便后续应用。优质档案数据整理时，根据档案精细化管理的原则和制度要求，将档案数据所有相关因素均纳入数据库中，确保档案信息无遗漏之处，保证优质档案信息完整全面。

最后，突出档案精细化管理的重要内容。根据单位档案管理的重要内容进行精细化管理的措施调整，加强部门联动，及时将无用的档案归入到老旧档案数据库中，简化优质档案查询路径，提高档案精细化管理的效果。

客观现实告诉人们，实施档案精细化管理有利于落实档案管理目标，加强档案管理中各部门的协调与沟通，实现档案管理的可持续发展。相关工作人员更应当引起重视，通过工作环境的营造、基础措施的改进、重点环节的完善等举措，积极推进档案精细化管理进程，实现档案管理水平的进一步提升，为促进本单位快速发展与社会进步提供有力支撑。